Wie man die richtige Employee Experience-Plattform auswählt: Ein umfassender Leitfaden

Wenn Sie Ihren Jahresumsatz steigern, Ihre Aktienkurse in die Höhe treiben und die Fluktuation Ihrer Mitarbeiter auf ein Minimum reduzieren wollen, brauchen Sie das. Aber geben Sie sich nicht einfach mit "irgendetwas" zufrieden.

Eine All-in-One-Erlebnisplattform kann Ihnen dabei helfen, die besten Erlebnisse für Ihre Mitarbeiter zu schaffen, vom Onboarding bis zum Ausstieg.

Adobe wechselte zu einer digitalen Credentialing-Plattform, die fortschrittliche Analysen nutzt, um die Interessen der Mitarbeiter zu ermitteln, und nahm auf der Grundlage ihres Feedbacks Änderungen vor. Das Unternehmen beobachtete die Meinung der Mitarbeiter und nahm unternehmensweite Änderungen vor, um den Mitarbeitern bessere Erlebnisse zu bieten, darunter:

• 📅 20 zusätzliche bezahlte Urlaubstage für Arbeitnehmer, die von Naturkatastrophen und Pandemien betroffen sind
• 🕑 flexible Arbeitszeiten, die sich an die Betreuungszeiten der Kinder anpassen
• 💸 erhöhte Wellness-Erstattung von 600 $
• ☕ zweiwöchentliche Kaffeepausen
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Im Jahr 2021 hat Adobe Zoom als Nummer 1 der Unternehmen mit den glücklichsten Mitarbeitern abgelöst. (Quelle: CNBC)

Das Beispiel von Adobe zeigt zwei wichtige Punkte:

• Die Mitarbeiter schauen nicht nur auf nominelle Geschenke. Sie wollen phänomenale Erlebnisse, die zeigen, dass das Unternehmensich um sie kümmert.
• Das richtige Tool bzw. die richtige Plattform spielt eine entscheidende Rolle bei der Anpassung dieser Erlebnisse an eine generationsübergreifende Belegschaft.

Checkliste für die Schlüsselbewertung

Was tun Sie als Erstes, wenn Sie einen guten Laptop kaufen möchten? Recherchieren Sie die verschiedenen Laptop-Marken und erstellen Sie eine Vergleichsliste auf der Grundlage Ihrer Bedürfnisse. Läuft sie etwa so ab: Intel vs. Mac? 256GB oder 1TB RAM? Welche Funktionen und Software benötigen Sie? Passt es in Ihr Budget? Benötigen Sie es für die Arbeit oder zum einfachen Surfen und für E-Mails?

Ähnlich verhält es sich mit der Bewertung einer Erfahrungsplattform/eines Werkzeugs für Ihr Unternehmen. Die Tatsache, dass der Markt voll von Optionen ist, macht es nicht einfacher. Stellen Sie eine Liste auf, um sicherzustellen, dass Ihre endgültige Wahl die richtigen Kriterien für die Mitarbeiter und das Unternehmen erfüllt.

Eine ideale Plattform für Mitarbeitererfahrungen sollte Folgendes bieten:
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Funktionen einer Plattform oder eines Tools für die Mitarbeitererfahrung

Bei der Evaluierung einer Plattform/eines Tools für die Mitarbeitererfahrung sollten Sie nach einer Lösung suchen, die auch die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter berücksichtigt, indem Sie sie mit den Faktoren Ihrer Erlebnisstrategie abgleichen.
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Um noch einen Schritt weiter zu gehen, können Sie die Funktionen der Plattform den fünf Phasen des Lebenszyklus Ihrer Mitarbeiter zuordnen, um Ihre Strategie für die Mitarbeitererfahrung weiter zu optimieren. Es ist zwar schwierig, eine Plattform zu finden, die alle Funktionen bietet, aber es ist ratsam, eine Plattform zu wählen, die ein Maximum an Funktionen bietet, um Ihre Kriterien zu erfüllen. Verwenden Sie den folgenden Leitfaden als Referenz:
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Kriterien für die Auswahl der richtigen Plattform oder des richtigen Tools für die Mitarbeitererfahrung

59 % der Unternehmen erwarteten, dass ihre neue Arbeitsplatzplattform einfacher zu nutzen sein würde, aber nur 35 % erreichten diesen Vorteil tatsächlich. (Quelle: Bersin)

Bei der Wahl der richtigen Plattform für das Mitarbeitererlebnis geht es nicht nur darum, Ihr Ansehen auf dem Markt zu verbessern und 47 % Ihrer Mitarbeiter zu hochleistungsfähigen Mitarbeitern zu machen. (Quelle: Gartner)

Die heutigen digitalen Erlebnisplattformen oder -tools müssen cloudbasiert, UX-gestaltet, benutzerorientiert mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, kollaborativ und integriert sein und den Mitarbeitern unterwegs Zugriff auf alles bieten, was sie für die Zusammenarbeit mit ihren Kollegen, der Geschäftsführung und dem Unternehmen benötigen.

So wie wir im Personalwesen von "Punktlösungen" zu integrierten, durchgängigen Mitarbeitererfahrungen übergegangen sind, müssen wir uns auch von transaktionalen Systemen zu - wie ich es nenne - "Produktivitätssystemen" bewegen, d. h. zu Systemen, die das Arbeitsleben der Mitarbeiter erleichtern. - Josh Bersin

Kein Druck, richtig? Nun, eine falsche Auswahl kann zu kostspieligen Kopfschmerzen führen, daher sollten Sie sich bei Ihrer endgültigen Wahl an den folgenden Kriterien orientieren:
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1. Paketierte vs. benutzerdefinierte Kodierung

Bei der Entscheidung zwischen einem gebrauchsfertigen Tool oder einer Plattform, die keinen/wenig Code erfordert, und einer internen Lösung, die von Grund auf neu programmiert werden muss, ist es wichtig, die Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen.

Individuell programmierte Lösungen erfordern ein hochspezialisiertes IT-Team und Hardware, was die Gemeinkosten in die Höhe treiben kann. Eine von Grund auf neu entwickelte Plattform verfügt zwar über alle gewünschten Komponenten, ist aber auch mit einem hohen Aufwand für Code, Konfiguration und Wartung verbunden.

Komplexe globale Unternehmen mit mehr als 50.000 geografisch verteilten Mitarbeitern, mit ausreichend Platz, Budget (IT-, Hosting- und Energiekosten), internen Teams (IT, Daten und Sicherheit) und einem Bedarf an umfangreichen Anpassungen ziehen es vor, ihre eigene Plattform/ihr eigenes Tool zu entwickeln, um ihre Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Angenommen, Sie möchten einige der spezialisierten Paketangebote auf dem Markt kennenlernen. In diesem Fall sind die unten genannten Lösungen in der Regel ausgereift, leicht zu implementieren (ohne/mit wenig Code), konform, (bis zu einem gewissen Grad) anpassbar, schnell zu skalieren, zu warten, zu konfigurieren und durch starke Verschlüsselung geschützt.

Da sie sich über APIs auch in die meisten vorhandenen Geschäftstools und Datenquellen integrieren lassen, spart dies den internen IT-Teams viel Zeit und Mühe. Diese paketierte, autarke Lösung für die Mitarbeitererfahrung ist ideal für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) mit 50 bis 1000 Mitarbeitern.

➡ Automatisierung: Die meisten Digital-Experience-Lösungen auf dem Markt nutzen maschinelles Lernen (ML), künstliche Intelligenz (KI) und Leistungsanalysen, um den Prozess zu automatisieren, ohne die Interessen der Mitarbeiter zu vernachlässigen. Dies erleichtert die Arbeit der Personalabteilung und lässt ihr Zeit, sich auf die strategische Planung verschiedener Experience-Initiativen zu konzentrieren.

➡ Anpassung: Während eine kundenspezifisch programmierte Lösung ein höheres Maß an Anpassungsmöglichkeiten bietet (von Grund auf hart programmiert), verfügen digitale Plattformen/Tools über visuelle Builder, die Superusern und Administratoren ein gewisses Maß an Flexibilität ermöglichen. Einige Komponenten können geändert/verschoben werden, um die Plattform anzupassen, wie z. B. das Hinzufügen eines benutzerdefinierten Logos, Brandings und anderen geistigen Eigentums; für weitere Änderungen ist es am besten, sich mit Änderungswünschen an den Anbieter zu wenden (diesen wird in der Regel zugestimmt und sie werden berücksichtigt).

• 🧩 Integration: Die meisten modernen Experience-Plattformen/-Tools lassen sich mit einer Vielzahl von Tools integrieren, um ein nahtloses Arbeiten über alle Abteilungen hinweg zu ermöglichen, darunter:

• Zusammenarbeit (Google Workspace, Zapier, JIRA, Outlook),
• Single Sign-On (Google Workspace, Azure AD, Bitium SAML, Okta SSO/Inbound SAML),
• Kommunikation (Gmail, Slack, Microsoft Teams, Skype, Duo),
• Soziale Medien (LinkedIn, Workplace by Facebook, Amazon)
• HRIS/HRMS, LMS (Workday, MS Azure, Inbound SFTP, Keka, Darwinbox, Namely, Timely, Toggl Track, SCHM, Zoho People, Bamboo HR)
• Produktivitätsverfolgung (Hubstaff, Clockify, Groupe.io, Asana, Monday)
• Wohlbefinden (Headspace, Calm Radio)

• 🔧 Wartung: Eine Plattform bzw. ein Tool mit geringem oder gar keinem Code lässt sich ohne große Beteiligung eines IT-Teams leicht warten. Diese Tools sind so konzipiert, dass sie einfach zu verwenden und zu aktualisieren sind.
• 👨‍🔧 Konfiguration: Detaillierte Anleitungen, Schnellstarts und andere Benutzerdokumentationen erleichtern die Installation und Konfiguration einer vorgefertigten Paketlösung im Vergleich zur Hardcodierung einer individuell erstellten Lösung.
• 🔒 Sicherheit: Die Paketlösungen bieten eine Reihe von Sicherheitsmaßnahmen und Verschlüsselungsstufen, darunter SSH-Schlüssel, SSL , HTTPS und TLS, um unbefugten Zugriff zu verhindern, die Datensicherheit zu gewährleisten und Netzwerk- und Systemverletzungen zu vermeiden.
• 🔐 Datenschutz: Erfahrungsplattformen speichern, übermitteln und verarbeiten wichtige Mitarbeiter- und Geschäftsdaten, was sie anfällig für Angriffe macht, wenn sie nicht durch Datenschutzgesetze und -vorschriften wie CCPA, EU GDPR 2016/679, DPA 2018 (UK), The Privacy Act 1988 (Australien), Information Technology Act 2000 und Information Technology Rules, 2011 geschützt sind.
• ☑️ Konformität: Prüfen Sie, ob die Experience-Plattform/das Tool Ihrer Wahl die erforderlichen gesetzlichen Bestimmungen erfüllt und mit den Gesetzen von Staat, Bund und Ländern übereinstimmt, z. B. ISO, VAPT, SOC-2, InfoSec, GDPR, EU-US Privacy Shield.

2. Cloud-basiert vs. vor Ort

Die Entscheidung zwischen einer Cloud-basierten Lösung und einer infrastrukturlastigen On-Premises-Lösung ist leicht zu treffen. Wenn es um Geschwindigkeit, Flexibilität, Qualität und Skalierbarkeit geht, ist es leicht zu erraten, zu wessen Gunsten die Waage ausschlagen wird.

Angesichts des aktuellen Trends zum hybriden Arbeiten ist eine Cloud-basierte SaaS-Lösung auf Abruf die erste Wahl für Unternehmen, die auf Effizienz und Kosteneffizienz Wert legen. Die Entscheidung für eine cloudbasierte Plattform/ein cloudbasiertes Tool spart Zeit, Platz und Geld. Sie bietet mehr Sicherheit, verhindert Datenverluste, wird in Echtzeit aktualisiert und kann je nach Bedarf skaliert werden.

Auf der anderen Seite werden On-Premise-Tools von Unternehmen bevorzugt, die zu 100 % über eigene Teams verfügen, die umfangreiche Anpassungen vornehmen wollen und die über die nötigen IT-Ressourcen und den nötigen Platz verfügen.

3. Vorhersehbare vs. unvorhersehbare Kosten

Wählen Sie Ihr Erlebnisplattform-Tool mit Bedacht, denn es wird sich auf Ihr Gesamtbudget auswirken. Wenn Ihre Lizenzgebühren höher sind als Ihre Erträge, lohnt sich die Investition nicht. Ein wichtiger Punkt, den es zu berücksichtigen gilt, sind vorhersehbare gegenüber unvorhersehbaren Kosten.

Für Unternehmen, die sich für den Aufbau einer eigenen Erlebnisplattform/eines eigenen Werkzeugs entscheiden, gibt es eine gewisse Unvorhersehbarkeit bei den Kosten für Hosting, Gesamtressourcen, Beratung und Infrastruktur. Diese variieren und steigen von Jahr zu Jahr, was die Gemeinkosten in die Höhe treibt.

Andererseits können Unternehmen, die sich für den Kauf einer Erlebnisplattform/eines Tools entscheiden, mit einer einheitlichen Gebühr rechnen, die sich im Laufe der Jahre kaum oder gar nicht ändert. Die meisten Plattformen bieten ein Komplettpaket an, das Kommunikation, Integrationen, Analysen, Systemfunktionen, Sicherheit und Compliance, Umfragen, Abrechnung und Support im Gesamtpreis einschließt.

Darüber hinaus trägt der Anbieter alle Preisschwankungen bei IT, Netzwerk und Infrastruktur, die in die Lizenzgebühren einfließen. Dies macht die Preisstruktur einer paketierten Erlebnislösung einfach und transparent. Solche Plattformen bieten auch die Möglichkeit, das Budget für verschiedene Erlebnisinitiativen aufzuteilen. Das kann zwischen einem monatlichen und einem jährlichen Plan sein.  

• 💸 Allgemeines Budget: Ein Standard- oder Gesamtbudget, das als Pauschalbetrag für das gesamte Erlebnisprogramm zugewiesen wird.
• 💸 B enutzerdefiniertes Budget: Hierbei handelt es sich um spezifische Budgets, die für verschiedene Initiativen unter dem Dach des Erlebnisprogramms bereitgestellt werden. So hat Adobe beispielsweise drei verschiedene Initiativen eingeführt - 600 $ Erstattung für Wellness, 20 zusätzliche bezahlte Urlaubstage und zweiwöchentliche Kaffeepausen -, für die jeweils ein anderes Budget vorgesehen ist.
• 💸 Monatlicher Plan: Unternehmen, die verschiedene Plattformen/Tools evaluieren, können sich dafür entscheiden, ihre Optionen mit monatlichen Plänen zu erkunden. Da es keine langfristige Verpflichtung gibt, können Sie mehrere Plattformen ausprobieren, bis Sie eine finden, die zu Ihren geschäftlichen Anforderungen, Ihrer Teamgröße und Ihrem Budget passt. Sobald Sie die perfekte Lösung gefunden haben, ist es ratsam, zu einem Jahresplan zu wechseln.
• 💸 Jahresplan: Jahrespläne mit hohen Einsparungen sind ideal für Unternehmen, die wissen, was sie wollen, und die die richtige Plattform/das richtige Werkzeug für ihr Unternehmen gefunden haben.

4. Personalisierung vs. Verallgemeinerung

Unternehmen, die im Employee Experience Index ganz oben stehen, haben sich als Gewinner herauskristallisiert, weil sie ihren Mitarbeitern Aufmerksamkeit schenken und ihre Bedürfnisse berücksichtigen, während sie ihre Angebote auf das übergeordnete Unternehmensziel abstimmen.

Hier bietet eine digitale Erlebnisplattform/ein digitales Tool den Komfort von Umfragen, Feedback, Chatbots und E-Mail-Benachrichtigungen und analysiert die Daten daraus in Echtzeit in verwertbare Erkenntnisse. Diese Erkenntnisse können weiter genutzt werden, um den Mitarbeitern personalisierte Erlebnisse zu bieten, ähnlich wie Adobe, das das Feedback von Mitarbeiterumfragen nutzte, um die Kostenerstattung für Wellness auf 600 US-Dollar zu erhöhen.

Im Vergleich dazu verzeichnen Unternehmen mit einem begrenzten/keinem Erfahrungsprogramm, die allgemeine Erfahrungen anbieten, eine hohe Mitarbeiterfluktuation, geringe Produktivität, sinkende Einnahmen und niedrige Aktienkurse auf dem Markt. Es ist eine Kettenreaktion - wenn Ihre Mitarbeiter unzufrieden sind, wirkt sich das auf Ihr Unternehmen aus. Der Fall General Motors aus dem Jahr 2014 war ein klassischer Fall, der die Gefahren aufzeigte, die entstehen, wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein nicht zufriedenstellendes Erlebnis bieten.

5. Dynamische Einblicke im Vergleich zu historischen Berichten

Stellen Sie sich eine einfache Frage: Würden Sie dynamische Berichte mit verwertbaren Erkenntnissen oder komplexe historische Daten zur Erstellung Ihrer Berichte bevorzugen? Überlegen Sie, was Ihnen die Arbeit leichter macht, und Sie haben eine Antwort. Historische Berichte und Daten sind zwar für die Gesamtanalyse wichtig, können aber allein kein unvoreingenommenes Bild Ihres Erlebnisprogramms vermitteln.

Moderne Plattformen für digitale Erlebnisse erstellen dynamische Berichte und benutzerdefinierte Dashboards, die tiefgreifende Einblicke bieten, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Diese Berichte verfolgen den Lebenszyklus und die Interaktionen der Mitarbeiter in Echtzeit, um das Engagement der einzelnen Initiativen zu verstehen.

• 📋 Intelligente Berichte: Leistungs-, Umsatz-, Bestands- und Produktivitätsberichte, Umfragen, Feedback-Formulare usw. helfen bei der Berechnung des Experience ROI, der Engagement-Scores, der Programmnutzung, der Auswirkungen und der Akzeptanz im gesamten Unternehmen, so wie es Arby's mit seinem Brand Champ-Programm gemacht hat.
• 📊 Benutzerdefinierte Dashboards: Benutzerdefinierte Dashboards und andere Datenvisualisierungen aus verwertbaren Erkenntnissen können dem Unternehmen dabei helfen, sein Programm auf die Mitarbeiter zuzuschneiden und es mit den übergeordneten Zielen abzustimmen.

6. Hybride Teams vs. Teams im Büro

Die meisten Unternehmen mit Erlebnisprogrammen sind bereits dazu übergegangen, dem aktuellen Trend zu einem hybriden Arbeitsmodell Rechnung zu tragen. Eine der ersten Überlegungen bei der Auswahl einer Erlebnisplattform/eines Erlebnistools ist die Frage, ob sie/es zu Ihrem Team passt.

Haben Sie ein Team, das zu 100 % im Büro arbeitet, ein Team, das vollständig remote arbeitet, oder ein gemischtes Team, das über ein kleines oder großes geografisches Gebiet verteilt ist? Ein Team, das im Büro arbeitet, kann mit einem Vor-Ort-Erfahrungstool mit Desktop- und Webzugriff auskommen, da die meisten Erfahrungsinitiativen vom Büro aus durchgeführt bzw. initiiert werden.

Ein dezentrales/hybrides Team benötigt jedoch den Komfort einer cloudbasierten, digitalen Plattform/eines Tools, das jederzeit, überall und mit jedem Gerät verbunden werden kann. Eine mobile App für iOS und Android mit einer intuitiven Benutzeroberfläche oder eine Desktop-App für Laptop/PC mit Offline-Zugriff bietet den Mitarbeitern Sichtbarkeit und Zusammenarbeit in einer hybriden/entfernten Arbeitsumgebung.

So können Remote-Teams beispielsweise an virtuellen Team-/Sozialveranstaltungen teilnehmen, um sich mit ihren Kollegen und Führungskräften auszutauschen.

• 👷 Arbeiter und leitende Angestellte: Eine weitere Untergliederung zur Ermittlung und Kategorisierung von Erlebnisinitiativen für Arbeiter und Führungskräfte des Unternehmens ist von entscheidender Bedeutung, da sie eine gerechte Verteilung gewährleistet. Beide Gruppen sollten gleichermaßen einbezogen werden, und die Erlebnisse sollten für jede Kategorie angemessen personalisiert sein. Die Führungskräfte, die das Unternehmen strategisch leiten, und die regulären Mitarbeiter, die die Arbeit vor Ort verrichten, bilden zusammen die kollektive Einheit, die das "Unternehmen" darstellt.
• 👨💻 Mehrsprachige Unterstützung: Ein hybrides Team ist in der Regel über mehrere geografische Standorte verteilt und spricht mehrere Sprachen. Die Lösung muss mehrsprachige Unterstützung bieten, um sie alle anzusprechen und sie über eine einzige Plattform/ein einziges Tool zusammenzubringen.

Mitarbeitererfahrung ist ein Grund zum Sterben

Richten Sie die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter auf den Zweck, die Marke und die Kultur Ihres Unternehmens aus, damit jede Interaktion mit Ihnen authentisch und nachhaltig ist, das Engagement der Mitarbeiter fördert und die Leistung Ihres Unternehmens verbessert. (Quelle: Gallup)

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter gut behandeln, werden sie Ihnen bis in alle Ewigkeit die Treue halten! Wenn Sie bei der Wahl einer guten Erlebnisplattform nicht an der falschen Stelle sparen, werden Sie mit höheren Einnahmen, besserer Produktivität, einem Anstieg des eSAT und einer geringen Mitarbeiterfluktuation belohnt. Zufriedene Mitarbeiter bedeuten ein florierendes Unternehmen, also wählen Sie mit Bedacht.