Termini del glossario

Glossario dei termini della gestione delle risorse umane e dei benefici per i dipendenti

Indice dei contenuti

Sistema di gestione dei dipendenti

Un sistema di gestione dei dipendenti è una soluzione o piattaforma software utilizzata dalle organizzazioni per semplificare vari aspetti dell'amministrazione dei dipendenti, tra cui il reclutamento, l'inserimento, la programmazione, la valutazione delle prestazioni, le buste paga, la gestione dei benefit e altro ancora.

Questi sistemi forniscono in genere un database centralizzato in cui tutte le informazioni sui dipendenti vengono archiviate in modo sicuro e a cui può accedere il personale autorizzato.

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Che cos'è un sistema di gestione dei dipendenti?

Un sistema di gestione dei dipendenti (EMS) è una soluzione software completa che aiuta le organizzazioni a gestire e semplificare le operazioni relative alle risorse umane.

In genere include funzioni per il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti, la gestione degli orari e dei permessi, la gestione delle buste paga e dei benefit e la facilitazione della comunicazione e della collaborazione.

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Perché è importante un sistema di gestione dei dipendenti?

Un sistema di gestione dei dipendenti riduce i processi manuali, fa risparmiare tempo e migliora l'accuratezza dei dati. Dà struttura e coerenza alle operazioni quotidiane delle risorse umane e garantisce un migliore processo decisionale con approfondimenti in tempo reale.

Automatizza le attività e i flussi di lavoro delle risorse umane
Migliora la trasparenza dei registri dei dipendenti
Migliora la comunicazione tra i reparti
Contribuisce alla conformità legale e alla documentazione
Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti e il monitoraggio delle prestazioni

Chi dovrebbe utilizzare un sistema di gestione dei dipendenti?

Qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore, può trarre vantaggio dall'utilizzo di un sistema di gestione dei dipendenti. È particolarmente utile per le aziende con team in crescita o con forza lavoro distribuita che necessitano di un controllo centrale.

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Dove vengono archiviati i dati del sistema di gestione dei dipendenti?

La maggior parte dei moderni sistemi di gestione dei dipendenti sono basati sul cloud e archiviano i dati in modo sicuro su server remoti. Ciò consente l'accesso in tempo reale da qualsiasi luogo e contribuisce a ridurre il rischio di perdita dei dati rispetto ai sistemi locali.

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Quando è necessario implementare un sistema di gestione dei dipendenti?

Le aziende dovrebbero implementare un sistema di gestione dei dipendenti quando i processi manuali delle risorse umane diventano lunghi, soggetti a errori o non scalabili.

Durante l'espansione dell'azienda o la rapida assunzione di personale
Quando vengono introdotti team remoti o ibridi
Se la conformità normativa è un problema
Quando la produttività delle risorse umane inizia a diminuire

Come creare un sistema di gestione dei dipendenti?

Per creare un sistema di gestione dei dipendenti, le aziende possono acquistare un software pronto all'uso o costruire una soluzione personalizzata con caratteristiche specifiche. Il processo prevede pianificazione, sviluppo, test e implementazione.

Identificare le sfide delle risorse umane e le esigenze degli utenti
Definire le funzioni principali come presenze, buste paga e prestazioni.
Scegliere tra soluzioni cloud o on-premise
Costruire o personalizzare la piattaforma
Formare gli utenti e raccogliere feedback

Che cos'è un sistema di gestione delle prestazioni dei dipendenti?

Un sistema di gestione delle prestazioni dei dipendenti tiene traccia, valuta e migliora le prestazioni individuali e di gruppo attraverso la definizione di obiettivi, revisioni e meccanismi di feedback. Supporta lo sviluppo continuo e l'allineamento con gli obiettivi aziendali.

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Sondaggi sul polso dei dipendenti:

Si tratta di brevi sondaggi che possono essere inviati frequentemente per verificare rapidamente cosa pensano i vostri dipendenti di un argomento. Il sondaggio comprende un numero ridotto di domande (non più di 10) per ottenere rapidamente le informazioni. Possono essere somministrati a intervalli regolari (mensili/settimanali/trimestrali).

Incontri individuali:

Organizzare riunioni periodiche di un'ora per una chiacchierata informale con ogni membro del team è un modo eccellente per farsi un'idea reale di ciò che sta accadendo. Poiché si tratta di una conversazione sicura e privata, aiuta a ottenere maggiori dettagli su un problema.

eNPS:

L'eNPS (employee Net Promoter score) è uno dei metodi più semplici ma efficaci per valutare l'opinione dei dipendenti sulla vostra azienda. Include una domanda intrigante che misura la fedeltà. Un esempio di domande eNPS è il seguente: Quanto è probabile che raccomandi la nostra azienda ad altri? I dipendenti rispondono al sondaggio eNPS su una scala da 1 a 10, dove 10 indica che è "altamente probabile" che raccomandino l'azienda e 1 indica che è "altamente improbabile" che la raccomandino.

In base alle risposte, i dipendenti possono essere classificati in tre diverse categorie:

Promotori
Dipendenti che hanno risposto positivamente o sono d'accordo.
Detrattori
Dipendenti che hanno reagito negativamente o in disaccordo.
Passivi
I dipendenti che sono rimasti neutrali nelle loro risposte.

Che cos'è un sistema di gestione delle presenze dei dipendenti?

Un sistema di gestione delle presenze dei dipendenti registra le ore di lavoro, i permessi e le assenze. Semplifica la rilevazione delle presenze e garantisce un'elaborazione accurata delle buste paga.

Traccia gli orari di entrata e uscita
Gestisce le richieste di congedo e le approvazioni
Riduce le perdite di tempo e gli errori
Integrazione con i sistemi di payroll

Che cos'è un sistema di gestione delle spese dei dipendenti?

Un sistema di gestione delle spese dei dipendenti aiuta a tracciare, approvare e rimborsare le spese dei dipendenti come viaggi, pasti e forniture per ufficio. Migliora la trasparenza e riduce le richieste di rimborso fraudolente.