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Software Intranet
Il software Intranet è uno strumento privato di comunicazione e collaborazione interna utilizzato dalle organizzazioni per collegare i dipendenti, condividere le informazioni e ottimizzare i flussi di lavoro.
Che siate addetti alle risorse umane, all'IT o facciate parte di un team in crescita, il software intranet aziendale può centralizzare gli aggiornamenti, migliorare il coinvolgimento e aumentare la produttività.
Questo glossario risponde a domande chiave per aiutarvi a capire, valutare e implementare la migliore soluzione intranet per la vostra organizzazione.
Che cos'è il software intranet?
Il software intranet è una piattaforma digitale che funge da rete interna centralizzata per i dipendenti di un'organizzazione. Fornisce uno spazio sicuro in cui i membri del team possono accedere a documenti, notizie, strumenti, directory e canali di comunicazione.
A differenza dei siti web pubblici, i sistemi intranet sono riservati agli utenti interni e sono spesso personalizzati per riflettere la struttura, il marchio e le esigenze del flusso di lavoro dell'azienda.
Si tratta di una soluzione moderna per connettere team dispersi, migliorare la collaborazione e semplificare la comunicazione interna tra i vari reparti.
Perché le aziende utilizzano un software intranet?
Le aziende utilizzano il software intranet per creare un ambiente di lavoro connesso, informato e produttivo.
Aiuta a unificare i team e a ridurre gli attriti operativi tra i vari reparti.
- Migliora la comunicazione interna con aggiornamenti e annunci in tempo reale.
- Centralizza l'accesso a risorse quali documenti, politiche e materiale di formazione.
- Incoraggia il coinvolgimento dei dipendenti con funzioni sociali e strumenti di feedback.
- Riduce il sovraccarico di e-mail e migliora la visibilità delle attività nei vari team.
- Semplifica l'onboarding con un facile accesso alle conoscenze organizzative.
- Garantisce la conformità attraverso il controllo della versione dei documenti e l'accesso sicuro.
Chi dovrebbe utilizzare un software intranet aziendale?
Il software intranet aziendale è vantaggioso per le aziende di tutte le dimensioni. È particolarmente utile per i team delle risorse umane, i dipendenti remoti, i capi reparto e i responsabili operativi.
I dipendenti lo usano per accedere a strumenti e aggiornamenti quotidiani, i team delle risorse umane per gestire politiche e comunicazioni, mentre la leadership può usarlo per condividere la direzione strategica.
Le piccole imprese traggono vantaggio dalla struttura centralizzata che offre, senza dover ricorrere a un'organizzazione IT di grandi dimensioni.
Quando è il momento giusto per implementare un software intranet per i dipendenti?
Il momento migliore per implementare un software intranet per i dipendenti è quando la comunicazione interna diventa frammentata o inefficiente. È utile anche nei momenti di ridimensionamento, di espansione del lavoro a distanza o di cambiamento culturale.
Adottarla fin dalle prime fasi di crescita dell'azienda può aiutare a prevenire la condivisione disorganizzata dei documenti e le pratiche di comunicazione incoerenti. Quando il numero dei dipendenti cresce o i modelli ibridi aumentano, una intranet diventa essenziale.
Dove viene ospitato il software intranet?
I moderni software intranet possono essere ospitati on-premise o nel cloud. La maggior parte delle aziende opta per soluzioni basate sul cloud per la facilità di accesso, gli aggiornamenti di sicurezza e la scalabilità.
Le intranet basate sul cloud sono accessibili da qualsiasi luogo, il che le rende ideali per i team remoti. Le intranet on-premise offrono un maggiore controllo, ma richiedono infrastrutture IT e manutenzione.
In che modo il software intranet per le risorse umane aiuta a gestire le operazioni delle persone?
Il software intranet HR aiuta a snellire le funzioni HR interne e a migliorare l'esperienza dei dipendenti.
Funge da hub centrale per le politiche HR, i moduli e le comunicazioni.
- Fornisce un facile accesso ai manuali dei dipendenti, alle informazioni sui benefit e ai moduli HR.
- Offre strumenti self-service per le richieste di congedo, il feedback e le valutazioni delle prestazioni.
- Facilita le assunzioni interne e gli annunci ai dipendenti.
- Promuove programmi di coinvolgimento guidati dalle risorse umane, come sondaggi ed eventi.
- Riduce le attività manuali grazie all'automazione e alle integrazioni con gli strumenti HR.
- Assicura una comunicazione coerente sulle politiche aziendali e sulla conformità
Sondaggi sul polso dei dipendenti:
Si tratta di brevi sondaggi che possono essere inviati frequentemente per verificare rapidamente cosa pensano i vostri dipendenti di un argomento. Il sondaggio comprende un numero ridotto di domande (non più di 10) per ottenere rapidamente le informazioni. Possono essere somministrati a intervalli regolari (mensili/settimanali/trimestrali).
Incontri individuali:
Organizzare riunioni periodiche di un'ora per una chiacchierata informale con ogni membro del team è un modo eccellente per farsi un'idea reale di ciò che sta accadendo. Poiché si tratta di una conversazione sicura e privata, aiuta a ottenere maggiori dettagli su un problema.
eNPS:
L'eNPS (employee Net Promoter score) è uno dei metodi più semplici ma efficaci per valutare l'opinione dei dipendenti sulla vostra azienda. Include una domanda intrigante che misura la fedeltà. Un esempio di domande eNPS è il seguente: Quanto è probabile che raccomandi la nostra azienda ad altri? I dipendenti rispondono al sondaggio eNPS su una scala da 1 a 10, dove 10 indica che è "altamente probabile" che raccomandino l'azienda e 1 indica che è "altamente improbabile" che la raccomandino.
In base alle risposte, i dipendenti possono essere classificati in tre diverse categorie:
- Promotori
Dipendenti che hanno risposto positivamente o sono d'accordo. - Detrattori
Dipendenti che hanno reagito negativamente o in disaccordo. - Passivi
I dipendenti che sono rimasti neutrali nelle loro risposte.
Quali sono i diversi tipi di software intranet?
Esistono vari tipi di software intranet, a seconda delle esigenze organizzative, delle dimensioni dei team e delle funzionalità.
- Intranet incentrate sulla comunicazione: Enfatizzare i feed di notizie, le chat e gli annunci
- Intranet di collaborazione: Offrono spazi per progetti, tracciamento delle attività e co-editing dei documenti
- Software intranet per le risorse umane: Progettato per gestire le politiche, il coinvolgimento e il supporto dei dipendenti
- Intranet per la gestione dei documenti: Centralizzare i file con ricerca e controllo delle versioni
- Intranet sociali: Concentrarsi sul coinvolgimento dei dipendenti attraverso i like, i commenti e la gamification
- Intranet personalizzate: Soluzioni su misura sviluppate internamente per flussi di lavoro unici
Qual è il miglior software intranet per le piccole imprese?
Le piccole imprese hanno bisogno di strumenti intranet semplici, economici e facili da implementare senza pesanti dipendenze IT.
Le opzioni migliori includono piattaforme come Empuls, Bitrix24, Zoho Connect, Happeo e Simplrr, che offrono interfacce facili da usare, accesso mobile e funzioni essenziali come la condivisione di documenti, la gestione delle attività e gli annunci. Questi strumenti hanno spesso prezzi differenziati, che li rendono accessibili ai team in crescita.
Qual è il miglior software intranet per i dipendenti per il coinvolgimento e la produttività?
Il miglior software intranet per dipendenti bilancia la facilità d'uso, gli strumenti di collaborazione e la personalizzazione.
Soluzioni come Microsoft SharePoint, Jostle, Blink e Workvivo offrono funzionalità come feed personalizzati, riconoscimento dei dipendenti, integrazioni con i sistemi HR e app per dispositivi mobili: sono quindi ideali per favorire l'utilizzo quotidiano e il coinvolgimento dei team ibridi.
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