Istilah Glosari

Glosari Pengurusan Sumber Manusia dan Syarat Faedah Pekerja

Jadual kandungan

Komunikasi Tidak Formal

Komunikasi tidak formal di tempat kerja merangkumi pertukaran idea, maklumat dan mesej segera di kalangan rakan sekerja. Komunikasi tidak formal adalah bahagian semula jadi dan penting dalam mana-mana organisasi atau tempat kerja, kerana ia memupuk persahabatan, hubungan sosial dan rasa kekitaan.

Apakah komunikasi tidak formal?

Komunikasi tidak formal ialah komunikasi santai antara rakan sekerja. Ia melengkapkan komunikasi formal dan meningkatkan hubungan kerja di seluruh organisasi, dan menggalakkan dialog terbuka, berkongsi pandangan dan pembinaan hubungan yang kukuh.

Apakah cara-cara melakukan komunikasi tidak formal?

Beberapa cara komunikasi tidak formal boleh berlaku di tempat kerja adalah seperti berikut:

Perbualan santai : Perbincangan tidak formal berlaku semasa rehat, sebelum dan selepas mesyuarat, atau semasa beralih antara tugas, kerana perbualan di tempat ini membolehkan ahli pasukan berkomunikasi pada tahap peribadi dan membincangkan isu berkaitan kerja.
Aktiviti pembinaan pasukan : Acara dan aktiviti aktiviti pembinaan pasukan menawarkan peluang kepada pekerja untuk berkomunikasi dalam persekitaran yang santai dan menyeronokkan kerana aktiviti ini boleh melibatkan acara sukan, makan tengah hari, acara atau aktiviti pasukan, yang semuanya menggalakkan komunikasi terbuka dan mengukuhkan ikatan pasukan.
Ruang kerja kolaboratif : Reka letak pejabat terbuka dan ruang kerja kolaboratif membolehkan interaksi spontan dan komunikasi tidak formal antara rakan sekerja. Persekitaran ini memudahkan komunikasi yang boleh diakses dan kerjasama idea tanpa memerlukan mesyuarat rasmi.
Acara sosial : Acara sosial dan perjumpaan tajaan kerja memberi peluang kepada pekerja untuk berhubung di peringkat peribadi dan mengukuhkan hubungan melangkaui interaksi berkaitan kerja.
Mesyuarat tidak rasmi : Mesyuarat tidak rasmi boleh berlaku secara spontan atau dijadualkan tanpa agenda atau struktur formal yang ketat. Mesyuarat ini menawarkan suasana yang lebih santai untuk sumbang saran, menyelesaikan masalah dan berkongsi kemas kini di kalangan ahli pasukan.
Bimbingan dan sokongan rakan sebaya : Bimbingan tidak formal dan hubungan sokongan rakan sebaya membolehkan pekerja mendapatkan bimbingan, nasihat dan maklum balas daripada rakan sekerja yang lebih berpengalaman.

Apakah jenis komunikasi tidak formal?

Jenis komunikasi tidak formal yang berbeza adalah seperti berikut:

Untai tunggal : Dalam corak komunikasi untaian tunggal, maklumat dihantar dari satu orang kepada orang lain dalam urutan linear, menyerupai rantaian, kerana pendekatan mudah ini memastikan bahawa pengetahuan disampaikan secara konsisten sepanjang rantaian orang solo.
Rantaian kebarangkalian : Dalam corak komunikasi rantaian kebarangkalian, maklumat disampaikan daripada seorang kepada orang lain berdasarkan kemungkinan orang itu berminat, dan pendekatan ini mengoptimumkan perkaitan maklumat yang dikongsi di kalangan individu.
Rantaian gosip : Rantaian gosip melibatkan penghantaran maklumat bukan linear daripada seseorang kepada orang lain, selalunya melalui gosip atau khabar angin. Corak ini boleh membawa kepada penyebaran data yang cepat tetapi mungkin juga mengakibatkan herotan mesej asal.
Rantaian kluster : Rantaian kluster berlaku apabila maklumat beredar dalam kumpulan individu yang berkait rapat, seperti pasukan atau jabatan tertentu. Corak komunikasi ini memupuk perkongsian maklumat dan pembinaan perhubungan yang cekap dalam kumpulan, tetapi ia juga boleh membawa kepada pendedahan dan pemikiran kumpulan yang terhad.

Apakah kebaikan dan keburukan komunikasi tidak formal?

Kelebihan komunikasi tidak formal:

Komunikasi yang pantas dan berkesan : Kaedah komunikasi tidak formal, seperti pemesejan segera, memudahkan pertukaran maklumat yang pantas, memudahkan pekerja mendapatkan penjelasan, berkongsi kemas kini dan bekerjasama dalam masa nyata.
Penglibatan pekerja yang dipertingkatkan : Penglibatan pekerja yang lebih baik membolehkan pekerja berasa lebih selesa apabila berkomunikasi secara tidak formal, yang membawa kepada peningkatan kepuasan kerja dan landskap kerja yang menggalakkan.
Fleksibiliti dan kebolehsuaian : Saluran komunikasi tidak formal adalah fleksibel dan boleh disesuaikan dengan keperluan individu yang disertakan, menjadikannya lebih mudah untuk menyesuaikan gaya komunikasi berdasarkan konteks dan hubungan.
Dialog terbuka : Komunikasi tidak formal menggalakkan perbincangan terbuka dan perbualan bebas, membolehkan pekerja berkongsi idea, maklum balas dan kebimbangan.

Kelemahan komunikasi tidak formal:

Potensi salah faham : Komunikasi tidak formal boleh kekurangan kejelasan dan format saluran formal, yang boleh membawa kepada salah faham, salah tafsir dan penyebaran maklumat yang tidak tepat.
Khabar angin dan gosip : Komunikasi tidak rasmi, terutamanya rantaian gosip, boleh membawa kepada khabar angin yang berpecah dan maklumat tidak berasas, yang berpotensi menyebabkan gangguan dan menjejaskan moral. ‍
Kekurangan akauntabiliti : Komunikasi tidak formal mungkin tidak menyebabkan individu bertanggungjawab terhadap maklumat yang mereka kongsi, yang berpotensi membawa kepada amalan komunikasi yang tidak bertanggungjawab atau tidak boleh dipercayai.

Mengapakah komunikasi tidak formal penting dalam sesebuah organisasi?

Komunikasi tidak formal adalah penting dalam organisasi kerana beberapa sebab:

Meningkatkan penglibatan pekerja : Apabila pekerja berasa selesa terlibat dalam komunikasi tidak formal, mereka lebih berkemungkinan untuk mengambil bahagian secara aktif dalam perbincangan, berkongsi idea dan menyumbang kepada matlamat organisasi.
Memupuk semangat berpasukan : Komunikasi tidak formal menggalakkan pekerja berhubung pada tahap peribadi, membina kepercayaan dan persahabatan dalam organisasi. Rasa kekitaan ini memupuk landskap kerja yang menggalakkan dan menggalakkan kerja berpasukan.
Menggalakkan dialog terbuka : Komunikasi tidak formal membolehkan perbincangan yang lebih terbuka dan jujur. Pekerja mungkin berasa kurang tertekan oleh formaliti dan hierarki, menjadikannya lebih mudah untuk menyatakan fikiran dan kebimbangan mereka.
Menyokong perkongsian pengetahuan : Melalui komunikasi tidak formal, pekerja boleh berkongsi pengetahuan dan aktiviti terbaik antara satu sama lain. Pembelajaran maklumat ini membantu dalam pembangunan profesional pemahaman organisasi secara keseluruhan.
Mengukuhkan hubungan dengan kepimpinan : Komunikasi tidak formal merapatkan jurang antara pekerja dan kepimpinan. Apabila pemimpin mengambil bahagian dalam perbualan tidak formal, ia mewujudkan budaya kerja yang lebih mudah didekati. ‍
Tingkatkan semangat pekerja : Komunikasi tidak formal membolehkan pekerja meningkatkan semangat, meraikan kejayaan, mengiktiraf pencapaian dan memberikan maklum balas positif antara satu sama lain. Ini meningkatkan keyakinan dan membangunkan persekitaran kerja yang positif dan bermotivasi.

Bilakah komunikasi tidak formal tidak sesuai di tempat kerja?

Soalan ini membantu pekerja memahami sempadan komunikasi tidak formal—terutamanya sekitar profesionalisme, kerahsiaan dan etika tempat kerja.

Bagaimanakah komunikasi tidak formal mempengaruhi produktiviti tempat kerja?

Ini memberikan pandangan yang seimbang tentang cara sembang tidak formal boleh meningkatkan kerjasama tetapi mungkin juga mengalih perhatian daripada tugas jika tidak diurus dengan baik.

Tinjauan nadi pekerja:

Ini ialah tinjauan pendek yang boleh dihantar dengan kerap untuk menyemak pendapat pekerja anda tentang sesuatu isu dengan cepat. Tinjauan ini mengandungi kurang soalan (tidak lebih daripada 10) untuk mendapatkan maklumat dengan cepat. Ini boleh diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/suku tahunan).

Pertemuan satu lawan satu:

Mengadakan mesyuarat berkala selama sejam untuk sembang tidak rasmi dengan setiap ahli pasukan ialah cara terbaik untuk memahami apa yang berlaku dengan mereka. Memandangkan ia adalah perbualan yang selamat dan peribadi, ia membantu anda mendapatkan butiran yang lebih baik tentang sesuatu isu.

eNPS:

eNPS (skor Promoter Bersih pekerja) ialah salah satu cara paling mudah lagi berkesan untuk menilai pendapat pekerja anda tentang syarikat anda. Ia termasuk satu soalan menarik yang mengukur kesetiaan. Contoh soalan eNPS termasuk: Sejauh manakah anda mengesyorkan syarikat kami kepada orang lain? Pekerja menjawab tinjauan eNPS pada skala 1-10, di mana 10 menandakan mereka 'berkemungkinan besar' mengesyorkan syarikat dan 1 menandakan mereka 'sangat tidak mungkin' mengesyorkannya.

Berdasarkan maklum balas, pekerja boleh diletakkan dalam tiga kategori berbeza:

Penganjur
Pekerja yang telah bertindak balas secara positif atau bersetuju.
Pengkritik
Pekerja yang telah bertindak balas secara negatif atau tidak bersetuju.
pasif
Pekerja yang kekal neutral dengan jawapan mereka.

Bagaimanakah komunikasi tidak formal boleh digunakan dengan berkesan?

Komunikasi tidak formal boleh digunakan dengan berkesan dengan mengikuti strategi:

Mengiktiraf dan menghargai saluran tidak formal : Mengakui kepentingan komunikasi tidak formal dan peranannya dalam membina hubungan dan memupuk kerjasama. Elakkan menolak pertukaran tidak rasmi sebagai tidak relevan dan menggalakkan penggunaannya apabila sesuai.
Seimbangkan komunikasi formal dan tidak formal : Walaupun komunikasi tidak formal adalah berharga, ia harus melengkapkan komunikasi yang betul. Pastikan maklumat kritikal juga dikongsi melalui komunikasi rasmi untuk mengekalkan ketepatan.
Gunakan teknologi dengan bijak : Manfaatkan teknologi untuk meningkatkan komunikasi tidak formal. Platform pemesejan segera, alatan kerjasama dan kumpulan media sosial boleh memudahkan kerja yang cepat dan cekap dalam kalangan ahli pasukan.
Galakkan interaksi bersemuka : Walaupun teknologi berharga, galakkan interaksi bersemuka apabila boleh. Komunikasi secara peribadi membolehkan isyarat dan perhubungan bukan lisan.
Tetapkan jangkaan komunikasi yang jelas : Jelaskan sempadan komunikasi tidak formal dan benarkan garis panduan tentang masa yang sesuai untuk menggunakan saluran tidak formal berbanding saluran formal.

Bagaimanakah pengurus boleh menyokong komunikasi tidak formal yang sihat?

Pengurus memainkan peranan penting dalam membentuk cara komunikasi tidak formal dilihat dan diamalkan di tempat kerja. Apabila dilakukan dengan betul, ia membantu membina kepercayaan, memupuk semangat berpasukan dan meningkatkan kerjasama. Berikut ialah beberapa cara pengurus boleh menyokongnya dengan berkesan:

Pupuk budaya terbuka: Galakkan perbualan santai dan buat pekerja berasa selesa berkongsi idea.
Pimpin melalui teladan: Libatkan diri dalam sembang tidak rasmi untuk menunjukkan ia dialu-alukan dan dihargai.
Sediakan titik sentuh kasual: Rancang daftar masuk tidak rasmi, makan tengah hari pasukan atau sembang kopi maya.
Galakkan ikatan pasukan: Sokong interaksi rakan sebaya melalui aktiviti kumpulan atau ruang minat yang dikongsi.
Benarkan ruang untuk spontan: Biarkan perbualan tidak formal berlaku secara semula jadi semasa rehat atau perbincangan pasukan.
Jadilah inklusif: Pastikan pekerja jauh dan di tapak terlibat sama dalam interaksi kasual.
Uruskan gosip: Atasi khabar angin dengan cepat untuk mengekalkan kepercayaan dan kejelasan.
Gunakan maklum balas kasual: Beri perhatian kepada isyarat tidak formal untuk memahami sentimen dan kebimbangan pasukan.

Bolehkah komunikasi tidak formal membawa kepada konflik?

Walaupun komunikasi tidak formal membina kepercayaan dan hubungan, ia kadangkala boleh membawa kepada konflik jika tidak ditangani dengan berhati-hati. Sifat santai interaksi ini boleh mengaburkan sempadan, menyebabkan salah faham atau menyebarkan maklumat yang salah.

Berikut ialah beberapa cara konflik mungkin timbul:

Salah tafsir nada atau niat: Tanpa struktur formal, mesej boleh disalahfahamkan, terutamanya dalam teks atau sembang. ‍
Penyebaran khabar angin: Rangkaian tidak formal secara tidak sengaja boleh menjadi sumber gosip atau maklumat yang tidak disahkan. ‍
Pengecualian ahli pasukan: Apabila kumpulan tidak formal membentuk kumpulan, yang lain mungkin berasa tersisih atau terasing. ‍
Kekurangan akauntabiliti: Tanpa dokumentasi, lebih sukar untuk menjejaki siapa yang berkata apa, yang membawa kepada pertikaian.
Melintasi sempadan profesional: Sembang tidak rasmi mungkin menjadi terlalu peribadi, menyebabkan ketidakselesaan atau ketegangan.

Untuk mengelakkan isu sedemikian, adalah penting untuk mengekalkan rasa hormat, kejelasan dan keterangkuman—walaupun dalam perbualan santai. Beritahu saya jika anda mahukan petua tentang mengurus atau mencegah konflik sedemikian.

Terokai cara Empuls boleh membantu organisasi anda