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Glossaire des termes relatifs à la gestion des ressources humaines et aux avantages sociaux

Table des matières

Application intranet

Une application intranet est un outil interne sécurisé qui aide les organisations à gérer la communication, la collaboration et le partage des connaissances entre les employés. Elle sert de plateforme centralisée pour accéder aux actualités, documents, outils et mises à jour de l'entreprise, à tout moment et en tout lieu. Les applications intranet améliorent la productivité, rationalisent les flux de travail et favorisent un lieu de travail plus connecté et mieux informé.

Qu'est-ce qu'une application intranet ?

Une application intranet est une plateforme numérique ou un logiciel utilisé au sein des organisations pour faciliter la communication interne, le partage de documents, la collaboration et l'engagement des employés. Elle sert de centre névralgique où les employés peuvent accéder de manière sécurisée et efficace aux actualités, aux outils, aux politiques et aux ressources partagées de l'entreprise.

Pourquoi une application intranet est-elle importante ?

Une application intranet améliore la transparence, stimule la productivité et favorise une culture d'entreprise connectée. Elle contribue à réduire la dépendance aux e-mails et aux outils déconnectés en regroupant les informations en un seul endroit.

Optimise la communication entre les équipes et les services
Encourage le partage des connaissances et la collaboration
Améliore l'expérience et l'engagement des employés
Réduit le temps passé à rechercher des informations

Quand faut-il utiliser une application intranet ?

Une application intranet devient indispensable à mesure que les organisations se développent, passent au télétravail ou ont besoin d'une meilleure coordination interne.

Pendant l'intégration et la formation
Lors de la gestion d'équipes distribuées ou hybrides
Pour héberger des documents internes, des mises à jour et des calendriers
Pour mener des enquêtes, des programmes de reconnaissance ou des forums d'équipe

Où utilise-t-on une application intranet ?

Les applications intranet sont largement utilisées dans tous les secteurs et toutes les tailles d'entreprises. Elles facilitent le travail des employés au bureau et à distance en leur offrant un accès à tout moment et en tout lieu.

Dans les secteurs de la technologie, de la santé, de la finance, de l'éducation et de l'industrie manufacturière
Au sein des départements RH, informatique, commercial et direction
Sur les appareils mobiles, les ordinateurs de bureau ou les tablettes

Qui utilise une application intranet ?

Tous les employés, des nouvelles recrues aux cadres supérieurs, utilisent les applications intranet pour rester informés, collaborer et accomplir leurs tâches professionnelles.

Équipes RH chargées des politiques, de l'intégration et des annonces
Responsables de la coordination et de la communication des projets
Employés pour les outils d'accès, les formulaires et les mises à jour
Équipes informatiques pour l'assistance, la documentation et la gestion des tickets

Quelles mesures de sécurité faut-il prendre en compte lors du choix d'une application intranet ?

Lorsqu'elles choisissent une application intranet, les organisations doivent donner la priorité à la protection des données et à la sécurité d'accès pour leurs employés. Les mesures de sécurité suivantes sont essentielles :

Chiffrement des données : protège les informations en transit contre tout accès non autorisé.
Authentification unique (SSO) : simplifie l'accès sécurisé grâce à une connexion unique.
Contrôle d'accès : limite l'accès aux données en fonction des rôles et des responsabilités des utilisateurs.
Audits de sécurité réguliers : permettent d'identifier et de corriger les vulnérabilités de manière proactive.
Certification de conformité : garantit le respect des normes telles que le RGPD ou la loi HIPAA.
Authentification multifactorielle (MFA) : ajoute un niveau supplémentaire de vérification de l'utilisateur.
Pare-feu et protection antivirus : protège contre les logiciels malveillants et les cybermenaces.
Surveillance et signalement : suit les activités suspectes et le comportement des utilisateurs.
Mises à jour et correctifs réguliers : protège contre les nouvelles menaces de sécurité.
Formation des utilisateurs : forme les employés aux meilleures pratiques afin d'éviter les failles de sécurité.

Enquêtes sur le pouls des employés :

Il s'agit d'enquêtes courtes qui peuvent être envoyées fréquemment pour vérifier rapidement ce que vos employés pensent d'un sujet. L'enquête comprend moins de questions (pas plus de 10) afin d'obtenir rapidement des informations. Elles peuvent être administrées à intervalles réguliers (mensuels/hebdomadaires/trimestriels).

Rencontres individuelles :

Organiser périodiquement des réunions d'une heure pour discuter de manière informelle avec chaque membre de l'équipe est un excellent moyen de se faire une idée précise de ce qui se passe avec eux. Comme il s'agit d'une conversation sûre et privée, elle vous permet d'obtenir de meilleurs détails sur un problème.

eNPS :

L'eNPS (employee Net Promoter score) est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces d'évaluer l'opinion de vos employés sur votre entreprise. Il comprend une question intrigante qui permet d'évaluer la loyauté. Voici un exemple de questions posées dans le cadre de l'eNPS Quelle est la probabilité que vous recommandiez notre entreprise à d'autres personnes ? Les employés répondent à l'enquête eNPS sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie qu'ils sont "très susceptibles" de recommander l'entreprise et 1 signifie qu'ils sont "très peu susceptibles" de la recommander.

Sur la base des réponses, les salariés peuvent être classés dans trois catégories différentes :

Promoteurs
Employés qui ont répondu positivement ou qui sont d'accord.
Détracteurs
Employés qui ont réagi négativement ou qui ont exprimé leur désaccord.
Passives
Les employés qui sont restés neutres dans leurs réponses.

Quels indicateurs les organisations doivent-elles utiliser pour évaluer l'efficacité de leur application intranet ?

Pour évaluer l'impact d'une application intranet, suivez un ensemble d'indicateurs relatifs à l'activité, à l'engagement et à la productivité des utilisateurs :

Comportement des utilisateurs : suivez le nombre de visiteurs uniques, les pages vues et la durée des sessions.
Convivialité : utilisez des sondages pour évaluer la facilité de navigation et la satisfaction des utilisateurs.
Utilisation mobile : surveiller l'accès via les appareils mobiles afin de garantir l'accessibilité.
Engagement des employés : mesurez les mentions « J'aime », les partages, les commentaires et la participation aux discussions.
Indicateurs de productivité : évaluer les taux d'achèvement des tâches et les délais des projets.
Taux de rebond et pages de sortie : identifiez les contenus qui ne suscitent pas l'intérêt.
Utilisation du contenu : suivez les téléchargements, les téléversements et la fréquence de mise à jour du contenu.

Impact sur les autres plateformes : évaluer la réduction de la dépendance à l'égard du courrier électronique ou d'autres outils.

Quels sont les défis auxquels sont confrontées les organisations lors de la mise en œuvre d'applications intranet ?

La mise en œuvre d'une application intranet s'accompagne d'une série d'obstacles techniques et organisationnels. Parmi les défis courants, on peut citer :

Engagement des utilisateurs : encourager une utilisation cohérente au sein des équipes.
Navigation et convivialité : conception d'interfaces intuitives pour un accès facile.
Intégration système : alignement de l'intranet sur les outils d'entreprise existants.
Personnalisation et individualisation : répondre aux besoins spécifiques de différentes équipes.
Problèmes de sécurité : protection des données grâce à des protocoles de sécurité rigoureux.
Gestion du contenu : veiller à ce que le contenu soit toujours actuel, pertinent et bien organisé.
Assistance et maintenance : Fourniture d'une assistance technique et de mises à jour continues.
Résistance culturelle : surmonter les hésitations face aux nouvelles technologies.
Accessibilité mobile : garantir un accès fluide aux employés en déplacement.
Mesurer l'efficacité : définir des indicateurs de réussite clairs et suivre les performances.

Comment fonctionne une application intranet ?

Les applications intranet sont développées à l'aide de plateformes intranet ou de logiciels intranet d'entreprise qui offrent des tableaux de bord personnalisables, une connexion sécurisée, une gestion de contenu et des capacités d'intégration.

Les fonctionnalités comprennent l'authentification unique (SSO), l'accès mobile et une fonction de recherche performante.
Exemples : Microsoft SharePoint, Happeo, Empuls, Simpplr
Les meilleures applications intranet offrent sécurité, personnalisation, analyses et intégrations tierces.
Ils peuvent être basés sur le cloud ou hébergés sur site, selon les besoins de l'entreprise.

Comment les applications intranet améliorent-elles la communication entre les employés ?

Les applications intranet jouent un rôle central dans l'amélioration de la communication et de la collaboration internes. Parmi leurs principaux avantages, on peut citer :

Centre de communication centralisé : regroupe les actualités, les mises à jour et les ressources en un seul endroit.
Mises à jour en temps réel : diffuse instantanément les annonces et les alertes à l'échelle de l'entreprise.
Gestion des documents : garantit un accès rapide aux fichiers importants et mis à jour.
Outils de collaboration : prend en charge les espaces de travail partagés et les discussions d'équipe.
Fonctionnalités sociales : permet d'utiliser les mentions « J'aime », les commentaires et la reconnaissance pour créer une communauté.
Contenu personnalisé : adapte les actualités et les mises à jour en fonction du poste ou du service.
Accessibilité mobile : permet une communication fluide sur les appareils mobiles.
Workflows rationalisés : automatise les notifications et les communications liées aux tâches.

Mécanismes de rétroaction : Encourage les employés à donner leur avis par le biais de sondages ou de boîtes à suggestions.

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