Glossaire

Glossaire des termes relatifs à la gestion des ressources humaines et aux avantages sociaux

Table des matières

Paiements

La paie est le processus de calcul et de versement des paiements aux employés pour leur travail, y compris les salaires réguliers, la rémunération des heures supplémentaires, les primes et les avantages sociaux. Il s'agit de déterminer le montant dû à un employé en fonction de son salaire ou de son salaire horaire, du nombre d'heures travaillées et de toutes les déductions ou taxes qui s'appliquent.

La paie peut être un processus complexe qui nécessite une attention particulière aux détails et à la précision afin de s'assurer que les employés sont payés correctement et à temps. Il s'agit d'une fonction essentielle de toute organisation, car elle influe sur le moral et la satisfaction des employés et peut avoir un impact sur la santé financière de l'organisation et sur le respect de la législation et de la réglementation du travail.

Qu'est-ce que la paie ?

Quelles sont les composantes de la paie ?

Les composantes de la paie peuvent varier en fonction de l'organisation et du pays, mais elles comprennent généralement les éléments suivants :

Gross wages: The total amount of money an employee earns before any deductions or taxes are taken out.
Taxes: Payroll taxes are taxes that are paid by both the employer and the employee to fund programs such as Social Security and Medicare. Other taxes, such as state and local taxes, may also apply.
Deductions: Payroll deductions are amounts that are taken out of an employee's gross pay, such as taxes, contributions to retirement plans, health insurance premiums, and wage garnishments.
Net pay: The amount of money an employee receives after all deductions and taxes have been taken out of their gross pay.
Bonuses and commissions: These are payments made to employees in addition to their regular wages.
Benefits: These include various types of employee benefits such as health insurance, retirement plans, and paid time off.
Reimbursements: These are payments made to employees to reimburse them for expenses they incurred while performing their job duties, such as travel expenses or supplies.

Qu'est-ce que l'impôt sur les salaires ?

Les charges sociales sont des impôts payés à la fois par l'employeur et par le salarié pour financer divers programmes gouvernementaux. Les impôts sont généralement calculés en pourcentage du salaire brut d'un employé et sont déduits du salaire de l'employé. L'employeur est responsable de la retenue et du versement de ces impôts à l'organisme gouvernemental compétent.

Les types de charges sociales les plus courants aux États-Unis sont les suivants :

Social Security tax: This tax is used to fund the Social Security program, which provides retirement and disability benefits to eligible individuals. Both the employer and the employee contribute 6.2% of the employee's gross pay, up to a certain limit set by the government.
Medicare tax: This tax is used to fund the Medicare program, which provides health insurance to eligible individuals. Both the employer and the employee contribute 1.45% of the employee's gross pay, with no limit.
Federal income tax: This tax is used to fund various government programs and is based on an employee's taxable income. The amount of federal income tax withheld from an employee's paycheck is based on their filing status, number of allowances claimed, and other factors.
State and local taxes: In addition to federal taxes, some states and localities also require employers to withhold and remit state and local taxes.

Qu'est-ce que le traitement des salaires ?

Le traitement de la paie est le processus de calcul et de distribution des paiements aux employés, y compris les salaires, les primes et les avantages sociaux. Le processus de paie comprend généralement plusieurs étapes, notamment

Collecting time and attendance data: Employers need accurate records of when their employees clock in and out, and how many hours they work each day. This information can be collected through electronic timekeeping systems, punch cards, or other methods.
Calculating gross pay: Employers need to calculate how much each employee has earned based on their hourly rate or salary, and the number of hours they worked during the pay period.
Withholding taxes and deductions: Employers need to deduct federal, state, and local taxes, as well as other deductions such as health insurance premiums, retirement plan contributions, and wage garnishments.
Issuing paychecks or direct deposits: Employers need to distribute employee payments in a timely and accurate manner. This can be done through paper checks or electronic direct deposit.
Recordkeeping and reporting: Employers need to maintain accurate records of employee payments, taxes, and deductions, and file payroll tax returns and other reports with government agencies as required by law.

Qu'est-ce que la comptabilité des salaires ?

La comptabilité des salaires est le processus de gestion de la rémunération des employés, y compris les traitements, les salaires, les primes et les déductions. Cela comprend le calcul et la distribution des paiements aux employés, ainsi que la gestion des retenues fiscales et des déductions pour des avantages tels que l'assurance maladie et les plans de retraite.

La comptabilité des salaires est essentielle pour les entreprises de toutes tailles, car elle permet de s'assurer que les salariés sont payés correctement et à temps, et que l'entreprise est en conformité avec les lois et réglementations fiscales. Elle permet également d'enregistrer la rémunération et les avantages sociaux des salariés à des fins de comptabilité et d'information financière.

What are employee payroll taxes?

Employee payroll taxes are mandatory deductions from a worker's paycheck to fund government programs. These include:

Federal income tax
Social Security tax (6.2%)
Medicare tax (1.45%)
State and local income taxes (if applicable)

These taxes are withheld by the employer and remitted to government agencies.

Who pays payroll taxes — employee or employer?

Both employee and employer pay payroll taxes:

Employee: Pays their share of taxes like Social Security (6.2%) and Medicare (1.45%), withheld from their paycheck.
Employer: Matches the Social Security and Medicare amounts, and may pay other taxes such as federal and state unemployment taxes.

This shared responsibility funds public programs like retirement and healthcare.

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How to set up payroll for 1 employee

To set up payroll for one employee, follow these steps:

Obtain an Employer Identification Number (EIN) from the IRS.
Register with your state’s tax agency if required.
Collect employee information, such as W-4 for federal tax withholding and direct deposit details.
Determine their pay schedule, such as weekly or monthly.
Choose a payroll method, like manual calculation, payroll software, or a payroll service provider.
Calculate gross pay, withhold taxes, and issue payment.
File payroll taxes and keep proper records.

Enquêtes sur le pouls des employés :

Il s'agit d'enquêtes courtes qui peuvent être envoyées fréquemment pour vérifier rapidement ce que vos employés pensent d'un sujet. L'enquête comprend moins de questions (pas plus de 10) afin d'obtenir rapidement des informations. Elles peuvent être administrées à intervalles réguliers (mensuels/hebdomadaires/trimestriels).

Rencontres individuelles :

Organiser périodiquement des réunions d'une heure pour discuter de manière informelle avec chaque membre de l'équipe est un excellent moyen de se faire une idée précise de ce qui se passe avec eux. Comme il s'agit d'une conversation sûre et privée, elle vous permet d'obtenir de meilleurs détails sur un problème.

eNPS :

L'eNPS (employee Net Promoter score) est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces d'évaluer l'opinion de vos employés sur votre entreprise. Il comprend une question intrigante qui permet d'évaluer la loyauté. Voici un exemple de questions posées dans le cadre de l'eNPS Quelle est la probabilité que vous recommandiez notre entreprise à d'autres personnes ? Les employés répondent à l'enquête eNPS sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie qu'ils sont "très susceptibles" de recommander l'entreprise et 1 signifie qu'ils sont "très peu susceptibles" de la recommander.

Sur la base des réponses, les salariés peuvent être classés dans trois catégories différentes :

Promoteurs
Employés qui ont répondu positivement ou qui sont d'accord.
Détracteurs
Employés qui ont réagi négativement ou qui ont exprimé leur désaccord.
Passives
Les employés qui sont restés neutres dans leurs réponses.

How much does payroll cost per employee

Payroll costs vary based on how it's managed:

Manual payroll: Minimal cost, mainly your time and effort.
Payroll software: Typically $20–$40 per month plus $4–$10 per employee.
Outsourced service: May cost $50–$200+ monthly for one employee.
Additional costs may apply for tax filings, year-end forms, or benefits administration.

Comment gérer les salaires ?

La gestion des salaires comporte plusieurs étapes clés. Voici un aperçu général du processus :

Obtain and verify employee information: Collect and verify accurate employee information, including their full name, Social Security number, address, tax filing status, and any deductions they are eligible for.
Determine employee pay: Calculate employee pay based on their hourly rate or salary, as well as any overtime or bonuses earned.
Calculate payroll taxes: Determine the appropriate amount of payroll taxes to withhold from employee paychecks, including federal, state, and local income taxes, as well as Social Security and Medicare taxes.
Deduct employee benefits: Deduct any employee benefits, such as health insurance premiums, retirement plan contributions, and other deductions.
Generate payroll reports: Generate and review payroll reports to ensure accuracy and compliance with laws and regulations.
Pay employees: Distribute employee paychecks or direct deposits on the designated pay date.
File payroll taxes: File payroll tax returns and remit payroll taxes to the appropriate government agencies on time.
Maintain payroll records: Maintain accurate records of employee pay, tax withholdings, and deductions, as well as any required tax filings and payments.

Pour gérer efficacement la paie, de nombreuses entreprises utilisent un logiciel de paie afin d'automatiser le processus et de garantir l'exactitude et la conformité. Il est également essentiel de se tenir au courant des lois et réglementations fiscales et de demander conseil à un comptable qualifié ou à un spécialiste de la paie si nécessaire.

Comment calculer les salaires ?

Le calcul de la paie peut comporter plusieurs étapes, en fonction de la complexité de la structure salariale de votre entreprise et du système de traitement de la paie que vous utilisez. Voici toutefois une vue d'ensemble de ces étapes :

Determine the pay period: This could be weekly, bi-weekly, semi-monthly, or monthly.
Determine the employee's gross pay: This is the total amount of money an employee has earned before any deductions or taxes are taken out. It is usually calculated based on the employee's hourly rate or salary and the number of hours worked during the pay period.
Calculate deductions: Deductions may include taxes, Social Security contributions, Medicare contributions, and other employee contributions such as health insurance premiums, retirement plan contributions, or wage garnishments.
Calculate net pay: This is the employee's gross pay minus any deductions.
Issue paychecks or direct deposit: This could be done through paper checks or electronic direct deposit.
Keep records: It's important to keep accurate records of employee payments, taxes, and deductions, and file payroll tax returns and other reports with government agencies as required by law.

Notez que le traitement de la paie peut être complexe et prendre du temps, et qu'il peut y avoir des exigences ou des réglementations spécifiques dans votre juridiction que vous devez respecter. De nombreuses organisations utilisent des logiciels de paie ou confient le traitement des salaires à des fournisseurs tiers afin de garantir l'exactitude et la conformité.

Can an employee request a payroll audit

Yes, an employee can request a payroll audit:

The request is often informal and may be directed to HR or payroll departments.
It usually occurs if the employee suspects incorrect pay, tax withholding, or deductions.
Employers are not legally required to audit on request but must respond accurately and transparently.
Internal audits or third-party reviews may be used if needed.

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