Glossar Begriffe

Glossar der Begriffe des Personalmanagements und der Sozialleistungen für Arbeitnehmer

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Intranet-Portal für Unternehmen

Intranetportale sind für Unternehmen zu einem unverzichtbaren Instrument geworden, um die Kommunikation zu rationalisieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die allgemeine Produktivität zu steigern. Nur 13 % der Mitarbeiter nutzen das Intranet ihres Unternehmens täglich. Dies deutet darauf hin, dass viele Unternehmensintranets nicht ausreichend genutzt werden und die Mitarbeiter nicht einbinden.

Intranetportale für Unternehmen dienen als zentrale Plattform, auf der Mitarbeiter mühelos auf wichtige Informationen zugreifen, Dateien austauschen und mit ihren Kollegen interagieren können.

In diesem Blog werden wir einige Beispiele für ein Unternehmensintranet, seine Funktionen, die Unterschiede zu einem herkömmlichen Intranet und bewährte Verfahren für ein Unternehmensintranet kennenlernen.

Was ist ein Intranetportal für Unternehmen?

Ein Intranetportal ist eine private, interne webbasierte Plattform, die speziell für die Mitarbeiter eines Unternehmens entwickelt wurde. Es dient als zentraler Knotenpunkt für den Zugriff auf verschiedene Ressourcen, Tools und Informationen, die für den täglichen Betrieb und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens erforderlich sind.

Was sind die Merkmale eines modernen Intranetportals für Unternehmen?

Ein modernes Intranet-Portal geht über statische Seiten hinaus - es ist eine dynamische Plattform, die die Kommunikation, Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter fördert. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

Personalisierte Dashboards: Maßgeschneiderte Ansichten auf der Grundlage von Mitarbeiterrollen, Abteilungen oder Standorten.
Interne Kommunikationsmittel: Unternehmensnachrichten, Warnungen, Ankündigungen und Mitteilungen der Geschäftsführung an einem Ort.
Dokumentenverwaltung: Zentraler Speicher für Richtlinien, Vorlagen und Wissensressourcen mit einfacher Suchfunktion.
Werkzeuge für die Zusammenarbeit: Gemeinsame Arbeitsbereiche, gemeinsame Bearbeitung, Aufgabentafeln und Chat-Integrationen für Team-Projekte.
Mitarbeiterverzeichnis: Durchsuchbare Profile mit Berufsbezeichnungen, Kontaktinformationen und Fachwissen zur Verbesserung der teamübergreifenden Sichtbarkeit.
Mobiler Zugang: Responsive Design oder spezielle Apps, die Remote-Mitarbeiter und Mitarbeiter ohne Schreibtisch unterstützen.
Anerkennung und Engagement: Lob, Anerkennung durch Kollegen und soziale Funktionen wie Umfragen, Kommentare und Geburtstagsbenachrichtigungen.
HR-Selbstbedienung: Schneller Zugriff auf Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Onboarding, Urlaubsverwaltung und HR-Richtlinien.
Suche und Navigation: Intuitives Layout und intelligente Suche, um die Zeit für die Suche nach Informationen zu reduzieren.
Sicherheit und Zugangskontrolle: Rollenbasierter Zugriff und Datenschutzmaßnahmen zur Sicherung sensibler Inhalte.
Analyse- und Feedback-Tools: Einblicke in die Leistung der Inhalte und das Nutzungsverhalten der Mitarbeiter, um Verbesserungen zu erzielen.

Ein gut gestaltetes Intranet verbindet Funktion und Erlebnis und erleichtert es den Mitarbeitern, in Verbindung zu bleiben, sich zu informieren und produktiv zu arbeiten.

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Welche Beispiele gibt es für Intranetseiten in Unternehmen?

Diese Seiten tragen dazu bei, Ihr Intranet funktioneller und ansprechender zu gestalten:

Startseite: Neuigkeiten, Links und Aktualisierungen.
Statustafeln: Verwenden Sie visuelle Darstellungen (wie RAG-Indikatoren) für Echtzeit-Updates.
Soziale Feeds: Integrieren Sie Mitarbeiter- oder Markenaktivitäten.
Anerkennungswand: Präsentieren Sie Auszeichnungen und Anerkennungen von Kollegen.
Ressourcen-Bibliothek: Zentraler Dokumentenzugriff nach Abteilung oder Thema.
Diskussionsforen: Ermöglicht Zusammenarbeit und Ideenfindung im Team.
Persönliche Dashboards: Maßgeschneiderte Ansichten mit Aufgaben, Ereignissen oder Nachrichten.
Mobil-optimiertes Layout: Funktioniert reibungslos auf allen Geräten.

Wie passt ein Unternehmensintranet zum Arbeitsplatz?

Ein Unternehmensintranet dient als digitaler Knotenpunkt für die interne Kommunikation, die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch. Es vereint wichtige Arbeitsplatzfunktionen in einem zentralen Bereich.

Optimierte Kommunikation: Ersetzt verstreute Tools durch einen zentralen Bereich für Ankündigungen, Updates, Nachrichten und Videoanrufe.
Zusammenarbeit im Team: Unterstützt Projektboards, Co-Editing und Verzeichnisse, um Teams zu verbinden und Aufgaben effektiv zu verwalten.
Wissensmanagement: Enthält Richtlinien, SOPs und Wikis. Einfache Suchwerkzeuge helfen den Mitarbeitern, schnell zu finden, was sie brauchen.
Engagement der Mitarbeiter: Erkennt Leistungen an, führt Umfragen durch und ermutigt zur Teilnahme, was die Moral und die Unternehmenskultur fördert.
Höhere Produktivität: Weniger Zeitaufwand für die Suche nach Informationen, was zu schnelleren Entscheidungen und reibungsloseren Arbeitsabläufen führt.
Mobilfreundlicher Zugang: Die Mitarbeiter können das Intranet überall, jederzeit und von jedem Gerät aus nutzen.

Wie man eine interne Website für Mitarbeiter erstellt

Die Einrichtung eines Intranets erfordert Planung, die Auswahl der richtigen Tools und die Unterstützung der Mitarbeiter während des gesamten Prozesses.

Definieren Sie Zweck und Ziele: Ausrichten an den Zielen für Kommunikation, Zusammenarbeit und Engagement.
Wählen Sie eine Plattform: Zu den Optionen gehören Google Sites, SharePoint oder intranetspezifische Tools.
Hosting einrichten: Sicheres Hosting und eine eigene Domain gewährleisten einen kontrollierten Zugang.
Entwerfen und Anpassen: Spiegeln Sie die Markenidentität mit einer benutzerfreundlichen Navigation und visuellen Gestaltung wider.
Sorgen Sie für Sicherheit: Legen Sie Zugangskontrollen fest und aktualisieren Sie die Protokolle regelmäßig.
Trainieren Sie und sammeln Sie Feedback: Bieten Sie Tutorials an und passen Sie sie auf der Grundlage von Nutzereingaben an.
Einführung und Werbung: Fördern Sie die Akzeptanz mit internen Werbemaßnahmen und regelmäßigen Inhaltsaktualisierungen.

Wie man eine gute Intranetseite entwirft

Ein effektives Intranetdesign konzentriert sich auf die Benutzerfreundlichkeit und die Klarheit der Inhalte.

Kennen Sie Ihre Benutzer: Orientieren Sie sich an den Bedürfnissen und Anwendungsfällen der Mitarbeiter.
Priorität UX: Halten Sie die Navigation sauber, intuitiv und mobilfreundlich.
Erstellen Sie eine ansprechende Homepage: Nutzen Sie visuelle Elemente und bewährte Layoutverfahren für einen schnellen Zugriff auf das Wesentliche.
Ermöglichen Sie Personalisierung: Lassen Sie die Nutzer Links und Dashboards individuell anpassen.
Organisieren Sie den Inhalt übersichtlich: Planen Sie eine Sitemap und kategorisieren Sie den Inhalt logisch.
Aktivieren Sie die intelligente Suche: Machen Sie Dokumente und Ressourcen leicht durchsuchbar.
Unterstützen Sie die Interaktion: Fügen Sie Foren, Umfragen oder Shout-outs hinzu, um Verbindungen aufzubauen.
Testen und verbessern: Testen Sie mit Nutzern, sammeln Sie Feedback und verbessern Sie.

Umfragen zum Puls der Mitarbeiter:

Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).

Treffen unter vier Augen:

Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.

eNPS:

Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.

Anhand der Antworten können die Arbeitnehmer in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

Projektträger
Mitarbeiter, die positiv geantwortet oder zugestimmt haben.
Kritiker
Mitarbeiter, die sich negativ geäußert haben oder nicht einverstanden waren.
Passive
Mitarbeiter, die sich bei ihren Antworten neutral verhalten haben.

Wie wählt man die richtige Intranet-Lösung für ein Unternehmen aus?

Die Wahl des richtigen Intranets hat Auswirkungen auf die Kommunikation, die Akzeptanz und den ROI.

Ermitteln Sie Bedürfnisse und Ziele: Orientieren Sie sich an Problembereichen wie fragmentierter Kommunikation oder schlechtem Dokumentenzugang.
Bewertung der UX: Achten Sie auf ein klares Design, rollenbasierte Dashboards und einen geringen Schulungsbedarf.
Überprüfen Sie die Integrationen: Stellen Sie sicher, dass es mit Tools wie Google Workspace oder Microsoft 365 verbunden ist.
Setzen Sie Prioritäten bei den Kommunikationsmitteln: Achten Sie auf News-Feeds, Warnmeldungen und rollenbasierte Nachrichten.
Sorgen Sie für Sicherheit: Verlangen Sie Verschlüsselung, rollenbasierten Zugriff und Compliance.
Wählen Sie skalierbare Optionen: Wählen Sie ein Tool, das mit Ihrem Unternehmen wächst und sich anpasst.