Glossar Begriffe

Glossar der Begriffe des Personalmanagements und der Sozialleistungen für Arbeitnehmer

Inhaltsübersicht

Offboarding von Mitarbeitern

Offboarding bezieht sich auf den Übergang von Mitarbeitern aus einem Unternehmen, wenn sie ihre Position verlassen, sei es aufgrund von Kündigung, Ruhestand, Beendigung oder anderen Gründen.

Offboarding stellt sicher, dass Unternehmenseigentum, Informationen und Ressourcen ordnungsgemäß zurückgegeben oder gesichert werden, um Datenschutzverletzungen oder den Verlust von geistigem Eigentum zu verhindern.

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Was ist Offboarding?

Offboarding ist das Management des Übergangs einer Person oder eines Unternehmens aus einer Organisation, unabhängig davon, ob es sich um einen Mitarbeiter, einen Auftragnehmer oder einen Kunden handelt. Dazu gehört die Erledigung der notwendigen Aufgaben, um die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen reibungslos und effizient zu beenden.

Was bedeutet Offboarding in der Personalabteilung?

In der Personalabteilung bezieht sich Offboarding auf den formalen Prozess des Ausscheidens eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen. Dazu gehören Aufgaben wie die Durchführung von Austrittsgesprächen, die Abholung von Firmeneigentum, die Aktualisierung von Unterlagen und die Erleichterung des Übergangs sowohl für den ausscheidenden Mitarbeiter als auch für das Team.

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Wie sieht der Offboarding-Prozess aus?

Der Offboarding-Prozess umfasst mehrere Schritte, darunter die Benachrichtigung der betroffenen Parteien, die Durchführung von Austrittsgesprächen, das Einsammeln von Firmeneigentum, die Aktualisierung von Unterlagen, die Kommunikation mit dem Team, die Unterstützung des ausscheidenden Mitarbeiters und die Erledigung aller notwendigen Verwaltungsaufgaben, um die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen zu beenden.

Was sind die Ziele des Offboarding?

Das Hauptziel des Offboarding ist es, einen strukturierten und respektvollen Ausstieg zu gewährleisten, der das Unternehmen schützt und den ausscheidenden Mitarbeiter unterstützt.

Gewährleistung der Einhaltung von Rechtsvorschriften und Richtlinien
Schutz von geistigem Eigentum und Vermögenswerten
Wahrung der Kontinuität durch Wissenstransfer
Hinterlassen Sie einen positiven letzten Eindruck beim Mitarbeiter
Feedback einholen, um den Arbeitsplatz zu verbessern

Was ist die Offboarding-Checkliste?

Eine Checkliste für das Offboarding umfasst in der Regel Aufgaben wie diese:

Benachrichtigung der betroffenen Parteien
Durchführung von Austrittsgesprächen
Abholung von Firmeneigentum
Aktualisierung der Aufzeichnungen und Systeme
Bearbeitung der Abschlusszahlungen
Kommunikation mit dem Team
Unterstützung der ausscheidenden Person
Erledigung aller erforderlichen Verwaltungsaufgaben
Dokumentieren des Offboarding-Prozesses
Nachbereitung zur Gewährleistung eines reibungslosen Übergangs

Was sind die wichtigsten Komponenten des Offboarding-Prozesses?

Die wichtigsten Komponenten des Offboarding-Prozesses sind folgende:

Austrittsgespräche: Die Durchführung von Austrittsgesprächen ermöglicht es Unternehmen, wertvolles Feedback von ausscheidenden Mitarbeitern zu sammeln, Gründe für die Fluktuation zu ermitteln und Bereiche mit Verbesserungspotenzial aufzudecken.
Rückgabe von Firmeneigentum: Legen Sie das Verfahren für die Rückgabe von Firmeneigentum wie Laptops, mobilen Geräten, Zugangsausweisen und anderen Ausrüstungen oder Vermögenswerten klar fest.
Entzug des Zugangs: Entziehen Sie umgehend den Zugang zu den Systemen, der Software und den Räumlichkeiten des Unternehmens, um sensible Informationen zu schützen und unbefugten Zugriff zu verhindern.
Wissenstransfer: Erleichtern Sie den Wissenstransfer, indem Sie die wichtigsten Verantwortlichkeiten, Prozesse und Kontakte dokumentieren, die für den Nachfolger des ausscheidenden Mitarbeiters wichtig sind.
Verabschiedung und Anerkennung: Ermöglichen Sie es den Kollegen, die Leistungen des ausscheidenden Mitarbeiters durch Abschiedsbotschaften, Versammlungen oder Anerkennungsgeschenke zu würdigen.

Was sind die besten Praktiken für das Offboarding?

Die besten Praktiken für das Offboarding lauten wie folgt:

Erstellen Sie eine Checkliste für das Offboarding: Entwickeln Sie eine standardisierte Checkliste oder einen Prozessablauf, um Konsistenz und Gründlichkeit bei allen Abgängen zu gewährleisten.
Verantwortung zuweisen: Bestimmen Sie eine bestimmte Person oder ein Team, das den Offboarding-Prozess überwacht und die entsprechenden Aufgaben koordiniert.
Kommunizieren Sie proaktiv: Informieren Sie die ausscheidenden Mitarbeiter über den Entlassungsprozess, einschließlich der Fristen, Erwartungen und erforderlichen Unterlagen.
Wahrung der Vertraulichkeit: Respektieren Sie während des gesamten Offboarding-Prozesses die Privatsphäre und Vertraulichkeit des ausscheidenden Mitarbeiters, insbesondere beim Umgang mit sensiblen Informationen.
Unterstützung anbieten: Bieten Sie ausscheidenden Mitarbeitern Ressourcen oder Unterstützung an, z. B. Berufsberatung, Workshops zum Schreiben von Lebensläufen oder Referenzen, um ihnen den Übergang zu erleichtern.

Welche Strategien gibt es, um das Offboarding zu optimieren?

Um den Onboarding-Prozess zu optimieren, sollten Sie die folgenden Strategien anwenden:

Automatisierung: Durch die Implementierung von Offboarding-Software oder -Tools können Verwaltungsaufgaben wie der Entzug von Zugriffsrechten und die Nachverfolgung von Vermögenswerten rationalisiert und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften und Effizienz sichergestellt werden.
Kontinuierliche Verbesserung: Überprüfen und aktualisieren Sie die Offboarding-Prozesse regelmäßig auf der Grundlage von Feedback, Erfahrungen und Änderungen von Vorschriften oder bewährten Verfahren.
Alumni-Programme: Pflegen Sie die Beziehungen zu ehemaligen Mitarbeitern über Alumni-Programme oder Netzwerke, die als wertvolle Quellen für Empfehlungen, Wissen und potenzielle Bumerang-Einstellungen dienen können.
Feedback-Schleife: Ermutigen Sie ausscheidende Mitarbeiter, ehrliches Feedback zu ihren Erfahrungen beim Offboarding zu geben, damit das Unternehmen Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermitteln und künftige Offboarding-Prozesse optimieren kann.

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Warum ist Offboarding wichtig?

Offboarding ist aus den folgenden Gründen wichtig:

Wahrung der Professionalität: Es wird sichergestellt, dass das Ausscheiden eines Mitarbeiters oder Kunden professionell und respektvoll gehandhabt wird, was sich positiv auf das Unternehmen auswirkt.
Wissenstransfer: Es erleichtert die Weitergabe von Wissen und Verantwortlichkeiten an andere Teammitglieder und minimiert so die Unterbrechung von Arbeitsabläufen und Produktivität.
Schutz der Vermögenswerte des Unternehmens: Es hilft, Unternehmenseigentum und sensible Informationen abzurufen und verringert so das Risiko von Datenschutzverletzungen oder des Verlusts von Vermögenswerten.
Aufrechterhaltung von Beziehungen: Es ermöglicht der Organisation, positive Beziehungen zu ausscheidenden Mitarbeitern, Kunden und Interessengruppen aufrechtzuerhalten, was für künftige Kooperationen oder Weiterempfehlungen wertvoll sein kann.
Einhaltung von Rechtsvorschriften: Sie sorgt für die Einhaltung rechtlicher und behördlicher Vorschriften, z. B. den Abschluss von Arbeitsverträgen oder die ordnungsgemäße Beendigung von Geschäftsvereinbarungen.

Umfragen zum Puls der Mitarbeiter:

Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).

Treffen unter vier Augen:

Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.

eNPS:

Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.

Anhand der Antworten können die Arbeitnehmer in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

Projektträger
Mitarbeiter, die positiv geantwortet oder zugestimmt haben.
Kritiker
Mitarbeiter, die sich negativ geäußert haben oder nicht einverstanden waren.
Passive
Mitarbeiter, die sich bei ihren Antworten neutral verhalten haben.

Wie entlässt man einen Mitarbeiter?

Benachrichtigen Sie die zuständigen Stellen: Informieren Sie die Personalabteilung, die IT-Abteilung, die Geschäftsleitung und andere notwendige Abteilungen über das Ausscheiden des Mitarbeiters.
Austrittsgespräch: Führen Sie ein Austrittsgespräch, um Feedback und Erkenntnisse von dem ausscheidenden Mitarbeiter zu erhalten.
Sammeln Sie Firmeneigentum ein: Holen Sie alle firmeneigenen Gegenstände wie Laptops, Schlüssel, Zugangskarten und andere Geräte ab.
Aufzeichnungen aktualisieren: Aktualisieren Sie interne Aufzeichnungen, Systeme und Datenbanken, um das Ausscheiden des Mitarbeiters zu berücksichtigen.
Abschließende Zahlungen: Verarbeiten Sie die Abschlusszahlungen, einschließlich Gehalt, Sozialleistungen und Urlaubsansprüche.
Kommunizieren Sie mit dem Team: Informieren Sie das Team über die Abreise und verteilen Sie die Arbeitslast entsprechend.
Verabschiedung: Organisieren Sie eine Abschiedsveranstaltung oder eine Geste, um Ihre Wertschätzung auszudrücken und positive Beziehungen zu pflegen.
Bieten Sie Unterstützung an: Bieten Sie Unterstützungsressourcen wie Outplacement-Dienste oder Referenzen an.

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Wie lange dauert das Offboarding?

Die Dauer des Offboarding-Prozesses kann variieren und hängt von Faktoren wie der Komplexität der Rolle, den Unternehmensrichtlinien und den Aufgaben der ausscheidenden Person ab. In der Regel kann das Offboarding zwischen ein paar Tagen und mehreren Wochen dauern.

Wie können Arbeitgeber von Outplacement und Offboarding profitieren?

Eine wirksame Unterstützung beim Offboarding und Outplacement hilft Arbeitgebern, eine starke Arbeitgebermarke aufrechtzuerhalten, rechtliche Risiken zu verringern und die interne Moral zu schützen. Außerdem erhöht sich dadurch die Chance, ehemalige Mitarbeiter wieder einzustellen und Empfehlungen zu erhalten.

Bewahrt den Ruf der Marke und den Goodwill der Mitarbeiter
Ermutigt zu positiven Bewertungen und Feedback nach der Abreise
Reduziert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten oder Datenschutzverletzungen
Verbessert die Moral und das Vertrauen im Team
Unterstützt die Vernetzung von Ehemaligen und potenzielle Neueinstellungen

Wie entlässt man einen gekündigten Mitarbeiter?

Das Offboarding eines gekündigten Mitarbeiters erfordert Sensibilität, Professionalität und strukturierte Schritte, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und Störungen zu minimieren.

Vorbereitung der Dokumentation vor der Kündigungssitzung
Führen Sie das Kündigungsgespräch respektvoll und klar
Wiederherstellung von Firmenvermögen und Deaktivierung des Systemzugangs
Bearbeitung von Endvergütungen, Abfindungen und Leistungen (falls zutreffend)
Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen und Hilfsmittel
Interne Kommunikation der Abreise unter Wahrung der Vertraulichkeit

Wie sieht ein guter Offboarding-Prozess aus?

Ein guter Entlassungsprozess ist respektvoll, konsequent und umfassend. Er schützt das Unternehmen und sorgt dafür, dass sich der Mitarbeiter wertgeschätzt fühlt, auch am Ende seines Arbeitsverhältnisses.

Beginnt früh mit klarer Kommunikation und Planung
Deckt alle rechtlichen und administrativen Schritte ab
Inklusive Wissenstransfer und Team-Updates
Ermöglicht Austrittsgespräche und die Sammlung von Feedback
Unterstützt den Mitarbeiter mit Ressourcen oder Referenzen

Wie beginnen Sie den Entlassungsprozess für Mitarbeiter?

Der Prozess beginnt mit einer ordnungsgemäßen Dokumentation und internen Kommunikation, um die Voraussetzungen für einen reibungslosen und professionellen Übergang zu schaffen.

Bestätigen Sie die Einzelheiten des Ausscheidens (Rücktritt, Kündigung usw.)
Benachrichtigung der wichtigsten Abteilungen (HR, IT, Finanzen, Management)
Planen Sie eine Ausgliederungsbesprechung oder ein Austrittsgespräch
Dokumentation, Checkliste und Wiederherstellung von Vermögenswerten einleiten
Beginn der Übergabeplanung und Aktualisierung der Unterlagen

Was sind die Probleme beim Offboarding?

Ohne einen klaren Prozess kann das Offboarding sowohl für das Unternehmen als auch für den ausscheidenden Mitarbeiter Risiken bergen.

Vermisste Geräte oder Datenwiederherstellung
Verspätete Abschlusszahlungen oder Leistungsbearbeitung
Schlechte Kommunikation mit Teams oder Kunden
Fehlendes Feedback zur Verbesserung der Organisation
Schädigung der Arbeitgebermarke oder negative Online-Bewertungen

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