Glossar Begriffe

Glossar der Begriffe des Personalmanagements und der Sozialleistungen für Arbeitnehmer

Inhaltsübersicht

Pre Boarding

Unter Pre-Boarding versteht man den Prozess der Zusammenarbeit mit neuen Mitarbeitern zwischen der Annahme eines Stellenangebots und dem offiziellen Starttermin, um einen reibungslosen Übergang in das Unternehmen zu gewährleisten, indem man ihnen Informationen, Ressourcen und Unterstützung bei der Vorbereitung auf ihre neue Rolle bietet.

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Was ist Pre-Boarding?

Pre-boarding bezeichnet den strukturierten Prozess der Kontaktaufnahme mit neuen Mitarbeitern, nachdem sie ein Stellenangebot angenommen haben, aber bevor sie offiziell eingestellt werden.

Sie zielt darauf ab, den Übergang reibungsloser und freundlicher zu gestalten, indem sie Klarheit über Erwartungen, Ressourcen und Unternehmenskultur schafft. Anstatt auf den ersten Tag zu warten, nutzen Unternehmen diese Phase, um Instrumente, Dokumente und informelle Interaktionen einzuführen, um die Angst vor dem ersten Tag zu verringern.

Das Pre-Boarding umfasst in der Regel das Versenden von Begrüßungs-E-Mails, die Weitergabe von Mitarbeiterhandbüchern, die Zuweisung von Mentoren und manchmal auch das digitale Ausfüllen von Unterlagen. Wenn es richtig gemacht wird, verbessert es die frühe Mitarbeiterbindung und schafft von Anfang an eine positive Atmosphäre.

Warum ist Pre-Boarding wichtig?

Das Pre-Boarding spielt eine Schlüsselrolle bei der Verringerung der frühen Fluktuation und der Steigerung des Engagements. Es stellt sicher, dass neue Mitarbeiter nach der Annahme des Angebots nicht im Unklaren gelassen werden.

Baut frühzeitig Vertrauen und eine Verbindung zur Organisation auf.
Reduziert Stress und Verwirrung am ersten Tag.
Verbessert die Produktivität durch die Vorbereitung der Mitarbeiter im Voraus.
Reduziert die Zahl der Nichtteilnehmer vor Tag 1.
Die Unternehmenskultur wird frühzeitig gestärkt.
Erhöht die Begeisterung und das Vertrauen der neuen Mitarbeiter.
Unterstützt IT- und Verwaltungsteams bei der Vorbereitung von Geräten und Anmeldungen.

Wer ist für das Pre-Boarding zuständig?

Für das Pre-Boarding sind die Personalabteilung, die Personalverantwortlichen und gelegentlich auch die IT- oder Verwaltungsteams gemeinsam verantwortlich.

Die Personalabteilung erstellt und verwaltet den Pre-Boarding-Prozess.
Einstellungsleiter geben teamspezifische Informationen oder stellen sich vor.
IT/Admin richtet den Zugang, die Werkzeuge und den Büroraum (falls zutreffend) ein.
Zur informellen Unterstützung können Buddies oder Mentoren eingesetzt werden.
Auch die Mitarbeiter selbst spielen eine Rolle bei der Erledigung von Aufgaben oder bei der Nutzung gemeinsamer Ressourcen.

Wann sollte das Pre-Boarding beginnen?

Das Pre-Boarding sollte unmittelbar nach Annahme des Angebots beginnen. Je früher der Prozess beginnt, desto größer ist die Chance, den neuen Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten.

Beginnen Sie, sobald der Bewerber das Angebot unterzeichnet hat.
Fortsetzung bis zum ersten Tag des Arbeitnehmers.
Verwenden Sie Erinnerungshilfen und eine zeitlich gestaffelte Kommunikation in der Zeit vor dem Zusammenschluss.
Idealerweise 1 bis 2 Wochen vor dem Eintritt, je nach Kündigungsfrist.

Wo findet das Pre-Boarding statt?

Das Pre-Boarding erfolgt meist digital über E-Mail, HR-Plattformen oder Onboarding-Tools. Für Mitarbeiter vor Ort sind Kontaktpunkte im Büro möglich.

Willkommens-E-Mails und Portale
Videobotschaften oder virtuelle Begegnungen
Intranet des Unternehmens oder Onboarding-App
Persönliche Kaffeekränzchen im Team (optional)
Digitale Aufgaben-Checklisten für die Einreichung von Formularen

Wie funktioniert das Pre-Boarding?

Das Pre-Boarding besteht aus einer Reihe von geführten Interaktionen, die den Übergang erleichtern sollen. Sie kombiniert Informationen, Tools und Engagement, um den Mitarbeiter vorzubereiten.

Senden Sie eine Begrüßungs-E-Mail mit Beitrittsdatum, Name des Managers und Checkliste.
Geben Sie Dokumente wie Richtlinienhandbücher, Teamvorstellungen und Schulungsmaterialien weiter.
Ermöglichen Sie den Login-Zugang zu wichtigen Plattformen wie E-Mail, HRMS oder Slack.
Legen Sie die Erwartungen bezüglich des Zeitplans für Tag 1 und der Unternehmensnormen fest.
Bieten Sie einen virtuellen Rundgang oder eine Videoeinführung in die Unternehmenskultur an.
Weisen Sie einen Partner oder Mentor zu, der informelle Fragen beantwortet.
Austausch von HR-Kontakten bei Zweifeln oder Eskalationen.
Fördern Sie das Engagement durch Umfragen oder Willkommensnachrichten der Leitung.

Welche Vorteile hat das Pre-Boarding für die Mitarbeiter und die Personalabteilung?

Das Pre-Boarding kommt beiden Seiten der Einstellungsgleichung zugute, da es die Bereitschaft, die Moral und die langfristigen Ergebnisse verbessert.

Für Arbeitnehmer:

Reduziert die Angst vor dem neuen Arbeitsplatz
Gibt Zeit, die Politik und die Erwartungen zu verstehen
Hilft beim Aufbau von frühen Beziehungen und Teamverbindungen
Macht Tag 1 reibungsloser und weniger überwältigend

Für HR/Arbeitgeber:

Verringert das Risiko eines vorzeitigen Schulabbruchs
Verbessert die Geschwindigkeit und Effizienz des Onboardings
Ermöglicht Backend-Einstellungen wie Geräte, ID-Karten oder Logins
Stärkt die Arbeitgebermarke durch einen herzlichen Empfang

Was sollte in einem Pre-Boarding-Prozess enthalten sein?

Eine umfassende Checkliste für die Einführungsphase umfasst Dokumentation, Kommunikation, Zugang und Engagement.

Bestätigung des Angebotsschreibens und digitale Dokumentation
Willkommens-E-Mail von der Personalabteilung oder dem Personalleiter
Handbuch oder Orientierungsmaterial
Zugangsberechtigungen und IT-Einrichtung
Tagesordnung für Tag 1 oder Zeitplan für den Beitritt
Teamvorstellungen oder Buddy-Zuweisung
Ein kurzes Begrüßungsvideo oder eine Führungsbotschaft

Umfragen zum Puls der Mitarbeiter:

Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).

Treffen unter vier Augen:

Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.

eNPS:

Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.

Anhand der Antworten können die Arbeitnehmer in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

Projektträger
Mitarbeiter, die positiv geantwortet oder zugestimmt haben.
Kritiker
Mitarbeiter, die sich negativ geäußert haben oder nicht einverstanden waren.
Passive
Mitarbeiter, die sich bei ihren Antworten neutral verhalten haben.

Was sind die verschiedenen Arten von Pre-Boarding?

Das Pre-Boarding kann je nach Unternehmensgröße, Standort und Funktion variieren. Hier sind einige gängige Arten, die in Organisationen verwendet werden.

Dokumentenorientiertes Pre-Boarding: Konzentriert sich auf das Ausfüllen von HR-Formularen und Papierkram
Technisch unterstütztes Pre-Boarding: Verwendung von digitalen Tools oder Apps zur Automatisierung des Prozesses
Kulturelles Pre-Boarding: Konzentriert sich auf die Einführung von Unternehmenswerten und -kultur
Von der Führungskraft geleitetes Preboarding: Persönliche Ansprache und rollenspezifisches Onboarding durch den einstellenden Manager‍
Interaktives Pre-Boarding: Virtuelle Teamsitzungen, Umfragen oder Miniaufgaben, um die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden

Was sind die besten Praktiken für das Pre-Boarding?

Um das Pre-Boarding effektiv zu gestalten, sollte der Prozess einfach, menschlich und konsistent sein.

Frühzeitig mit der Kommunikation beginnen und konsequent bleiben
Vermeiden Sie eine Informationsüberflutung - verteilen Sie die Nachrichten auf mehrere Schultern.
Personalisieren Sie das Erlebnis mit dem Namen und der Rolle des Mitarbeiters
Nutzen Sie automatisierte Tools für Routineaufgaben, aber behalten Sie den menschlichen Kontakt bei
Sammeln Sie Feedback, um das Pre-Boarding-Erlebnis im Laufe der Zeit zu verbessern.

Wie können die Mitarbeiter das Pre-Boarding optimal nutzen?

Das Pre-Boarding ist auch eine Gelegenheit für die Mitarbeiter, sich vorzubereiten und die Erwartungen zu klären, bevor sie eintreten.

Lesen Sie alle gemeinsamen Dokumente und stellen Sie Fragen
Verbindung mit dem zugewiesenen Buddy oder Manager
Erkundung der Unternehmenswerte und der Präsenz in den sozialen Medien
IT-Tools oder Logins im Voraus einrichten
Vorbereitung der von der Personalabteilung angeforderten Dokumente oder Bescheinigungen
Teilnahme an optionalen virtuellen Veranstaltungen vor dem Beitritt oder Teamvorstellungen

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