Workforce Management ist eine Reihe von Prozessen, mit denen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einsetzen, um Risiken zu verringern und die Produktivität zu maximieren. Es handelt sich um einen Top-Down-Ansatz, der damit beginnt, dass die Unternehmensleitung strategische Ziele festlegt, damit das Unternehmen eine klare Richtung für künftige Entscheidungen vorgeben kann.
Was ist Workforce Management?
Workforce Management ist ein institutioneller Prozess, der das Leistungsniveau und die Kompetenz einer Organisation maximiert. Es umfasst alle Aktivitäten, die für die Aufrechterhaltung einer produktiven Belegschaft erforderlich sind, z. B. Außendienstmanagement, Personalmanagement, Leistungs- und Schulungsmanagement, Datenerfassung, Rekrutierung, Budgetierung, Prognosen, Zeitplanung und Analysen.
Was ist Workforce-Management-Software?
Workforce-Management-Software ist eine Reihe von Tools, die sicherstellen, dass die Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, um maximale Produktivität zu erzielen. Die Software ermöglicht es Unternehmen, alles von der Gehaltsabrechnung über Sozialleistungen und Personalwesen bis hin zu Rekrutierung, Onboarding, Leistung und Lernen von einem Ort aus zu verwalten. Dies hilft Unternehmen, die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu steigern, Fehler zu minimieren, Arbeitskosten zu senken, das Onboarding zu rationalisieren und die Personalbeschaffung zu verbessern.
Verwaltung der Arbeitskräfte
Was ist das Management von Zeitarbeitskräften?
Unter dem Begriff "Contingent Workforce Management" versteht man die Einstellung und Verwaltung nicht fest angestellter Mitarbeiter. Dazu gehören unabhängige Auftragnehmer, Gigworker, Arbeitnehmer, die im Rahmen eines Arbeitsvertrags beschäftigt sind, Leiharbeitnehmer und Zeitarbeitskräfte. Der Prozess umfasst alles von der Einstellung, über die Zuweisung von Aufgaben und das Leistungsmanagement bis hin zur Bezahlung der Mitarbeiter. Contingent Workforce Management ist ein strategischer Ansatz, der darauf abzielt, Gigworker für bestimmte Projekte zu beschaffen, einzustellen, zu engagieren und zu binden.
Was sind die besten Praktiken für ein effektives Workforce Management?
Ein effektives Workforce Management umfasst verschiedene Praktiken, die darauf abzielen, die Produktivität, Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu optimieren und gleichzeitig mit den Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen. Hier sind einige bewährte Praktiken für ein effektives Workforce Management:
- Strategische Personalplanung: Richten Sie die Personalplanung an den Unternehmenszielen und dem künftigen Bedarf aus. Prognose des Personalbedarfs auf der Grundlage von Geschäftszielen, Markttrends und technologischen Fortschritten.
- Anwerbung und Auswahl: Führen Sie ein solides Einstellungs- und Auswahlverfahren ein, um Spitzenkräfte zu gewinnen. Nutzen Sie eine Kombination aus traditionellen Methoden und innovativen Techniken wie Social Media Recruiting und Mitarbeiterempfehlungen.
- Einarbeitung und Schulung: Entwickeln Sie umfassende Onboarding-Programme, damit sich neue Mitarbeiter schnell in das Unternehmen integrieren können. Bieten Sie kontinuierliche Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten an, um Fähigkeiten und Wissen zu erweitern.
- Leistungsmanagement: Legen Sie klare Leistungserwartungen fest und geben Sie den Mitarbeitern regelmäßig Feedback. Nutzen Sie Leistungsbewertungen, um Leistungen anzuerkennen, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und Entwicklungsziele zu setzen.
- Engagement der Mitarbeiter: Fördern Sie ein positives Arbeitsumfeld, in dem sich die Mitarbeiter wertgeschätzt, motiviert und engagiert fühlen. Fördern Sie eine offene Kommunikation, erkennen Sie Beiträge an und beziehen Sie Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse ein.
- Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben: Fördern Sie Initiativen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, wie z. B. flexible Arbeitsregelungen, Telearbeit und Wellness-Programme. Respektieren Sie die persönliche Zeit der Mitarbeiter und ermutigen Sie sie, Pausen und Urlaub zu nehmen, um Burnout zu vermeiden.
- Effektive Kommunikation: Pflegen Sie transparente und offene Kommunikationskanäle im gesamten Unternehmen. Halten Sie die Mitarbeiter über Aktualisierungen, Veränderungen und Ziele des Unternehmens auf dem Laufenden, um Vertrauen und Übereinstimmung zu fördern.
- Diversität und Integration: Förderung von Vielfalt und Integration in der Belegschaft. Schaffen Sie eine Kultur, die Unterschiede schätzt und respektiert, die Chancengleichheit fördert und die Vielfalt der Gedanken und Perspektiven würdigt.
- Anerkennung und Belohnung von Mitarbeitern: Führen Sie Anerkennungsprogramme für Mitarbeiter ein, um deren Beiträge und Leistungen anzuerkennen und zu belohnen. Bieten Sie eine Mischung aus monetären und nicht-monetären Belohnungen an, um Leistungsanreize zu schaffen.
Warum ist Workforce Management in Fernarbeitsszenarien so wichtig?
Die Verwaltung des Personalbestands ist in Fernarbeitsszenarien aus mehreren Gründen entscheidend:
1. Kommunikation und Zusammenarbeit
Die Arbeit an entfernten Standorten stützt sich häufig auf digitale Kommunikations- und Zusammenarbeitstools. Ein effektives Workforce Management stellt sicher, dass die Mitarbeiter Zugang zu den notwendigen Tools und Ressourcen haben, um trotz räumlicher Trennung effektiv zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und sich abzustimmen.
2. Leistungsüberwachung
Die Überwachung der Leistung von Mitarbeitern kann bei Fernarbeitsszenarien, bei denen eine direkte Überwachung nur begrenzt möglich ist, eine größere Herausforderung darstellen. Praktiken des Personalmanagements wie die Festlegung klarer Leistungserwartungen, die Verfolgung von Leistungsindikatoren und die Einführung von Leistungsmanagementsystemen tragen dazu bei, dass die Mitarbeiter produktiv und verantwortungsbewusst bleiben.
3. Verteilung der Arbeitsbelastung
Workforce Management hilft bei der effektiven Verteilung des Arbeitsaufkommens auf die einzelnen Teammitglieder unter Berücksichtigung ihrer Fähigkeiten, ihrer Verfügbarkeit und ihrer Arbeitsauslastung. So wird sichergestellt, dass die Arbeit gerecht verteilt wird und kein Mitarbeiter überlastet oder unterausgelastet wird.
4. Vereinbarkeit von Beruf und Familie
Fernarbeit kann die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verwischen, was zu einem möglichen Burnout und geringerer Arbeitszufriedenheit führen kann. Personalmanagementpraktiken, die die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben in den Vordergrund stellen, wie z. B. flexible Zeitplanung und klare Erwartungen in Bezug auf die Arbeitszeiten, tragen dazu bei, eine Erschöpfung der Mitarbeiter zu verhindern und ihr Wohlbefinden zu fördern.
5. Engagement und Motivation der Mitarbeiter
Fernarbeit kann manchmal zu einem Gefühl der Isolation und der Abtrennung von Kollegen und dem Unternehmen führen. Ein effektives Workforce Management fördert das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter durch regelmäßige Kommunikation, Feedback, Anerkennung und Möglichkeiten zur sozialen Interaktion und Teambildung.
6. Ausbildung und Entwicklung
Remote-Arbeitsumgebungen erfordern von den Mitarbeitern starke Selbstmanagementfähigkeiten und die Fähigkeit, sich an neue Technologien und Arbeitsweisen anzupassen. Personalverwaltungspraktiken, die der Schulung und Entwicklung Vorrang einräumen, helfen den Mitarbeitern im Außendienst, sich die Fähigkeiten und Kenntnisse anzueignen, die sie benötigen, um in ihrer Rolle erfolgreich zu sein und in einer sich schnell verändernden Arbeitslandschaft wettbewerbsfähig zu bleiben.
Gibt es kostengünstige Lösungen für das Workforce Management?
Ja, es gibt kostengünstige Lösungen für das Workforce Management. Schauen wir uns einige der besten Lösungen an
1. Open-Source-Software
Es gibt Open-Source-Lösungen für die Personalverwaltung, die Unternehmen an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können. Diese Lösungen bieten oft grundlegende Funktionen für die Planung, Zeiterfassung und Berichterstellung, was sie zu einer kostengünstigen Option für kleine bis mittlere Unternehmen macht.
2. Cloud-basierte Plattformen
Viele Cloud-basierte Workforce-Management-Plattformen bieten abonnementbasierte Preismodelle, die sie für Unternehmen jeder Größe erschwinglich machen. Diese Plattformen bieten in der Regel eine Reihe von Funktionen, darunter Zeitplanung, Zeit- und Anwesenheitserfassung, Self-Service-Portale für Mitarbeiter und Reporting-Tools, die von jedem internetfähigen Gerät aus zugänglich sind.
3. Integrierte HRIS-Systeme
Viele HRIS-Anbieter (Human Resources Information Systems) bieten Personalverwaltungsmodule als Teil ihrer umfassenden HR-Lösungen an. Diese integrierten Systeme bieten oft eine Reihe von Funktionen, darunter die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Sozialleistungen und die Analyse des Personalbestands, und das zu einem günstigen Preis.
4. Selbstbedienungs-Apps
Einige Workforce-Management-Lösungen bieten mobile Selbstbedienungs-Apps, mit denen Mitarbeiter ein- und ausstempeln, Zeitpläne einsehen, Urlaub beantragen und mit Managern kommunizieren können, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Effizienz bei geringeren Kosten zu steigern.
Umfragen zum Puls der Mitarbeiter:
Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).
Treffen unter vier Augen:
Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.
eNPS:
Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.
Anhand der Antworten können die Arbeitnehmer in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden:
- Projektträger
Mitarbeiter, die positiv geantwortet oder zugestimmt haben. - Kritiker
Mitarbeiter, die sich negativ geäußert haben oder nicht einverstanden waren. - Passive
Mitarbeiter, die sich bei ihren Antworten neutral verhalten haben.
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