Aplicación Intranet
Una aplicación de intranet es una herramienta interna segura que ayuda a las organizaciones a gestionar la comunicación, la colaboración y el intercambio de conocimientos entre los empleados. Actúa como una plataforma centralizada para acceder a noticias, documentos, herramientas y actualizaciones de la empresa, en cualquier momento y lugar. Las aplicaciones de intranet mejoran la productividad, agilizan los flujos de trabajo y fomentan un lugar de trabajo más conectado e informado.
¿Qué es una aplicación de intranet?
Una aplicación de intranet es una plataforma digital o aplicación de software utilizada en las organizaciones para facilitar la comunicación interna, el intercambio de documentos, la colaboración y el compromiso de los empleados. Actúa como un eje centralizado donde los empleados pueden acceder a noticias, herramientas, políticas y recursos compartidos de la empresa de forma segura y eficiente.
¿Por qué es importante una aplicación de intranet?
Una aplicación de intranet mejora la transparencia, aumenta la productividad y fomenta una cultura de trabajo conectado. Ayuda a reducir la dependencia del correo electrónico y las herramientas desconectadas al consolidar la información en un solo lugar.
- Agiliza la comunicación entre equipos y departamentos
- Fomenta el intercambio de conocimientos y la colaboración
- Mejora la experiencia y el compromiso de los empleados
- Reduce el tiempo dedicado a buscar información
¿Cuándo utilizar una aplicación de intranet?
Una aplicación de intranet se convierte en esencial a medida que las organizaciones crecen, se vuelven remotas o requieren una mejor coordinación interna.
- Durante la incorporación y la formación
- Al gestionar equipos distribuidos o híbridos
- Para alojar documentos internos, actualizaciones y calendarios
- Para realizar encuestas, programas de reconocimiento o foros de equipo
¿Dónde se utiliza una aplicación de intranet?
Las aplicaciones de intranet se utilizan ampliamente en todos los sectores y tamaños de empresa. Ayudan tanto a los empleados que trabajan desde la oficina como a los que lo hacen a distancia, ofreciéndoles acceso en cualquier momento y lugar.
- En los sectores tecnológico, sanitario, financiero, educativo y manufacturero
- En los departamentos de RRHH, TI, ventas y liderazgo
- En dispositivos móviles, de sobremesa o tabletas
¿Quién utiliza una aplicación de intranet?
Todos los empleados, desde los recién contratados hasta los altos directivos, utilizan aplicaciones de intranet para mantenerse informados, colaborar y realizar tareas relacionadas con el trabajo.
- Equipos de RRHH para políticas, incorporación y anuncios
- Gestores de coordinación y comunicación de proyectos
- Empleados para acceder a herramientas, formularios y actualizaciones
- Equipos de TI para asistencia, documentación y emisión de tickets
¿Qué medidas de seguridad hay que tener en cuenta al elegir una aplicación de intranet?
Al seleccionar una aplicación de intranet, las organizaciones deben dar prioridad a la protección de datos y al acceso seguro de los empleados. Las siguientes medidas de seguridad son esenciales:
- Cifrado de datos: Protege la información en tránsito de accesos no autorizados.
- Inicio de sesión único (SSO): Simplifica el acceso seguro mediante un inicio de sesión único.
- Control de acceso: Limita el acceso a los datos en función de las funciones y responsabilidades de los usuarios.
- Auditorías de seguridad periódicas: Ayuda a identificar y corregir vulnerabilidades de forma proactiva.
- Certificación de conformidad: Garantiza la adhesión a normas como GDPR o HIPAA.
- Autenticación multifactor (AMF): Añade una capa adicional de verificación del usuario.
- Cortafuegos y protección antivirus: Defiende contra el malware y las ciberamenazas.
- Supervisión e informes: Rastrea las actividades sospechosas y el comportamiento de los usuarios.
- Actualizaciones y parches periódicos: protege contra las nuevas amenazas a la seguridad.
- Formación de usuarios: Educa a los empleados sobre las mejores prácticas para evitar brechas de seguridad.
Encuestas sobre el pulso de los empleados:
Se trata de encuestas breves que pueden enviarse con frecuencia para comprobar rápidamente lo que piensan sus empleados sobre un tema. La encuesta consta de menos preguntas (no más de 10) para obtener la información rápidamente. Pueden administrarse a intervalos regulares (mensual/semanal/trimestral).
Reuniones individuales:
Celebrar reuniones periódicas de una hora de duración para mantener una charla informal con cada miembro del equipo es una forma excelente de hacerse una idea real de lo que les pasa. Al tratarse de una conversación segura y privada, te ayuda a obtener mejores detalles sobre un asunto.
eNPS:
eNPS (employee Net Promoter score) es una de las formas más sencillas y eficaces de evaluar la opinión de sus empleados sobre su empresa. Incluye una pregunta intrigante que mide la lealtad. Un ejemplo de preguntas de eNPS son ¿Qué probabilidades hay de que recomiende nuestra empresa a otras personas? Los empleados responden a la encuesta eNPS en una escala del 1 al 10, donde 10 significa que es "muy probable" que recomienden la empresa y 1 significa que es "muy improbable" que la recomienden.
En función de las respuestas, los empleados pueden clasificarse en tres categorías diferentes:
- Promotores
Empleados que han respondido positivamente o están de acuerdo. - Detractores
Empleados que han reaccionado negativamente o no están de acuerdo. - Pasivos
Empleados que se han mantenido neutrales con sus respuestas.
¿Qué parámetros deben utilizar las organizaciones para evaluar la eficacia de su aplicación de intranet?
Para evaluar el impacto de una aplicación de intranet, realice un seguimiento de una combinación de métricas de actividad, compromiso y productividad de los usuarios:
- Comportamiento de los usuarios: Seguimiento de visitantes únicos, páginas vistas y duración de la sesión.
- Facilidad de uso: Utilice encuestas para evaluar la facilidad de navegación y la satisfacción del usuario.
- Uso de móviles: Controle el acceso a través de dispositivos móviles para garantizar la accesibilidad.
- Compromiso de los empleados: Mide los "me gusta", los "compartidos", los comentarios y la participación en debates.
- Métricas de productividad: Evalúa los índices de finalización de tareas y los plazos de los proyectos.
- Tasa de rebote y páginas de salida: Identifica los contenidos que no enganchan.
- Uso de contenidos: Seguimiento de cargas, descargas y frecuencia de actualización de contenidos.
Impacto en otras plataformas: Evaluar la menor dependencia del correo electrónico u otras herramientas.
¿A qué retos se enfrentan las organizaciones a la hora de implantar aplicaciones de intranet?
La implantación de una aplicación de intranet conlleva una serie de obstáculos técnicos y organizativos. Entre los retos más comunes están:
- Compromiso de los usuarios: Fomentar un uso coherente en todos los equipos.
- Navegación y usabilidad: Diseño de interfaces intuitivas para facilitar el acceso.
- Integración de sistemas: Alinear la intranet con las herramientas empresariales existentes.
- Adaptación y personalización: Satisfacer las necesidades únicas de equipos diversos.
- Preocupación por la seguridad: Proteger los datos con protocolos de seguridad sólidos.
- Gestión de contenidos: Mantener los contenidos actualizados, pertinentes y bien organizados.
- Asistencia y mantenimiento: Proporcionar asistencia técnica y actualizaciones continuas.
- Resistencia cultural: Superar las reticencias ante las nuevas tecnologías.
- Accesibilidad móvil: Garantizar un acceso fluido a los empleados que se desplazan.
- Medir la eficacia: Definir métricas de éxito claras y hacer un seguimiento de los resultados.
¿Cómo funciona una aplicación de intranet?
Las aplicaciones de intranet se crean utilizando plataformas de intranet o software de intranet corporativa que ofrecen paneles personalizables, inicio de sesión seguro, gestión de contenidos y capacidades de integración.
- Incluye SSO, acceso móvil y búsqueda robusta.
- Ejemplos: Microsoft SharePoint, Happeo, Empuls, Simpplr
- Las mejores aplicaciones de intranet ofrecen seguridad, personalización, análisis e integración con terceros.
- Pueden basarse en la nube o alojarse in situ, en función de las necesidades de la empresa.
¿Cómo mejoran las aplicaciones de intranet la comunicación con los empleados?
Las aplicaciones de intranet desempeñan un papel fundamental en la mejora de la comunicación y la colaboración internas. Entre sus principales ventajas figuran:
- Eje de comunicación centralizado: Combina noticias, actualizaciones y recursos en un solo lugar.
- Actualizaciones en tiempo real: Envía anuncios y alertas a toda la empresa al instante.
- Gestión de documentos: Garantiza un acceso rápido a los archivos importantes actualizados.
- Herramientas de colaboración: Admite espacios de trabajo compartidos y debates en equipo.
- Funciones sociales: Permite likes, comentarios y reconocimiento para crear comunidad.
- Contenido personalizado: Adapta las noticias y actualizaciones por función o departamento.
- Accesibilidad móvil: Permite una comunicación fluida en dispositivos móviles.
- Flujos de trabajo racionalizados: Automatiza las notificaciones y la comunicación relacionada con las tareas.
Mecanismos de retroalimentación: Fomenta las aportaciones de los empleados a través de encuestas o buzones de sugerencias.
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