Preembarque
La fase previa a la incorporación se refiere al proceso de relación con los nuevos empleados entre el momento en que aceptan una oferta de trabajo y su fecha oficial de incorporación, garantizando una transición fluida a la organización mediante el suministro de información, recursos y apoyo para ayudarles a prepararse para su nuevo puesto.
¿Qué es el preembarque?
La preinternación se refiere al proceso estructurado de relación con los nuevos empleados después de que acepten una oferta de trabajo, pero antes de que se incorporen oficialmente.
Su objetivo es facilitar la transición y hacerla más acogedora aclarando las expectativas, los recursos y la cultura de la empresa. En lugar de esperar al primer día, las empresas aprovechan esta fase para introducir herramientas, documentos e interacciones informales que reduzcan la ansiedad del primer día.
La preincorporación suele implicar el envío de correos electrónicos de bienvenida, la distribución de manuales del empleado, la asignación de mentores y, a veces, la cumplimentación digital del papeleo. Cuando se hace bien, mejora la retención temprana y establece un tono positivo desde el principio.
¿Por qué es importante el preembarque?
El pre-internado desempeña un papel clave en la reducción de las bajas prematuras y el aumento del compromiso. Garantiza que los nuevos empleados no se queden en la oscuridad tras aceptar la oferta.
- Genera una confianza y una conexión tempranas con la organización.
- Reduce el estrés y la confusión del primer día.
- Mejora la productividad preparando a los empleados con antelación.
- Reduce las tasas de no presentación antes del primer día.
- Refuerza la cultura de la empresa desde el principio.
- Aumenta el entusiasmo y la confianza entre los nuevos empleados.
- Ayuda a los equipos informáticos y administrativos a preparar los equipos y los inicios de sesión.
¿Quién es responsable del preembarque?
La incorporación previa es una responsabilidad compartida entre RRHH, los responsables de contratación y, en ocasiones, los equipos informáticos o administrativos.
- RRHH crea y gestiona el proceso de preembarque.
- Los responsables de contratación facilitan información o presentaciones específicas sobre el equipo.
- TI/Administración establece el acceso, las herramientas y el espacio de oficina (si procede).
- Pueden asignarse compañeros o mentores como apoyo informal.
- Los propios empleados también desempeñan un papel a la hora de completar tareas o utilizar recursos compartidos.
¿Cuándo debe comenzar el preembarque?
La incorporación previa debe comenzar inmediatamente después de la aceptación de la oferta. Cuanto antes se inicie el proceso, mayores serán las posibilidades de atraer y retener al nuevo empleado.
- Empiece en cuanto el candidato firme la oferta.
- Continúa hasta el primer día del empleado.
- Utilice recordatorios y una comunicación espaciada durante el periodo previo a la adhesión.
- Lo ideal es que abarque de 1 a 2 semanas antes de la incorporación, en función del plazo de preaviso.
¿Dónde se realiza el preembarque?
La incorporación previa se realiza principalmente de forma digital a través del correo electrónico, las plataformas de RRHH o las herramientas de incorporación. Los contactos en la oficina son posibles para las contrataciones locales.
- Correos electrónicos y portales de bienvenida
- Videomensajes o encuentros virtuales
- Intranet de la empresa o aplicación de incorporación
- Reuniones de equipo para tomar un café (opcional)
- Listas de tareas digitales para el envío de formularios
¿Cómo funciona el preembarque?
La preincorporación funciona a través de una serie de interacciones guiadas diseñadas para facilitar la transición. Combina información, herramientas y compromiso para preparar al empleado.
- Envíe un correo electrónico de bienvenida con la fecha de incorporación, el nombre del responsable y la lista de comprobación.
- Comparta documentos como manuales de políticas, presentaciones de equipos y materiales de formación.
- Proporcione acceso de inicio de sesión a plataformas clave como el correo electrónico, HRMS o Slack.
- Establezca expectativas sobre el programa del primer día y las normas de la empresa.
- Ofrezca una visita virtual o una introducción en vídeo a la cultura de la empresa.
- Asigna a un compañero o mentor para que responda a las preguntas informales.
- Compartir contactos de RRHH para dudas o escalaciones.
- Fomente la participación mediante encuestas o mensajes de bienvenida de los directivos.
¿Cuáles son las ventajas del pre-boarding para los empleados y RRHH?
La preincorporación beneficia a ambas partes de la ecuación de contratación al mejorar la preparación, la moral y los resultados a largo plazo.
Para empleados:
- Reduce la ansiedad ante el nuevo lugar de trabajo
- Da tiempo a comprender las políticas y expectativas
- Ayuda a establecer relaciones tempranas y a conectar con el equipo
- Hace que el primer día sea más suave y menos abrumador
Para RRHH/Empleadores:
- Reduce la probabilidad de abandono escolar prematuro
- Mejora la velocidad y la eficacia de la incorporación
- Permite la configuración de backend como equipos, tarjetas de identificación o inicios de sesión.
- Mejora la marca del empleador mediante una cálida bienvenida
¿Qué debe incluir un proceso de preembarque?
Una buena lista de comprobación previa a la incorporación abarca la documentación, la comunicación, el acceso y el compromiso.
- Confirmación de la carta de oferta y documentación digital
- Correo electrónico de bienvenida de RRHH o del responsable de contratación
- Manual o material de orientación
- Credenciales de acceso y configuración informática
- Agenda del primer día u horario de incorporación
- Presentación de equipos o asignación de compañeros
- Un breve vídeo de bienvenida o un mensaje de liderazgo
Encuestas sobre el pulso de los empleados:
Se trata de encuestas breves que pueden enviarse con frecuencia para comprobar rápidamente lo que piensan sus empleados sobre un tema. La encuesta consta de menos preguntas (no más de 10) para obtener la información rápidamente. Pueden administrarse a intervalos regulares (mensual/semanal/trimestral).
Reuniones individuales:
Celebrar reuniones periódicas de una hora de duración para mantener una charla informal con cada miembro del equipo es una forma excelente de hacerse una idea real de lo que les pasa. Al tratarse de una conversación segura y privada, te ayuda a obtener mejores detalles sobre un asunto.
eNPS:
eNPS (employee Net Promoter score) es una de las formas más sencillas y eficaces de evaluar la opinión de sus empleados sobre su empresa. Incluye una pregunta intrigante que mide la lealtad. Un ejemplo de preguntas de eNPS son ¿Qué probabilidades hay de que recomiende nuestra empresa a otras personas? Los empleados responden a la encuesta eNPS en una escala del 1 al 10, donde 10 significa que es "muy probable" que recomienden la empresa y 1 significa que es "muy improbable" que la recomienden.
En función de las respuestas, los empleados pueden clasificarse en tres categorías diferentes:
- Promotores
Empleados que han respondido positivamente o están de acuerdo. - Detractores
Empleados que han reaccionado negativamente o no están de acuerdo. - Pasivos
Empleados que se han mantenido neutrales con sus respuestas.
¿Cuáles son los distintos tipos de preembarque?
El pre-boarding puede variar en función del tamaño de la empresa, la ubicación y la función. He aquí algunos tipos comunes utilizados en las organizaciones.
- Preembarque centrado en los documentos: Se centra en la cumplimentación de formularios y papeleo de RR.HH.
- Preembarque tecnológico: Utiliza herramientas digitales o aplicaciones para automatizar el proceso.
- Pre-internado cultural: Se centra en introducir los valores y la cultura de la empresa
- Pre-internado dirigido por el director: Implica un contacto personal y una incorporación específica del director de contratación.
- Preinternado interactivo: Implica reuniones virtuales de equipo, encuestas o mini tareas para implicar a los empleados desde el principio.
¿Cuáles son las mejores prácticas de preembarque?
Para que el preembarque sea eficaz, el proceso debe ser sencillo, humano y coherente.
- Inicie la comunicación pronto y mantenga la coherencia
- Evite la sobrecarga de información: espacie los mensajes
- Personalice la experiencia utilizando el nombre y la función del empleado
- Utilice herramientas automatizadas para las tareas rutinarias, pero mantenga el contacto humano.
- Recoger opiniones para mejorar la experiencia previa al embarque con el tiempo
¿Cómo pueden los empleados sacar el máximo partido del preembarque?
El preacogimiento también es una oportunidad para que los empleados se preparen y aclaren sus expectativas antes de incorporarse.
- Lea todos los documentos compartidos y haga preguntas
- Ponerse en contacto con el compañero o jefe asignado
- Explorar los valores de la empresa y su presencia en los medios sociales
- Configurar las herramientas informáticas o los inicios de sesión con antelación
- Preparar los documentos o certificaciones solicitados por RRHH
- Únase a cualquier evento virtual o presentación de equipo opcionales previos a la incorporación
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