Aplikasi Intranet

Aplikasi intranet adalah alat bantu internal yang aman yang membantu organisasi mengelola komunikasi, kolaborasi, dan berbagi pengetahuan di antara para karyawan. Aplikasi ini berfungsi sebagai platform terpusat untuk mengakses berita, dokumen, alat bantu, dan pembaruan perusahaan - kapan saja, di mana saja. Aplikasi intranet meningkatkan produktivitas, merampingkan alur kerja, dan mendorong tempat kerja yang lebih terhubung dan terinformasi.

Apa yang dimaksud dengan aplikasi intranet?

Aplikasi intranet adalah platform digital atau aplikasi perangkat lunak yang digunakan dalam organisasi untuk memfasilitasi komunikasi internal, berbagi dokumen, kolaborasi, dan keterlibatan karyawan. Aplikasi ini bertindak sebagai pusat terpusat di mana karyawan dapat mengakses berita, alat, kebijakan, dan sumber daya bersama perusahaan-secara aman dan efisien.

Mengapa aplikasi intranet penting?

Aplikasi intranet meningkatkan transparansi, meningkatkan produktivitas, dan menumbuhkan budaya tempat kerja yang terhubung. Aplikasi ini membantu mengurangi ketergantungan pada email dan alat bantu yang tidak terhubung dengan mengkonsolidasikan informasi di satu tempat.

Menyederhanakan komunikasi di seluruh tim dan departemen
Mendorong berbagi pengetahuan dan kolaborasi
Meningkatkan pengalaman dan keterlibatan karyawan
Mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari informasi

Kapan sebaiknya Anda menggunakan aplikasi intranet?

Aplikasi intranet menjadi penting ketika organisasi tumbuh, menjadi jauh, atau membutuhkan koordinasi internal yang lebih baik.

Selama orientasi dan pelatihan
Saat mengelola tim terdistribusi atau hibrida
Untuk menghosting dokumen internal, pembaruan, dan kalender
Untuk menjalankan survei, program pengakuan, atau forum tim

Di mana aplikasi intranet digunakan?

Aplikasi intranet digunakan secara luas di semua industri dan ukuran perusahaan. Aplikasi ini mendukung karyawan yang berbasis di kantor dan karyawan jarak jauh dengan menawarkan akses kapan saja, di mana saja.

Di sektor teknologi, kesehatan, keuangan, pendidikan, dan manufaktur
Di dalam departemen SDM, TI, penjualan, dan kepemimpinan
Pada perangkat seluler, desktop, atau tablet

Siapa yang menggunakan aplikasi intranet?

Semua karyawan-mulai dari karyawan baru hingga pemimpin senior-menggunakan aplikasi intranet untuk mendapatkan informasi, berkolaborasi, dan menyelesaikan tugas-tugas yang berhubungan dengan pekerjaan.

Tim SDM untuk kebijakan, orientasi, dan pengumuman
Manajer untuk koordinasi dan komunikasi proyek
Karyawan untuk mengakses alat bantu, formulir, dan pembaruan
Tim TI untuk dukungan, dokumentasi, dan tiket

Langkah-langkah keamanan apa yang harus dipertimbangkan ketika memilih aplikasi intranet?

Ketika memilih aplikasi intranet, organisasi harus memprioritaskan perlindungan data dan akses yang aman bagi karyawan. Langkah-langkah keamanan berikut ini sangat penting:

Enkripsi data: Melindungi informasi dalam perjalanan dari akses yang tidak sah.
Sistem masuk tunggal (SSO): Menyederhanakan akses yang aman melalui satu kali login.
Kontrol akses: Membatasi akses data berdasarkan peran dan tanggung jawab pengguna.
Audit keamanan rutin: Membantu mengidentifikasi dan memperbaiki kerentanan secara proaktif.
Sertifikasi kepatuhan: Memastikan kepatuhan terhadap standar seperti GDPR atau HIPAA.
Autentikasi multi-faktor (MFA): Menambahkan lapisan verifikasi pengguna tambahan.
Perlindungan firewall dan antivirus: Melindungi dari malware dan ancaman dunia maya.
Pemantauan dan pelaporan: Melacak aktivitas mencurigakan dan perilaku pengguna.
Pembaruan dan penambalan rutin: Melindungi dari ancaman keamanan baru.
Pelatihan pengguna: Mendidik karyawan tentang praktik terbaik untuk menghindari pelanggaran keamanan.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat dikirim secara berkala untuk mengetahui pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Survei ini dapat diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan pertemuan berkala selama satu jam untuk mengobrol secara informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (skor Net Promoter karyawan) adalah salah satu cara yang paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan tentang perusahaan Anda. Ini mencakup satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS antara lain: Seberapa besar kemungkinan Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menjawab survei eNPS dengan skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' merekomendasikan perusahaan dan 1 menunjukkan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' merekomendasikannya.

Berdasarkan jawaban yang diberikan, karyawan dapat ditempatkan dalam tiga kategori yang berbeda:

Promotor
Karyawan yang memberikan tanggapan positif atau setuju.
Pengkritik
Karyawan yang bereaksi negatif atau tidak setuju.
Pasif
Karyawan yang bersikap netral dalam memberikan tanggapan.

Metrik apa yang harus digunakan organisasi untuk mengevaluasi efektivitas aplikasi intranet mereka?

Untuk menilai dampak aplikasi intranet, lacak campuran metrik aktivitas pengguna, keterlibatan, dan produktivitas:

Perilaku pengguna: Melacak pengunjung unik, tampilan halaman, dan durasi sesi.
Keramahan pengguna: Gunakan survei untuk mengevaluasi kemudahan navigasi dan kepuasan pengguna.
Penggunaan seluler: Memantau akses melalui perangkat seluler untuk memastikan aksesibilitas.
Keterlibatan karyawan: Mengukur suka, berbagi, komentar, dan partisipasi diskusi.
Metrik produktivitas: Menilai tingkat penyelesaian tugas dan jadwal proyek.
Rasio pentalan dan halaman keluar: Mengidentifikasi konten yang gagal menarik perhatian.
Penggunaan konten: Melacak unggahan, unduhan, dan frekuensi pembaruan konten.

Dampak pada platform lain: Mengevaluasi berkurangnya ketergantungan pada email atau alat bantu lainnya.

Tantangan apa yang dihadapi organisasi saat menerapkan aplikasi intranet?

Menerapkan aplikasi intranet memiliki berbagai rintangan teknis dan organisasi. Tantangan umum meliputi:

Keterlibatan pengguna: Mendorong penggunaan yang konsisten di seluruh tim.
Navigasi dan kegunaan: Merancang antarmuka yang intuitif untuk akses yang mudah.
Integrasi sistem: Menyelaraskan intranet dengan alat bantu perusahaan yang ada.
Kustomisasi dan personalisasi: Memenuhi kebutuhan unik tim yang beragam.
Masalah keamanan: Melindungi data dengan protokol keamanan yang kuat.
Manajemen konten: Menjaga konten tetap segar, relevan, dan tertata dengan baik.
Dukungan dan pemeliharaan: Menyediakan dukungan teknis dan pembaruan yang berkelanjutan.
Resistensi budaya: Mengatasi keraguan terhadap teknologi baru.
Aksesibilitas seluler: Memastikan akses yang lancar bagi karyawan yang sedang bepergian.
Mengukur efektivitas: Mendefinisikan metrik keberhasilan yang jelas dan melacak kinerja.

Bagaimana cara kerja aplikasi intranet?

Aplikasi intranet dibangun menggunakan platform intranet atau perangkat lunak intranet perusahaan yang menawarkan dasbor yang dapat disesuaikan, login yang aman, manajemen konten, dan kemampuan integrasi.

Fitur-fiturnya meliputi SSO, akses seluler, dan pencarian yang kuat
Contoh: Microsoft SharePoint, Happeo, Empuls, Simpplr
Aplikasi intranet terbaik menawarkan keamanan, personalisasi, analisis, dan integrasi pihak ketiga
Mereka dapat berbasis cloud atau dihosting di lokasi, tergantung pada kebutuhan bisnis

Bagaimana aplikasi intranet meningkatkan komunikasi karyawan?

Aplikasi intranet memainkan peran sentral dalam meningkatkan komunikasi dan kolaborasi internal. Manfaat utamanya meliputi:

Pusat komunikasi terpusat: Menggabungkan berita, pembaruan, dan sumber daya di satu tempat.
Pembaruan waktu nyata: Memberikan pengumuman dan peringatan di seluruh perusahaan secara instan.
Manajemen dokumen: Memastikan akses cepat ke file penting yang diperbarui.
Alat kolaborasi: Mendukung ruang kerja bersama dan diskusi tim.
Fitur sosial: Memungkinkan suka, komentar, dan pengakuan untuk membangun komunitas.
Konten yang dipersonalisasi: Menyesuaikan berita dan pembaruan berdasarkan peran atau departemen.
Aksesibilitas seluler: Memungkinkan komunikasi tanpa hambatan pada perangkat seluler.
Alur kerja yang disederhanakan: Mengotomatiskan notifikasi dan komunikasi terkait tugas.

Mekanisme umpan balik: Mendorong masukan dari karyawan melalui survei atau kotak saran.

Pelajari bagaimana Empuls dapat membantu organisasi Anda