Termini del glossario

Glossario dei termini della gestione delle risorse umane e dei benefici per i dipendenti

Indice dei contenuti

Intranet aziendali

Una intranet aziendale è uno spazio di lavoro digitale privato e sicuro che collega i dipendenti, centralizza le risorse e ottimizza la comunicazione all'interno di un'organizzazione. Questo glossario spiega cos'è una intranet aziendale, come funziona, le caratteristiche principali, i vantaggi e le best practice per aiutare le aziende a creare una forza lavoro più connessa e produttiva.

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Cosa sono le intranet aziendali?

Le intranet aziendali sono reti interne private utilizzate dalle organizzazioni per condividere informazioni, collaborare e semplificare la comunicazione tra i dipendenti. Servono come piattaforma centralizzata dove i team possono accedere in modo sicuro a documenti, notizie aziendali, strumenti e risorse.

Le intranet contribuiscono a migliorare la produttività, a sostenere la condivisione delle conoscenze e a promuovere un ambiente di lavoro connesso, soprattutto nei team di grandi dimensioni o remoti.

Perché le intranet aziendali sono importanti?

Le intranet aziendali migliorano la produttività, snelliscono i flussi di lavoro e promuovono una solida cultura organizzativa mantenendo tutti informati e connessi.
Consentono un processo decisionale più rapido e riducono il tempo sprecato nella ricerca di informazioni.

Sostenere la collaborazione e l'impegno dei dipendenti
Fornire un facile accesso a strumenti e dati essenziali
Rafforzare la comunicazione interna
Migliorare la gestione delle conoscenze

Quali sono le caratteristiche principali che definiscono le migliori intranet aziendali?

CMS di facile utilizzo: Consente di creare, modificare e organizzare facilmente i contenuti.
Ricerca potente: Aiuta i dipendenti a trovare rapidamente documenti, strumenti o contatti.
Single Sign-On (SSO): Consente di accedere in modo sicuro e con un solo clic a più strumenti.
Strumenti di collaborazione: Include chat, forum, condivisione di file e notizie aziendali.
Accesso mobile: Funziona senza problemi su smartphone e tablet per l'utilizzo in remoto.
Forte sicurezza: Offre crittografia dei dati, controlli di accesso e autenticazione degli utenti.
Integrazioni di terze parti: Si connette con le applicazioni per le risorse umane, la comunicazione e la produttività.
Analisi e rapporti: Traccia l'utilizzo e il coinvolgimento per ottimizzare le prestazioni.
Profili utente e comunità: Supporta il collegamento in rete dei team e la condivisione delle conoscenze.‍
Onboarding e formazione: Aiuta i nuovi dipendenti ad essere più veloci.

Quando le aziende dovrebbero utilizzare una intranet aziendale?

Una intranet aziendale diventa essenziale quando i team crescono o operano in remoto. È particolarmente utile durante l'onboarding, gli aggiornamenti delle politiche, gli annunci aziendali e la collaborazione ai progetti.

Durante una rapida crescita organizzativa
Durante la gestione di team ibridi o remoti
Per campagne interne, riconoscimenti o formazione
Per centralizzare l'accesso alle risorse condivise

Dove vengono utilizzate le intranet aziendali?

Le intranet aziendali sono utilizzate in tutti i settori tecnologici, sanitari, educativi, commerciali e finanziari per gestire le operazioni interne, il coinvolgimento dei dipendenti e la conformità.

In uffici, fabbriche e team remoti distribuiti
Tra i vari dipartimenti per le risorse umane, l'IT, le finanze e la leadership.
Come parte di più ampi ecosistemi di postazioni di lavoro digitali

Chi utilizza le intranet aziendali?

I dipendenti a tutti i livelli, dagli stagisti ai dirigenti, utilizzano le intranet aziendali per tenersi informati, accedere agli strumenti e connettersi con i colleghi.

Team HR per le politiche e l'onboarding
Manager per la condivisione di obiettivi, aggiornamenti e feedback
Dipendenti per notizie, elenchi, moduli e riconoscimenti
Team IT per sistemi di ticketing o assistenza tecnica

Sondaggi sul polso dei dipendenti:

Si tratta di brevi sondaggi che possono essere inviati frequentemente per verificare rapidamente cosa pensano i vostri dipendenti di un argomento. Il sondaggio comprende un numero ridotto di domande (non più di 10) per ottenere rapidamente le informazioni. Possono essere somministrati a intervalli regolari (mensili/settimanali/trimestrali).

Incontri individuali:

Organizzare riunioni periodiche di un'ora per una chiacchierata informale con ogni membro del team è un modo eccellente per farsi un'idea reale di ciò che sta accadendo. Poiché si tratta di una conversazione sicura e privata, aiuta a ottenere maggiori dettagli su un problema.

eNPS:

L'eNPS (employee Net Promoter score) è uno dei metodi più semplici ma efficaci per valutare l'opinione dei dipendenti sulla vostra azienda. Include una domanda intrigante che misura la fedeltà. Un esempio di domande eNPS è il seguente: Quanto è probabile che raccomandi la nostra azienda ad altri? I dipendenti rispondono al sondaggio eNPS su una scala da 1 a 10, dove 10 indica che è "altamente probabile" che raccomandino l'azienda e 1 indica che è "altamente improbabile" che la raccomandino.

In base alle risposte, i dipendenti possono essere classificati in tre diverse categorie:

Promotori
Dipendenti che hanno risposto positivamente o sono d'accordo.
Detrattori
Dipendenti che hanno reagito negativamente o in disaccordo.
Passivi
I dipendenti che sono rimasti neutrali nelle loro risposte.

Quali sono le migliori pratiche per la progettazione di una intranet aziendale?

La progettazione di una intranet aziendale richiede un'attenta pianificazione per garantire che soddisfi le esigenze dei dipendenti e migliori la comunicazione e la collaborazione. Una intranet ben strutturata funge da hub centrale per la condivisione delle informazioni, il coordinamento dei team e l'allineamento culturale.

Privilegiare le esigenze degli utenti: Conducete una ricerca sui dipendenti per identificare i punti dolenti e progettare funzionalità che migliorino la navigazione e l'accessibilità.
Mantenere l'interfaccia semplice: Un layout pulito e privo di confusione aiuta gli utenti a trovare rapidamente le informazioni.
Utilizzate un'etichettatura chiara e coerente: Etichette semplici rendono più facile per gli utenti navigare tra le diverse sezioni.
Attivare una forte funzionalità di ricerca: Una robusta barra di ricerca aiuta i dipendenti a trovare rapidamente le risorse.
Garantire la reattività dei dispositivi mobili: Progettate la intranet in modo che funzioni perfettamente sui dispositivi mobili.
Favorire la collaborazione: Includere strumenti come chat, forum e documenti condivisi.
Personalizzazione dei contenuti: Personalizzate dashboard e contenuti in base a ruoli e reparti.
Tracciamento di analisi e feedback: Monitorare l'utilizzo e raccogliere feedback per migliorare costantemente.
Implementare una forte sicurezza: Utilizzare la crittografia, i controlli di accesso e rispettare le normative sui dati.
Pianificare la scalabilità: Progettare un sistema che possa evolvere con la crescita dell'organizzazione.

Come funzionano le intranet aziendali?

Realizzate con un software intranet aziendale, queste piattaforme offrono dashboard personalizzabili, sistemi di gestione dei contenuti (CMS), strumenti di comunicazione e integrazioni con app come HRMS, Slack o Zoom.

Ne sono un esempio Empuls, Happeo, Unily, Simpplr e SharePoint.
Le migliori intranet aziendali offrono accesso mobile, SSO, ricerca avanzata e analisi.
Alcune soluzioni sono precostituite, mentre altre consentono un design e un branding personalizzati.

Quali sono le sfide nell'implementazione di una intranet aziendale?

Le organizzazioni possono trovarsi ad affrontare diverse sfide quando lanciano una nuova intranet. Questi problemi possono influenzare l'usabilità, l'adozione e il successo a lungo termine.

Sistemazione: Soddisfare le esigenze di una forza lavoro diversificata, remota e globale può essere difficile.
Coinvolgimento: Se la piattaforma non è utile o accessibile, i dipendenti potrebbero non utilizzarla.
Sicurezza: I dati sensibili devono essere protetti utilizzando protocolli di sicurezza adeguati.
Gestione dei contenuti: Contenuti obsoleti o mal organizzati possono ridurre l'efficacia.
Esperienza utente (UX): Un layout confuso provoca frustrazione e scarso utilizzo.
Competenza tecnica: Non tutte le aziende dispongono delle risorse o del personale IT per la manutenzione della intranet.

Quali sono le metriche da monitorare per misurare il successo di una intranet aziendale?

Per valutare l'efficacia di una intranet, le organizzazioni devono misurare il coinvolgimento degli utenti, la loro soddisfazione e l'efficienza delle attività.

Coinvolgimento degli utenti: Tracciare la frequenza e la durata di utilizzo della intranet da parte dei dipendenti.
Consumo di contenuti: Analizzare quali tipi di contenuti (video, articoli) sono più consultati.
Completamento delle attività: Valutare la facilità con cui gli utenti possono completare le azioni più comuni.
Dati di accesso e tempo di utilizzo: Misurare la frequenza e la durata delle sessioni.
Soddisfazione dei dipendenti: Utilizzate i sondaggi per raccogliere feedback.
Interazione sociale: Monitorare i like, i commenti e la partecipazione ai forum.
Utilizzo mobile: Controllare le prestazioni e le velocità di accesso dai dispositivi mobili.‍
Meccanismi di feedback: Raccogliere suggerimenti e idee di miglioramento dagli utenti.

Come può una intranet aziendale supportare una comunicazione efficace tra i dipendenti?

Una intranet aziendale migliora la comunicazione offrendo canali centralizzati, accessibili e coinvolgenti per lo scambio di informazioni.

Hub informativo centralizzato: Assicura un accesso costante agli aggiornamenti e ai documenti aziendali.
Elenchi dei dipendenti: Aiutate i dipendenti a connettersi tra i vari reparti e le varie sedi.
Notizie e annunci: Tenere informato il personale su eventi o cambiamenti a livello aziendale.
Caratteristiche sociali: Incoraggiare la creazione di una comunità attraverso profili, commenti e riconoscimenti.
Strumenti di feedback: Consentono al personale di condividere le opinioni attraverso sondaggi e inchieste.
Accessibilità mobile: Garantisce la possibilità di comunicare da qualsiasi luogo.
Integrazione degli strumenti: Si collega alle piattaforme di posta elettronica, messaggistica e calendario per flussi di lavoro continui.‍
Contributi dei dipendenti: Incoraggiate i membri del team a condividere storie, blog o risultati.