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Informationssystem für Humanressourcen
Ein Personalinformationssystem (HRIS) ist eine Softwarelösung, die HR-Funktionen und Technologie zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnung, Personalbeschaffung, Leistung und Einhaltung von Vorschriften kombiniert. Es vereinfacht Routineaufgaben der Personalabteilung und hilft Unternehmen, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Sowohl für die HR-Teams als auch für die Mitarbeiter ist das Verständnis von HRIS an modernen Arbeitsplätzen entscheidend.
Was ist ein Human Resource Information System?
Ein Human Resource Information System (HRIS) ist eine digitale Lösung zur Automatisierung und Verwaltung verschiedener Personalprozesse wie Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnung, Personalbeschaffung, Schulung und Verwaltung von Sozialleistungen. Es integriert HR, IT und Datenmanagement in einer zentralen Plattform. Dieses System rationalisiert Aufgaben, reduziert den Papierkram und verbessert die Genauigkeit bei der Verwaltung von mitarbeiterbezogenen Informationen.
Was ist der Zweck eines Personalinformationssystems?
Der Hauptzweck eines HRIS besteht darin, die Effizienz und Genauigkeit der HR-Funktionen durch die Automatisierung von Prozessen und eine sichere Datenverwaltung zu verbessern. Es gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften, unterstützt die Selbstbedienung der Mitarbeiter und hilft den Personalverantwortlichen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Was sind die Ziele eines Human Resource Information Systems?
HRIS soll sowohl operative als auch strategische Ziele innerhalb der Personalabteilung erfüllen.
- Rationalisieren und automatisieren Sie sich wiederholende HR-Aufgaben
- Pflegen Sie genaue und aktualisierte Mitarbeiterdaten
- Bessere Entscheidungsfindung mit Echtzeit-Berichten
- Verbessern Sie die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter durch Selbstbedienung
- Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften
Wozu braucht man ein Personalinformationssystem?
Wenn Unternehmen wachsen, wird die manuelle Verwaltung von HR-Prozessen ineffizient. HRIS erfüllt die Anforderungen an Skalierbarkeit, Schnelligkeit und Genauigkeit bei der Abwicklung von HR-Vorgängen.
- Zentralisierung der HR-Daten auf einer Plattform
- Minimierung von Fehlern bei der Lohnabrechnung und Dateneingabe
- Unterstützt die Anforderungen von Remote- und Hybrid-Mitarbeitern
- Verfolgt den Lebenszyklus eines Mitarbeiters von der Einstellung bis zum Ausscheiden
- Verbessert die organisatorische Transparenz und den Zugang zu Informationen
Wie hilft ein Human Resource Information System dem Unternehmen?
HRIS unterstützt die betriebliche Effizienz und die strategische Planung durch die Bereitstellung von Echtzeitdaten, die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Reduzierung manueller Arbeiten.
- Rationalisierung von Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Urlaubsverwaltung
- Verbessert die Datengenauigkeit und minimiert die Redundanz
- Unterstützt die datengestützte Personalplanung
- Verbessert die Erfahrung der Mitarbeiter durch Self-Service-Portale
- Verfolgt die Einhaltung von Vorschriften, Zertifizierungen und Leistungen
- Verkürzt die Bearbeitungszeit für HR-Anfragen
Was sind die Vorteile eines Human Resource Information Systems?
HRIS liefert messbare Verbesserungen bei den HR-Prozessen, der Einhaltung von Vorschriften und der Mitarbeiterzufriedenheit.
- Zeitersparnis bei Verwaltungsaufgaben
- Senkung der Kosten durch Automatisierung
- Bietet bessere Datensicherheit und Zugangskontrolle
- Steigert das Engagement der Mitarbeiter
- Ermöglicht genaue Berichte und Analysen
- Verbessert das Onboarding- und Offboarding-Erlebnis
Umfragen zum Puls der Mitarbeiter:
Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).
Treffen unter vier Augen:
Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.
eNPS:
Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.
Anhand der Antworten können die Arbeitnehmer in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden:
- Projektträger
Mitarbeiter, die positiv geantwortet oder zugestimmt haben. - Kritiker
Mitarbeiter, die sich negativ geäußert haben oder nicht einverstanden waren. - Passive
Mitarbeiter, die sich bei ihren Antworten neutral verhalten haben.
Was sind die Vorteile eines Human Resource Information Systems?
Das System bietet Unternehmen jeder Größe operative, strategische und Compliance-bezogene Vorteile.
- Echtzeit-Zugriff auf Mitarbeiterdaten
- Standardisierung von HR-Prozessen
- Einfache Erfassung von Anwesenheit, Urlaub und Zeit
- Schnelle Erstellung von Berichten und Einblicken
- Integration mit Lohnabrechnungs- und Sozialleistungssystemen
Was sind die Nachteile eines Human Resource Information Systems?
Obwohl HRIS zahlreiche Vorteile bietet, gibt es auch Herausforderungen.
- Hohe Kosten für die Ersteinrichtung oder das Abonnement
- Erfordert Mitarbeiterschulung zur effektiven Nutzung
- Datenschutzverletzungen können zu Sicherheitsbedenken führen
- Abhängigkeit von Internet und Software-Betriebszeit
- Ist möglicherweise nicht flexibel genug für jeden HR-Prozess
Welche Arten von Humanressourcen-Informationssystemen gibt es?
Die verschiedenen Arten von HRIS sind auf die spezifischen Bedürfnisse und den Umfang des Unternehmens zugeschnitten.
- Operatives HRIS: Konzentriert sich auf tägliche Aufgaben wie Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung
- Taktisches HRIS: Unterstützt die mittelfristige Planung, z. B. bei der Personalbeschaffung oder Ausbildung
- Strategisches HRIS: Für die Personalplanung und -prognose
- Umfassendes HRIS: Kombiniert operative, taktische und strategische Instrumente
- Cloud-basiertes HRIS: Online gehostet und von überall zugänglich
Was sind die Funktionen eines Human Resource Information Systems?
HRIS unterstützt eine breite Palette von HR-Aktivitäten und hilft den HR-Abteilungen, effizienter zu arbeiten.
- Verwaltung der Mitarbeiterdaten und des beruflichen Werdegangs
- Bearbeitung der Gehaltsabrechnung und Verfolgung der Vergütung
- Verwaltung von Leistungen und Versicherungen
- Erleichterung von Rekrutierung und Onboarding
- Durchführung von Leistungsbewertungen
- Verwaltung von Schulungen und Zertifizierungen
Was sind die Bestandteile eines Personalinformationssystems?
Das HRIS besteht aus verschiedenen Modulen, die unterschiedliche HR-Funktionen abdecken.
- Datenbank für Mitarbeiterinformationen
- Gehaltsabrechnung und Vergütungsmanagement
- Erfassung von Urlaub und Anwesenheit
- Modul Leistungsverwaltung
- Leistungs- und Beurteilungsmanagement
- Rekrutierung und Bewerber-Tracking-System (ATS)
- Management von Ausbildung und Entwicklung
Was sind einige Beispiele für Human Resource Information System-Software?
Es gibt mehrere bekannte HRIS-Softwareoptionen, die von Unternehmen weltweit eingesetzt werden.
- Arbeitstag
- BambooHR
- SAP SuccessFactors
- Oracle HCM Wolke
- Zoho Menschen
- ADP Workforce Now
Was sind die Merkmale eines Human Resource Information Systems?
Die wichtigsten Merkmale machen HRIS zu einem wertvollen Instrument für die Personalarbeit.
- Benutzerfreundliche Schnittstelle für HR und Mitarbeiter
- Skalierbar für kleine bis große Organisationen
- Cloud-basierte oder Vor-Ort-Bereitstellungsoptionen
- Rollenbasierter Zugriff zum Schutz sensibler Daten
- Integration mit HR-Tools von Drittanbietern
Wie unterstützt die HRIS-Software sowohl die Mitarbeiter als auch die Personalabteilung?
Moderne HRIS-Plattformen dienen sowohl den HR-Teams als auch den Mitarbeitern, indem sie die Transparenz, den Zugang und die Erfahrung verbessern.
- Mitarbeiter können Profile aktualisieren und auf Gehaltsabrechnungen zugreifen
- HR kann das Onboarding und die Verfolgung der Compliance automatisieren
- Selbstbedienungsfunktionen verringern die Arbeitsbelastung der Personalabteilung
- Daten in Echtzeit helfen der Personalabteilung, schneller Entscheidungen zu treffen
- Kommunikationsinstrumente halten beide Seiten im Gleichgewicht
