Glossar Begriffe

Glossar der Begriffe des Personalmanagements und der Sozialleistungen für Arbeitnehmer

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Intranet Gestaltung

Ein gut gestaltetes Intranet verbessert die interne Kommunikation, erleichtert den Zugang zu Ressourcen und stärkt die Unternehmenskultur.

Für Mitarbeiter und HR-Teams geht ein durchdachtes Intranet-Design über die Ästhetik hinaus - es muss funktional, benutzerfreundlich und auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein. Dieses Glossar beantwortet die häufigsten Fragen rund um die Gestaltung eines Intranets und stützt sich dabei auf bewährte Verfahren und reale Beispiele.

Was ist Intranetdesign?

Intranet-Design bezieht sich auf die Struktur, das Layout und das visuelle Erscheinungsbild der internen Kommunikationsplattform eines Unternehmens. Es umfasst die Organisation von Inhalten, Navigation, Branding und interaktiven Elementen in einer Weise, die es den Mitarbeitern erleichtert, Informationen zu finden, zusammenzuarbeiten und sich zu engagieren.

Ein gutes Intranetdesign ist sowohl optisch ansprechend als auch praktisch und bietet schnellen Zugriff auf Tools wie Unternehmensmitteilungen, Personalressourcen, Teamverzeichnisse und Dokumentenbibliotheken.

Was sind die Schlüsselkomponenten eines effektiven Intranetdesigns?

Ein effektives Intranet-Design bietet ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Funktionalität, Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit. Es sollte es den Mitarbeitern leicht machen, auf Ressourcen zuzugreifen, mit Teams zusammenzuarbeiten und auf dem Laufenden zu bleiben, ohne sich überfordert zu fühlen. Ein gut strukturiertes Intranet ist intuitiv, konsistent und auf die Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten.

Benutzerfreundliche Navigation: Übersichtliche Menüs, Suchfunktionen und intuitive Layouts helfen den Nutzern, schnell das zu finden, was sie brauchen.
Personalisierte Dashboards: Auf rollenbasierten Homepages werden relevante Tools, Dokumente und Updates je nach Abteilung oder Standort des Benutzers angezeigt.
Organisation des Inhalts: Die Informationen sollten logisch in Abschnitte wie HR, IT, Unternehmensnachrichten, Richtlinien und Formulare gegliedert sein.
Mobile Reaktionsfähigkeit: Das Design sollte nahtlos auf allen Geräten funktionieren, um Hybrid- oder Frontline-Mitarbeiter zu unterstützen.
Integrierte Tools: Funktionen wie Kalender, Chat, Aufgabenmanager und gemeinsame Nutzung von Dokumenten erhöhen die tägliche Nutzung.
Konsistentes Branding: Das Intranet sollte die Identität Ihres Unternehmens in Form von Bildern, Ton und Benutzerfreundlichkeit widerspiegeln.
Feedback und Analysen: Integrierte Umfragen oder die Verfolgung der Nutzung helfen dabei, die Plattform auf der Grundlage echter Mitarbeitereingaben zu verbessern.

Warum ist das Intranet-Design wichtig?

Ein durchdachtes Intranet-Design verbessert die Benutzerfreundlichkeit und fördert das Engagement der Mitarbeiter. Ein schlecht gestaltetes Intranet kann zu Verwirrung und geringerer Nutzung führen.

Förderung der regelmäßigen Interaktion der Mitarbeiter mit internen Tools
Verbessert die Auffindbarkeit von Informationen und die Navigation
Stärkung der internen Kommunikation und Kultur
Unterstützt die Personalabteilung bei der Bereitstellung wichtiger Updates und Ressourcen
Reduziert den Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten und Tools

Wer ist für die Gestaltung eines Intranets verantwortlich?

Die Gestaltung eines Intranets ist in der Regel ein Gemeinschaftsprojekt, an dem mehrere Teams beteiligt sind. Während sich die IT-Abteilung um die technische Seite kümmert, sind die Personalabteilung und die Kommunikationsabteilung oft federführend bei der Gestaltung der Inhalte und der Benutzerfreundlichkeit.

Die Personalabteilung definiert die Bedürfnisse und Richtlinien der Mitarbeiter
Interne Kommunikation stellt sicher, dass die Botschaften klar und einheitlich sind
IT verwaltet Backend-Funktionalität und Sicherheit
Designer oder UX-Experten konzentrieren sich auf Layout und Benutzerfreundlichkeit
Abteilungsleiter liefern rollenspezifischen Input

Wo wird das Intranet-Design am Arbeitsplatz eingesetzt?

Das Intranet-Design berührt jeden Teil der Mitarbeitererfahrung. Es wird auf Homepages, Dashboards, Abteilungsseiten, HR-Portalen und mehr angewendet.

Home-Dashboard mit wichtigen Tools und Quicklinks
HR-Portal für Richtlinien, Leistungen und Dokumente
Abschnitt mit Unternehmensnachrichten für Aktualisierungen und Veranstaltungen
Teamseiten zur Verwaltung der Zusammenarbeit und gemeinsamen Nutzung
Such- und Navigationsdesign für einen schnelleren Zugriff auf Inhalte

Wann sollte ein Unternehmen in Intranet-Design investieren?

Unternehmen sollten ihr Intranetdesign überdenken, wenn sie skalieren, umstrukturieren oder mit einer geringen Mitarbeiterbeteiligung an internen Plattformen konfrontiert sind.

Bei digitaler Transformation oder technischen Upgrades
Nach Fusionen oder größeren Organisationsänderungen
Bei der Einführung von Tele-/Hybridarbeitsmodellen
Wenn Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, Informationen zu finden oder Werkzeuge zu benutzen
Unterstützung des Onboarding und der teamübergreifenden Zusammenarbeit

Umfragen zum Puls der Mitarbeiter:

Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).

Treffen unter vier Augen:

Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.

eNPS:

Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.

Anhand der Antworten können die Arbeitnehmer in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

Projektträger
Mitarbeiter, die positiv geantwortet oder zugestimmt haben.
Kritiker
Mitarbeiter, die sich negativ geäußert haben oder nicht einverstanden waren.
Passive
Mitarbeiter, die sich bei ihren Antworten neutral verhalten haben.

Wie gestaltet man ein Intranet, das für Mitarbeiter und HR funktioniert?

Ein erfolgreiches Intranet zu entwerfen bedeutet, die Bedürfnisse der Nutzer zu verstehen und sie zu berücksichtigen. Es sollte benutzerfreundlich, visuell konsistent und inhaltlich reichhaltig sein.

Beginnen Sie mit Nutzerforschung - fragen Sie Mitarbeiter und HR-Teams, was sie brauchen
Intuitive Navigation und klare Inhaltshierarchie haben Vorrang
Verwendung von Branding-Elementen zur Darstellung der Unternehmensidentität
Sicherstellung der Reaktionsfähigkeit und Zugänglichkeit von Mobiltelefonen
Organisation von HR-Ressourcen, Formularen und Tools an einem Ort
Feedback-Schleifen und Nutzungsanalysen einbeziehen
Gestaltung rollenbasierter Dashboards für personalisierte Erlebnisse
Leistungsstarke Such- und Tagging-Funktionen für schnellen Zugriff

Welche Arten der Intranetgestaltung gibt es?

Je nach Struktur, Größe und Bedarf der Mitarbeiter benötigen verschiedene Organisationen unterschiedliche Intranet-Designs. Aufgabenbasierte Intranets konzentrieren sich auf die Produktivität, indem sie Tools und Dienste in den Vordergrund stellen, die den Mitarbeitern helfen, ihre täglichen Aufgaben zu erledigen.

Soziale Intranets legen den Schwerpunkt auf Zusammenarbeit, Mitarbeiteranerkennung und Kommunikation durch Funktionen wie Newsfeeds, Chats und Veranstaltungen.

Informationsbasierte Intranets sind eher wie Ressourcendrehscheiben aufgebaut und bieten schnellen Zugriff auf Unternehmensrichtlinien, HR-Dokumente und Anleitungen. Einige Unternehmen nutzen auch personalisierte Intranets, bei denen die Homepage und die Tools je nach Funktion oder Abteilung angepasst werden.

Welche Beispiele für die Gestaltung von Intranets gibt es?

Ein gutes Intranetdesign ist sauber, konsistent und auf die Arbeitsabläufe der Benutzer abgestimmt. Hier sind ein paar herausragende Designelemente, die man häufig sieht:

Eine zentrale Homepage mit Unternehmensnachrichten, HR-Updates und schnellen Links
Suchleisten und gefilterte Navigation zur Reduzierung der Unübersichtlichkeit
Layouts im Kartenformat für Teamverzeichnisse und Ressourcenlisten
Integration mit Kalendern, Gehaltsabrechnungen und Aufgabenmanagement-Tools
Persönliche Dashboards mit aktuellen Aktivitäten, Geburtstagen oder Aufgaben

Was sind die besten Praktiken für die Gestaltung von Intranets?

Um ein effektives Intranet zu erstellen, sollten die Teams bewährte Verfahren anwenden, die die Funktionalität und die Benutzerzufriedenheit verbessern.

Mobiles Design, um den Zugang auf allen Geräten zu gewährleisten
Halten Sie den Inhalt aktuell, prägnant und relevant
Verwenden Sie klare CTAs und visuelle Darstellungen, um den Benutzerfluss zu steuern.
Personalisierung von Inhalten basierend auf Rollen oder Abteilungen
Onboarding-Inhalte für neue Mitarbeiter einbeziehen
Beibehaltung eines einheitlichen Erscheinungsbildes auf allen Seiten
Durchführung von Usability-Tests mit Mitarbeitern vor der Einführung

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