Intranet Perusahaan

Intranet perusahaan adalah ruang kerja digital pribadi dan aman yang menghubungkan karyawan, memusatkan sumber daya, dan merampingkan komunikasi di seluruh organisasi. Glosarium ini menjelaskan apa itu intranet perusahaan, bagaimana cara kerjanya, fitur-fitur utama, manfaat, dan praktik terbaik untuk membantu perusahaan membangun tenaga kerja yang lebih terhubung dan produktif.

‍

Apa yang dimaksud dengan intranet perusahaan?

Intranet perusahaan adalah jaringan internal pribadi yang digunakan oleh organisasi untuk berbagi informasi, berkolaborasi, dan merampingkan komunikasi di antara para karyawan. Intranet berfungsi sebagai platform terpusat di mana tim dapat mengakses dokumen, berita perusahaan, alat bantu, dan sumber daya dengan aman.

Intranet membantu meningkatkan produktivitas, mendukung berbagi pengetahuan, dan mendorong tempat kerja yang terhubung-terutama dalam tim besar atau tim jarak jauh.

Mengapa intranet perusahaan penting?

Intranet perusahaan meningkatkan produktivitas, merampingkan alur kerja, dan mendorong budaya organisasi yang kuat dengan menjaga agar semua orang tetap terinformasi dan terhubung.
Intranet memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari informasi.

Mendukung kolaborasi dan keterlibatan karyawan
Menyediakan akses mudah ke alat dan data penting
Memperkuat komunikasi internal
Meningkatkan manajemen pengetahuan

Apa saja fitur-fitur utama yang menentukan intranet perusahaan terbaik?

CMS yang mudah digunakan: Memungkinkan pembuatan, pengeditan, dan pengaturan konten yang mudah.
Pencarian yang kuat: Membantu karyawan menemukan dokumen, alat, atau kontak dengan cepat.
Sistem Masuk Tunggal (SSO): Memungkinkan akses satu klik yang aman ke beberapa alat.
Alat kolaborasi: Termasuk obrolan, forum, berbagi file, dan berita perusahaan.
Akses seluler: Berfungsi dengan lancar pada smartphone dan tablet untuk penggunaan jarak jauh.
Keamanan yang kuat: Menawarkan enkripsi data, kontrol akses, dan autentikasi pengguna.
Integrasi pihak ketiga: Terhubung dengan aplikasi SDM, komunikasi, dan produktivitas.
Analisis & laporan: Melacak penggunaan dan keterlibatan untuk mengoptimalkan kinerja.
Profil & komunitas pengguna: Mendukung jaringan tim dan berbagi pengetahuan.‍
Orientasi & pelatihan: Membantu karyawan baru untuk lebih cepat beradaptasi.

Kapan perusahaan harus menggunakan intranet perusahaan?

Intranet perusahaan menjadi sangat penting ketika tim berkembang atau beroperasi dari jarak jauh. Ini sangat berguna terutama saat proses orientasi, pembaruan kebijakan, pengumuman perusahaan, dan kolaborasi proyek.

Selama pertumbuhan organisasi yang cepat
Saat mengelola tim hibrida atau tim jarak jauh
Untuk kampanye internal, pengakuan, atau pelatihan
Untuk memusatkan akses ke sumber daya bersama

Di mana intranet perusahaan digunakan?

Intranet perusahaan digunakan di berbagai industri-teknologi, perawatan kesehatan, pendidikan, ritel, keuangan-untuk mengelola operasi internal, keterlibatan karyawan, dan kepatuhan.

Di kantor, pabrik, dan tim jarak jauh yang terdistribusi
Lintas departemen untuk SDM, TI, keuangan, dan kepemimpinan
Sebagai bagian dari ekosistem tempat kerja digital yang lebih luas

Siapa yang menggunakan intranet perusahaan?

Karyawan di semua tingkatan-dari karyawan magang hingga eksekutif-menggunakan intranet perusahaan untuk mendapatkan informasi, mengakses alat bantu, dan terhubung dengan rekan kerja.

Tim SDM untuk kebijakan dan orientasi
Manajer untuk berbagi tujuan, pembaruan, dan umpan balik
Karyawan untuk berita, direktori, formulir, dan pengakuan
Tim TI untuk sistem tiket atau dukungan teknis

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat dikirim secara berkala untuk mengetahui pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Survei ini dapat diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan pertemuan berkala selama satu jam untuk mengobrol secara informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (skor Net Promoter karyawan) adalah salah satu cara yang paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan tentang perusahaan Anda. Ini mencakup satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS antara lain: Seberapa besar kemungkinan Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menjawab survei eNPS dengan skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' merekomendasikan perusahaan dan 1 menunjukkan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' merekomendasikannya.

Berdasarkan jawaban yang diberikan, karyawan dapat ditempatkan dalam tiga kategori yang berbeda:

Promotor
Karyawan yang memberikan tanggapan positif atau setuju.
Pengkritik
Karyawan yang bereaksi negatif atau tidak setuju.
Pasif
Karyawan yang bersikap netral dalam memberikan tanggapan.

Apa saja praktik terbaik untuk mendesain intranet perusahaan?

Merancang intranet perusahaan membutuhkan perencanaan yang matang untuk memastikannya memenuhi kebutuhan karyawan dan meningkatkan komunikasi dan kolaborasi. Intranet yang terstruktur dengan baik berfungsi sebagai pusat pusat untuk berbagi informasi, koordinasi tim, dan penyelarasan budaya.

Memprioritaskan kebutuhan pengguna: Lakukan penelitian karyawan untuk mengidentifikasi titik-titik masalah dan desain fitur yang meningkatkan navigasi dan aksesibilitas.
Jaga agar antarmuka tetap sederhana: Tata letak yang bersih dan bebas dari kekacauan, membantu pengguna menemukan informasi dengan cepat.
Gunakan pelabelan yang jelas dan konsisten: Label yang sederhana memudahkan pengguna untuk menavigasi bagian yang berbeda.
Mengaktifkan fungsionalitas pencarian yang kuat: Bilah pencarian yang kuat membantu karyawan menemukan sumber daya dengan cepat.
Memastikan daya tanggap seluler: Rancang intranet untuk bekerja dengan lancar di perangkat seluler.
Mendorong kolaborasi: Sertakan alat bantu seperti obrolan, forum, dan dokumen bersama.
Mempersonalisasi konten: Sesuaikan dasbor dan konten dengan peran dan departemen.
Melacak analitik dan umpan balik: Pantau penggunaan dan kumpulkan umpan balik untuk perbaikan yang berkelanjutan.
Menerapkan keamanan yang kuat: Gunakan enkripsi, kontrol akses, dan patuhi peraturan data.
Rencanakan untuk skalabilitas: Rancang sistem yang dapat berkembang seiring dengan pertumbuhan organisasi.

Bagaimana cara kerja intranet perusahaan?

Dibangun menggunakan perangkat lunak intranet perusahaan, platform ini menawarkan dasbor yang bisa disesuaikan, sistem manajemen konten (CMS), alat komunikasi, dan integrasi dengan aplikasi seperti HRMS, Slack, atau Zoom.

Contohnya termasuk Empuls, Happeo, Unily, Simpplr, dan SharePoint.
Intranet perusahaan terbaik menawarkan akses seluler, SSO, pencarian yang kuat, dan analitik
Beberapa solusi sudah jadi, sementara yang lain memungkinkan desain dan branding khusus

Apa saja tantangan dalam mengimplementasikan intranet perusahaan?

Organisasi mungkin menghadapi beberapa tantangan saat meluncurkan intranet baru. Masalah-masalah ini dapat memengaruhi kegunaan, adopsi, dan kesuksesan jangka panjang.

Akomodasi: Memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang beragam, jarak jauh, dan global bisa jadi sulit.
Keterlibatan: Jika platform tidak bermanfaat atau tidak dapat diakses, karyawan mungkin tidak akan menggunakannya.
Keamanan: Data sensitif harus dilindungi dengan menggunakan protokol keamanan yang tepat.
Manajemen konten: Konten yang sudah usang atau tidak terorganisir dengan baik dapat mengurangi efektivitas.
Pengalaman pengguna (UX): Tata letak yang membingungkan menyebabkan frustrasi dan penggunaan yang rendah.
Keahlian teknis: Tidak semua perusahaan memiliki sumber daya atau staf TI untuk mengelola intranet.

Metrik apa yang harus Anda lacak untuk mengukur keberhasilan intranet perusahaan?

Untuk mengevaluasi efektivitas intranet, organisasi harus mengukur keterlibatan pengguna, kepuasan, dan efisiensi tugas.

Keterlibatan pengguna: Lacak seberapa sering dan berapa lama karyawan menggunakan intranet.
Konsumsi konten: Menganalisis jenis konten (video, artikel) yang paling banyak diakses.
Penyelesaian tugas: Mengevaluasi seberapa mudah pengguna dapat menyelesaikan tindakan umum.
Data login dan waktu penggunaan: Mengukur frekuensi dan durasi sesi.
Kepuasan karyawan: Gunakan survei untuk mengumpulkan umpan balik.
Interaksi sosial: Pantau suka, komentar, dan partisipasi forum.
Penggunaan seluler: Memeriksa kinerja dan kecepatan akses dari perangkat seluler.‍
Mekanisme umpan balik: Mengumpulkan saran dan ide perbaikan dari pengguna.

Bagaimana intranet perusahaan dapat mendukung komunikasi yang efektif di antara para karyawan?

Intranet perusahaan meningkatkan komunikasi dengan menawarkan saluran yang terpusat, mudah diakses, dan menarik untuk pertukaran informasi.

Pusat informasi terpusat: Memastikan akses yang konsisten ke pembaruan dan dokumen perusahaan.
Direktori karyawan: Membantu karyawan terhubung di seluruh departemen dan lokasi.
Berita dan pengumuman: Berikan informasi kepada staf mengenai acara atau perubahan di seluruh perusahaan.
Fitur sosial: Mendorong pembangunan komunitas melalui profil, komentar, dan pengakuan.
Alat bantu umpan balik: Memungkinkan staf untuk berbagi pendapat melalui survei dan jajak pendapat.
Aksesibilitas seluler: Memastikan komunikasi dapat dilakukan dari mana saja.
Integrasi alat: Terhubung dengan platform email, perpesanan, dan kalender untuk alur kerja yang lancar.‍
Kontribusi karyawan: Dorong anggota tim untuk berbagi cerita, blog, atau pencapaian.