Portal Intranet Perusahaan

Portal intranet perusahaan telah menjadi alat yang penting bagi organisasi untuk merampingkan komunikasi, meningkatkan kolaborasi, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Hanya 13% karyawan yang menggunakan intranet perusahaan mereka setiap hari. Hal ini menunjukkan bahwa banyak intranet perusahaan yang kurang dimanfaatkan dan gagal melibatkan karyawan.

Portal intranet perusahaan berfungsi sebagai platform terpusat di mana karyawan dapat mengakses informasi penting, berbagi file, dan berinteraksi dengan kolega mereka dengan mudah.

Dalam blog ini, mari kita pelajari beberapa contoh intranet perusahaan, fitur-fiturnya, perbedaannya dengan intranet tradisional, dan praktik terbaik intranet perusahaan.

Apa yang dimaksud dengan portal intranet perusahaan?

Portal intranet perusahaan adalah platform berbasis web internal yang bersifat pribadi dan dirancang khusus untuk karyawan suatu organisasi. Portal ini berfungsi sebagai pusat terpusat untuk mengakses berbagai sumber daya, alat bantu, dan informasi yang diperlukan untuk operasi harian dan komunikasi di dalam perusahaan.

Apa saja fitur-fitur portal intranet perusahaan modern?

Portal intranet perusahaan modern lebih dari sekadar halaman statis-ini adalah platform dinamis yang dirancang untuk meningkatkan komunikasi, produktivitas, dan keterlibatan karyawan. Fitur-fitur utamanya meliputi:

Dasbor yang dipersonalisasi: Tampilan yang disesuaikan berdasarkan peran, departemen, atau lokasi karyawan.
Alat komunikasi internal: Berita, peringatan, pengumuman, dan pesan kepemimpinan perusahaan di satu tempat.
Manajemen dokumen: Penyimpanan terpusat untuk kebijakan, templat, dan sumber daya pengetahuan dengan fungsionalitas pencarian yang mudah.
Alat Kolaborasi: Ruang kerja bersama, penyuntingan bersama, papan tugas, dan integrasi obrolan untuk proyek tim.
Direktori karyawan: Profil yang dapat dicari dengan jabatan, info kontak, dan keahlian untuk meningkatkan visibilitas lintas tim.
Akses seluler: Desain responsif atau aplikasi khusus yang mendukung karyawan jarak jauh dan karyawan tanpa meja.
Pengakuan dan keterlibatan: Shout-out, pengakuan dari teman sebaya, dan fitur sosial seperti jajak pendapat, komentar, dan pemberitahuan ulang tahun.
Layanan mandiri SDM: Akses cepat ke penggajian, tunjangan, orientasi, manajemen cuti, dan kebijakan SDM.
Pencarian dan navigasi: Tata letak yang intuitif dan pencarian yang cerdas untuk mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari informasi.
Kontrol keamanan dan akses: Akses berbasis peran dan tindakan perlindungan data untuk mengamankan konten sensitif.
Alat analisis dan umpan balik: Wawasan tentang kinerja konten dan pola penggunaan karyawan untuk mendorong peningkatan.

Intranet yang dirancang dengan baik memadukan fungsi dan pengalaman-memudahkan karyawan untuk tetap terhubung, terinformasi, dan produktif.

‍

Apa saja contoh halaman intranet perusahaan?

Halaman-halaman ini membantu membuat intranet Anda lebih fungsional dan menarik:

Beranda: Menyoroti berita, tautan, dan pembaruan.
Papan status: Gunakan visual (seperti indikator RAG) untuk pembaruan waktu nyata.
Umpan sosial: Mengintegrasikan aktivitas karyawan atau merek.
Dinding pengakuan: Menampilkan pujian atau penghargaan dari rekan kerja.
Perpustakaan sumber daya: Akses dokumen terpusat berdasarkan departemen atau topik.
Forum diskusi: Memungkinkan kolaborasi dan ide tim.
Dasbor pribadi: Tampilan yang disesuaikan dengan tugas, acara, atau berita.
Tata letak yang dioptimalkan untuk seluler: Bekerja dengan lancar di seluruh perangkat.

Bagaimana intranet perusahaan cocok di tempat kerja?

Intranet perusahaan berperan sebagai pusat digital untuk komunikasi internal, kolaborasi, dan berbagi pengetahuan. Intranet membawa fungsi-fungsi utama di tempat kerja ke dalam satu ruang pusat.

Komunikasi yang disederhanakan: Menggantikan alat bantu yang tersebar dengan ruang terpusat untuk pengumuman, pembaruan, pesan, dan panggilan video.
Kolaborasi tim: Mendukung papan proyek, penyuntingan bersama, dan direktori untuk menghubungkan tim dan mengelola tugas secara efektif.
Manajemen pengetahuan: Menampung kebijakan, SOP, dan wiki. Alat pencarian yang mudah membantu karyawan menemukan apa yang mereka butuhkan dengan cepat.
Keterlibatan karyawan: Mengakui pencapaian, menjalankan jajak pendapat, dan mendorong partisipasi, meningkatkan moral dan budaya.
Peningkatan produktivitas: Mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari informasi, sehingga menghasilkan keputusan yang lebih cepat dan alur kerja yang lebih lancar.
Akses yang ramah seluler: Karyawan dapat menggunakan intranet di mana saja, kapan saja, dari perangkat apa saja.

Cara membuat situs web internal untuk karyawan

Membuat intranet melibatkan perencanaan, memilih alat yang tepat, dan mendukung karyawan selama proses berlangsung.

Tentukan tujuan dan sasaran: Selaraskan dengan tujuan komunikasi, kolaborasi, dan keterlibatan.
Pilih platform: Pilihannya meliputi Google Sites, SharePoint, atau alat khusus intranet.
Siapkan hosting: Hosting yang aman dan domain khusus memastikan akses yang terkendali.
Rancang dan sesuaikan: Mencerminkan identitas merek dengan navigasi dan visual yang ramah pengguna.
Memastikan keamanan: Tetapkan kontrol akses dan perbarui protokol secara teratur.
Melatih dan mengumpulkan umpan balik: Tawarkan tutorial dan sesuaikan berdasarkan masukan dari pengguna.
Luncurkan dan promosikan: Dorong adopsi dengan promosi internal dan pembaruan konten secara berkala.

Cara membuat desain situs intranet yang baik

Desain intranet yang efektif berfokus pada pengalaman pengguna dan kejelasan konten.

Kenali pengguna Anda: Rancanglah sesuai dengan kebutuhan karyawan dan kasus penggunaan.
Memprioritaskan UX: Jaga agar navigasi tetap bersih, intuitif, dan ramah seluler.
Buat beranda yang menarik: Gunakan visual dan tata letak terbaik untuk akses cepat ke hal-hal penting.
Aktifkan personalisasi: Memungkinkan pengguna menyesuaikan tautan dan dasbor.
Atur konten dengan jelas: Rencanakan peta situs dan kategorikan konten secara logis.
Mengaktifkan pencarian cerdas: Jadikan dokumen dan sumber daya mudah dicari.
Mendukung interaksi: Tambahkan forum, jajak pendapat, atau shout-out untuk membangun koneksi.
Uji coba dan tingkatkan: Uji coba dengan pengguna, kumpulkan umpan balik, dan lakukan pengulangan.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat dikirim secara berkala untuk mengetahui pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Survei ini dapat diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan pertemuan berkala selama satu jam untuk mengobrol secara informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (skor Net Promoter karyawan) adalah salah satu cara yang paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan tentang perusahaan Anda. Ini mencakup satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS antara lain: Seberapa besar kemungkinan Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menjawab survei eNPS dengan skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' merekomendasikan perusahaan dan 1 menunjukkan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' merekomendasikannya.

Berdasarkan jawaban yang diberikan, karyawan dapat ditempatkan dalam tiga kategori yang berbeda:

Promotor
Karyawan yang memberikan tanggapan positif atau setuju.
Pengkritik
Karyawan yang bereaksi negatif atau tidak setuju.
Pasif
Karyawan yang bersikap netral dalam memberikan tanggapan.

Bagaimana cara memilih solusi intranet perusahaan yang tepat?

Memilih intranet yang tepat berdampak pada komunikasi, adopsi, dan ROI.

Menilai kebutuhan dan tujuan: Selaraskan dengan titik-titik masalah seperti komunikasi yang terfragmentasi atau akses dokumen yang buruk.
Evaluasi UX: Carilah desain yang bersih, dasbor berbasis peran, dan kebutuhan pelatihan yang rendah.
Periksa integrasi: Pastikan terhubung dengan alat bantu seperti Google Workspace atau Microsoft 365.
Memprioritaskan alat komunikasi: Cari umpan berita, peringatan, dan pesan berbasis peran.
Memastikan keamanan: Memerlukan enkripsi, akses berbasis peran, dan kepatuhan.
Pilih opsi yang dapat diskalakan: Pilih alat yang dapat berkembang dan beradaptasi dengan bisnis Anda.