Istilah Daftar Istilah

Daftar Istilah Manajemen Sumber Daya Manusia dan Manfaat Karyawan

Daftar isi

Komunikasi Informal

Komunikasi informal di tempat kerja mencakup pertukaran ide, informasi, dan pesan secara instan di antara rekan kerja. Komunikasi informal merupakan bagian alami dan esensial dari setiap organisasi atau tempat kerja, karena membantu memperkuat kebersamaan, hubungan sosial, dan rasa memiliki.

Apa itu komunikasi informal?

Komunikasi informal adalah komunikasi santai antara rekan kerja. Komunikasi ini melengkapi komunikasi formal dan memperkuat hubungan kerja di seluruh organisasi, serta mendorong dialog terbuka, berbagi wawasan, dan pembentukan hubungan yang kuat.

Apa saja cara-cara melakukan komunikasi informal?

Beberapa cara komunikasi informal dapat terjadi di tempat kerja adalah sebagai berikut:

Percakapan santai: Pembicaraan informal terjadi selama istirahat, sebelum dan setelah rapat, atau saat berpindah antara tugas-tugas, karena percakapan spontan ini memungkinkan anggota tim untuk berkomunikasi secara pribadi dan membahas masalah terkait pekerjaan.
Kegiatan pembentukan tim: Kegiatan dan acara pembentukan tim memberikan kesempatan bagi karyawan untuk berkomunikasi dalam lingkungan yang santai dan menyenangkan. Kegiatan ini dapat mencakup acara olahraga, sarapan bersama, outing tim, atau aktivitas lainnya, yang semuanya mendorong komunikasi terbuka dan memperkuat ikatan tim.
Ruang kerja kolaboratif: Tata letak kantor terbuka dan ruang kerja kolaboratif memfasilitasi interaksi spontan dan komunikasi informal antar rekan kerja. Lingkungan ini memudahkan komunikasi yang mudah diakses dan kolaborasi ide tanpa perlu mengadakan pertemuan formal.
Acara sosial: Acara sosial dan pertemuan yang diselenggarakan oleh perusahaan memberikan kesempatan bagi karyawan untuk menjalin hubungan secara pribadi dan memperkuat hubungan di luar interaksi yang berkaitan dengan pekerjaan.
Pertemuan informal: Pertemuan informal dapat terjadi secara spontan atau dijadwalkan tanpa agenda yang ketat atau struktur formal. Pertemuan ini menyediakan lingkungan yang lebih santai untuk brainstorming, pemecahan masalah, dan berbagi pembaruan di antara anggota tim.
Pembimbingan dan dukungan sesama rekan kerja: Hubungan pembimbingan dan dukungan sesama rekan kerja yang informal memungkinkan karyawan untuk mencari bimbingan, saran, dan umpan balik dari rekan kerja yang lebih berpengalaman.

Apa saja jenis-jenis komunikasi informal?

Berbagai jenis komunikasi informal adalah sebagai berikut:

Satu untai: Dalam pola komunikasi satu untai, informasi diteruskan dari satu orang ke orang lain dalam urutan linier, mirip dengan rantai, karena pendekatan langsung ini memastikan bahwa pengetahuan diteruskan secara konsisten sepanjang rantai yang melibatkan satu orang.
Rantai probabilitas: Dalam pola komunikasi rantai probabilitas, informasi disampaikan dari satu orang ke orang lain berdasarkan kemungkinan orang tersebut tertarik, dan pendekatan ini mengoptimalkan relevansi informasi yang dibagikan di antara individu.
Rantai gosip: Rantai gosip melibatkan penyebaran informasi secara tidak linier dari satu orang ke orang lain, seringkali melalui gosip atau rumor. Pola ini dapat menyebabkan penyebaran data yang cepat, namun juga berpotensi menyebabkan distorsi pesan asli.
Rantai kluster: Rantai kluster terjadi ketika informasi beredar di dalam kelompok individu yang saling terhubung erat, seperti tim atau departemen tertentu. Pola komunikasi ini memfasilitasi pertukaran informasi yang efisien dan pembentukan hubungan di dalam kelompok, namun juga dapat menyebabkan keterbatasan paparan informasi dan pola pikir kelompok.

Apa saja kelebihan dan kekurangan komunikasi informal?

Keuntungan komunikasi informal:

Komunikasi cepat dan efektif: Metode komunikasi informal, seperti pesan instan, memudahkan pertukaran informasi secara cepat, sehingga memudahkan karyawan untuk meminta klarifikasi, berbagi pembaruan, dan berkolaborasi secara real-time.
Peningkatan keterlibatan karyawan: Keterlibatan karyawan yang lebih baik memungkinkan karyawan merasa lebih nyaman saat berkomunikasi secara informal, yang pada gilirannya meningkatkan kepuasan kerja dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik.
Keluwesan dan fleksibilitas: Saluran komunikasi informal bersifat fleksibel dan dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan individu yang terlibat, sehingga memudahkan penyesuaian gaya komunikasi sesuai dengan konteks dan hubungan yang ada.
Dialog terbuka: Komunikasi informal mendorong diskusi terbuka dan percakapan yang lancar, memungkinkan karyawan untuk berbagi ide, umpan balik, dan kekhawatiran.

Kekurangan komunikasi informal:

Potensi kesalahpahaman: Komunikasi informal dapat kurang jelas dan tidak terstruktur seperti saluran formal, yang dapat menyebabkan kesalahpahaman, penafsiran yang salah, dan penyebaran informasi yang tidak akurat.
Rumor dan gosip: Komunikasi informal, terutama rantai gosip, dapat menyebabkan rumor yang terpecah dan informasi yang tidak berdasar, yang berpotensi menimbulkan gangguan dan berdampak negatif pada moral.‍
Kurangnya pertanggungjawaban: Komunikasi informal mungkin tidak memaksa individu untuk bertanggung jawab atas informasi yang mereka bagikan, yang berpotensi menyebabkan praktik komunikasi yang tidak bertanggung jawab atau tidak dapat diandalkan.

Mengapa komunikasi informal penting dalam suatu organisasi?

Komunikasi informal sangat penting dalam suatu organisasi karena beberapa alasan:

Meningkatkan keterlibatan karyawan: Ketika karyawan merasa nyaman dalam berkomunikasi secara informal, mereka lebih cenderung untuk aktif berpartisipasi dalam diskusi, berbagi ide, dan berkontribusi terhadap tujuan organisasi.
Membangun semangat tim: Komunikasi informal mendorong karyawan untuk terhubung secara pribadi, membangun kepercayaan dan kebersamaan di dalam organisasi. Rasa kebersamaan ini menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan mendorong kerja sama tim.
Mendorong dialog terbuka: Komunikasi informal memungkinkan diskusi yang lebih terbuka dan jujur. Karyawan mungkin merasa kurang terikat oleh formalitas dan hierarki, sehingga lebih mudah untuk mengutarakan pikiran dan kekhawatiran mereka.
Dukung berbagi pengetahuan: Melalui komunikasi informal, karyawan dapat berbagi pengetahuan dan praktik terbaik satu sama lain. Pembelajaran informasi ini membantu dalam pengembangan profesional dan pemahaman organisasi secara keseluruhan.
Memperkuat hubungan dengan pimpinan: Komunikasi informal menjembatani kesenjangan antara karyawan dan pimpinan. Ketika pimpinan ikut serta dalam percakapan informal, hal ini menciptakan budaya kerja yang lebih ramah dan mudah didekati.‍
Meningkatkan semangat karyawan: Komunikasi informal memungkinkan karyawan untuk meningkatkan semangat, merayakan kesuksesan, mengakui prestasi, dan memberikan umpan balik positif satu sama lain. Hal ini meningkatkan kepercayaan diri dan menciptakan lingkungan kerja yang positif dan memotivasi.

Kapan komunikasi informal tidak pantas dilakukan di tempat kerja?

Pertanyaan ini membantu karyawan memahami batasan komunikasi informal—terutama terkait profesionalisme, kerahasiaan, dan etika kerja.

Bagaimana komunikasi informal memengaruhi produktivitas di tempat kerja?

Hal ini memberikan gambaran yang seimbang tentang bagaimana obrolan informal dapat meningkatkan kolaborasi, namun juga dapat mengganggu fokus pada tugas jika tidak dikelola dengan baik.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat dikirim secara berkala untuk mengetahui pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Survei ini dapat diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan pertemuan berkala selama satu jam untuk mengobrol secara informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (skor Net Promoter karyawan) adalah salah satu cara yang paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan tentang perusahaan Anda. Ini mencakup satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS antara lain: Seberapa besar kemungkinan Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menjawab survei eNPS dengan skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' merekomendasikan perusahaan dan 1 menunjukkan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' merekomendasikannya.

Berdasarkan jawaban yang diberikan, karyawan dapat ditempatkan dalam tiga kategori yang berbeda:

Promotor
Karyawan yang memberikan tanggapan positif atau setuju.
Pengkritik
Karyawan yang bereaksi negatif atau tidak setuju.
Pasif
Karyawan yang bersikap netral dalam memberikan tanggapan.

Bagaimana cara menggunakan komunikasi informal secara efektif?

Komunikasi informal dapat digunakan secara efektif dengan mengikuti strategi-strategi berikut:

Kenali dan hargai saluran informal: Akui pentingnya komunikasi informal dan perannya dalam membangun hubungan serta mendorong kolaborasi. Hindari mengabaikan pertukaran informal sebagai hal yang tidak relevan dan dorong penggunaannya saat sesuai.
Menjaga keseimbangan antara komunikasi formal dan informal: Meskipun komunikasi informal memiliki nilai, hal tersebut harus melengkapi komunikasi yang tepat. Pastikan bahwa informasi penting juga dibagikan melalui saluran komunikasi resmi untuk menjaga akurasi.
Gunakan teknologi dengan bijak: Manfaatkan teknologi untuk meningkatkan komunikasi informal. Platform pesan instan, alat kolaborasi, dan grup media sosial dapat memfasilitasi kerja yang cepat dan efisien di antara anggota tim.
Dorong interaksi tatap muka: Meskipun teknologi sangat berguna, dorong interaksi tatap muka sebanyak mungkin. Komunikasi tatap muka memungkinkan adanya isyarat non-verbal dan pembentukan hubungan.
Tetapkan harapan komunikasi yang jelas: Jelaskan batasan komunikasi informal dan berikan panduan tentang kapan sebaiknya menggunakan saluran informal dibandingkan dengan saluran formal.

Bagaimana cara manajer mendukung komunikasi informal yang sehat?

Manajer memainkan peran kunci dalam membentuk cara komunikasi informal dipersepsikan dan dipraktikkan di tempat kerja. Jika dilakukan dengan benar, hal ini membantu membangun kepercayaan, memperkuat semangat tim, dan meningkatkan kolaborasi. Berikut adalah beberapa cara manajer dapat mendukungnya secara efektif:

Membangun budaya terbuka: Dorong percakapan santai dan buat karyawan merasa nyaman untuk berbagi ide.
Berikan contoh: Ikuti percakapan informal untuk menunjukkan bahwa hal itu diterima dan dihargai.
Atur titik kontak informal: Rencanakan pertemuan informal, makan siang tim, atau obrolan kopi virtual.
Memperkuat ikatan tim: Dukung interaksi antar rekan melalui kegiatan kelompok atau ruang minat bersama.
Berikan ruang untuk spontanitas: Biarkan percakapan informal terjadi secara alami selama istirahat atau diskusi tim.
Berikan kesempatan yang sama: Pastikan karyawan yang bekerja dari jarak jauh dan di kantor terlibat secara setara dalam interaksi informal.
Mengelola gosip: Tangani rumor dengan cepat untuk menjaga kepercayaan dan kejelasan.
Gunakan umpan balik informal: Perhatikan isyarat informal untuk memahami suasana hati dan kekhawatiran tim.

Apakah komunikasi informal dapat menyebabkan konflik?

Meskipun komunikasi informal dapat membangun kepercayaan dan hubungan, hal ini dapat menimbulkan konflik jika tidak ditangani dengan hati-hati. Sifat santai dari interaksi ini dapat mengaburkan batas-batas, menyebabkan kesalahpahaman, atau menyebarkan informasi yang salah.

Berikut adalah beberapa cara konflik dapat timbul:

Kesalah pahaman tentang nada atau niat: Tanpa struktur formal, pesan dapat disalahartikan, terutama dalam teks atau obrolan.
Penyebaran rumor: Jaringan informal dapat secara tidak sengaja menjadi sumber gosip atau informasi yang belum terverifikasi.‍
Peng ucilan anggota tim: Ketika kelompok informal membentuk klan, anggota lain mungkin merasa terpinggirkan atau terisolasi.
Kurangnya pertanggungjawaban: Tanpa dokumentasi, lebih sulit untuk melacak siapa yang mengatakan apa, yang dapat menyebabkan perselisihan.
Melanggar batas profesional: Percakapan informal dapat menjadi terlalu pribadi, menyebabkan ketidaknyamanan atau ketegangan.

Untuk menghindari masalah semacam itu, penting untuk menjaga rasa hormat, kejelasan, dan inklusivitas—bahkan dalam percakapan santai. Beritahu saya jika Anda ingin tips tentang cara mengelola atau mencegah konflik semacam itu.

Pelajari bagaimana Empuls dapat membantu organisasi Anda