Istilah Daftar Istilah

Daftar Istilah Manajemen Sumber Daya Manusia dan Manfaat Karyawan

Daftar isi

Desain Intranet

Intranet yang dirancang dengan baik meningkatkan komunikasi internal, mempermudah akses ke sumber daya, dan memperkuat budaya perusahaan.

Bagi karyawan dan tim HR, desain intranet yang baik tidak hanya soal estetika—ia harus fungsional, ramah pengguna, dan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Kamus ini menjawab pertanyaan-pertanyaan umum seputar desain intranet, didukung oleh praktik terbaik dan contoh nyata.

Apa itu desain intranet?

Desain intranet merujuk pada struktur, tata letak, dan tampilan visual platform komunikasi internal suatu perusahaan. Hal ini mencakup pengorganisasian konten, navigasi, branding, dan elemen interaktif secara terstruktur agar karyawan dapat dengan mudah menemukan informasi, berkolaborasi, dan berinteraksi.

Desain intranet yang baik harus menarik secara visual dan praktis, memberikan akses cepat ke alat-alat seperti pengumuman perusahaan, sumber daya HR, direktori tim, dan perpustakaan dokumen.

Apa saja komponen utama dari desain intranet yang efektif?

Desain intranet yang efektif menyeimbangkan fungsionalitas, kesederhanaan, dan keterlibatan pengguna. Desain tersebut harus memudahkan karyawan untuk mengakses sumber daya, berkolaborasi dengan tim, dan tetap terinformasi tanpa merasa kewalahan. Intranet yang terstruktur dengan baik bersifat intuitif, konsisten, dan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.

Navigasi yang ramah pengguna: Menu yang jelas, fungsi pencarian, dan tata letak yang intuitif membantu pengguna menemukan apa yang mereka butuhkan dengan cepat.
Dashboard yang disesuaikan: Halaman beranda berdasarkan peran menampilkan alat, dokumen, dan pembaruan yang relevan berdasarkan departemen atau lokasi pengguna.
Organisasi konten: Informasi harus dikelompokkan secara logis ke dalam bagian-bagian seperti HR, IT, berita perusahaan, kebijakan, dan formulir.
Responsivitas mobile: Desain harus berfungsi dengan lancar di berbagai perangkat untuk mendukung karyawan hybrid atau di garis depan.
Alat terintegrasi: Fitur seperti kalender, obrolan, pengelola tugas, dan berbagi dokumen meningkatkan penggunaan harian.
Branding yang konsisten: Intranet harus mencerminkan identitas perusahaan Anda melalui visual, nada, dan pengalaman pengguna.
Umpan balik dan analitik: Survei bawaan atau pelacakan penggunaan membantu meningkatkan platform berdasarkan masukan nyata dari karyawan.

Mengapa desain intranet penting?

Desain intranet yang baik dapat meningkatkan pengalaman pengguna dan meningkatkan keterlibatan karyawan. Desain intranet yang buruk dapat menyebabkan kebingungan dan penurunan penggunaan.

Mendorong interaksi rutin antara karyawan dengan alat-alat internal.
Meningkatkan kemudahan menemukan informasi dan navigasi.
Memperkuat komunikasi internal dan budaya organisasi.
Membantu HR menyampaikan pembaruan penting dan sumber daya.
Mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen dan alat.

Siapa yang bertanggung jawab atas desain intranet?

Desain intranet umumnya merupakan upaya kolaboratif yang melibatkan beberapa tim. Sementara tim IT menangani aspek teknis, tim HR dan Komunikasi sering kali memimpin dalam hal konten dan desain pengalaman pengguna.

HR menentukan kebutuhan karyawan dan kebijakan.
Komunikasi Internal memastikan pesan yang disampaikan jelas dan konsisten.
IT mengelola fungsi backend dan keamanan.
Desainer atau ahli UX berfokus pada tata letak dan kegunaan.
Pimpinan departemen memberikan masukan yang spesifik sesuai dengan peran masing-masing.

Di mana desain intranet diterapkan di tempat kerja?

Desain intranet memengaruhi setiap aspek pengalaman karyawan. Desain ini diterapkan pada halaman utama, dasbor, halaman departemen, portal HR, dan lainnya.

Dashboard utama dengan alat-alat penting dan tautan cepat
Portal SDM untuk kebijakan, manfaat, dan dokumen
Bagian berita perusahaan untuk pembaruan dan acara
Halaman tim untuk mengelola kolaborasi dan berbagi
Desain pencarian dan navigasi untuk mengakses konten dengan lebih cepat

Kapan sebaiknya sebuah perusahaan berinvestasi dalam desain intranet?

Perusahaan sebaiknya meninjau ulang desain intranet mereka saat melakukan ekspansi, restrukturisasi, atau menghadapi rendahnya tingkat keterlibatan karyawan dengan platform internal.

Selama transformasi digital atau pembaruan teknologi
Setelah merger atau perubahan organisasi besar
Ketika memperkenalkan model kerja jarak jauh/hibrida
Jika karyawan kesulitan menemukan informasi atau menggunakan alat-alat.
Untuk mendukung proses onboarding dan kolaborasi antar tim

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat dikirim secara berkala untuk mengetahui pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Survei ini dapat diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan pertemuan berkala selama satu jam untuk mengobrol secara informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (skor Net Promoter karyawan) adalah salah satu cara yang paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan tentang perusahaan Anda. Ini mencakup satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS antara lain: Seberapa besar kemungkinan Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menjawab survei eNPS dengan skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' merekomendasikan perusahaan dan 1 menunjukkan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' merekomendasikannya.

Berdasarkan jawaban yang diberikan, karyawan dapat ditempatkan dalam tiga kategori yang berbeda:

Promotor
Karyawan yang memberikan tanggapan positif atau setuju.
Pengkritik
Karyawan yang bereaksi negatif atau tidak setuju.
Pasif
Karyawan yang bersikap netral dalam memberikan tanggapan.

Bagaimana cara merancang intranet yang efektif untuk karyawan dan departemen SDM?

Merancang intranet yang sukses berarti memahami kebutuhan pengguna dan membangunnya berdasarkan kebutuhan tersebut. Intranet tersebut harus mudah digunakan, konsisten secara visual, dan kaya akan konten.

Mulailah dengan riset pengguna—tanyakan kepada karyawan dan tim HR apa yang mereka butuhkan.
Prioritaskan navigasi yang intuitif dan hierarki konten yang jelas.
Gunakan elemen branding untuk mencerminkan identitas perusahaan.
Pastikan responsivitas dan aksesibilitas pada perangkat mobile.
Mengorganisir sumber daya manusia, formulir, dan alat dalam satu tempat
Menerapkan umpan balik dan analisis penggunaan
Desain dasbor berbasis peran untuk pengalaman yang dipersonalisasi
Sertakan fitur pencarian dan penandaan yang kuat untuk akses cepat.

Apa saja jenis-jenis desain intranet?

Organisasi yang berbeda memerlukan desain intranet yang berbeda-beda berdasarkan struktur, ukuran, dan kebutuhan tenaga kerja mereka. Intranet berbasis tugas berfokus pada produktivitas dengan memprioritaskan alat dan layanan yang membantu karyawan menyelesaikan tugas sehari-hari.

Intranet sosial memprioritaskan kolaborasi, pengakuan karyawan, dan komunikasi melalui fitur-fitur seperti umpan berita, obrolan, dan acara.

Intranet berbasis informasi dirancang lebih seperti pusat sumber daya, yang menyediakan akses cepat ke kebijakan perusahaan, dokumen HR, dan panduan praktis. Beberapa perusahaan juga menggunakan intranet yang dipersonalisasi, yang menyesuaikan halaman utama dan alat-alatnya berdasarkan peran pekerjaan atau departemen.

Apa saja contoh desain intranet?

Desain intranet yang baik harus bersih, konsisten, dan dirancang berdasarkan alur kerja pengguna. Berikut adalah beberapa elemen desain yang menonjol yang sering ditemui:

Halaman utama yang menampilkan berita perusahaan, pembaruan HR, dan tautan cepat.
Kotak pencarian dan navigasi yang difilter untuk mengurangi kekacauan
Tata letak bergaya kartu untuk direktori tim dan daftar sumber daya
Integrasi dengan kalender, penggajian, dan alat manajemen tugas
Dashboard pribadi yang menampilkan aktivitas terbaru, ulang tahun, atau tugas.

Apa saja praktik terbaik dalam desain intranet?

Untuk menciptakan intranet yang efektif, tim harus mengikuti praktik terbaik yang meningkatkan fungsionalitas dan kepuasan pengguna.

Desain dengan pendekatan mobile-first untuk memastikan akses di semua perangkat.
Pastikan konten tetap diperbarui, ringkas, dan relevan.
Gunakan CTA yang jelas dan visual untuk mengarahkan alur pengguna.
Sesuaikan konten berdasarkan peran atau departemen.
Sertakan materi onboarding untuk karyawan baru.
Pertahankan tampilan dan nuansa yang konsisten di semua halaman.
Lakukan uji kegunaan dengan karyawan sebelum peluncuran.

Pelajari bagaimana Empuls dapat membantu organisasi Anda