Perangkat Lunak Intranet

Perangkat lunak intranet adalah alat komunikasi dan kolaborasi internal yang bersifat pribadi dan digunakan oleh organisasi untuk menghubungkan karyawan, berbagi informasi, dan merampingkan alur kerja.

Baik Anda berada di bagian SDM, TI, atau bagian dari tim yang sedang berkembang, perangkat lunak intranet perusahaan bisa memusatkan pembaruan, meningkatkan keterlibatan, dan meningkatkan produktivitas.

Glosarium ini menjawab pertanyaan-pertanyaan penting untuk membantu Anda memahami, mengevaluasi, dan menerapkan solusi intranet terbaik untuk organisasi Anda.

Apa yang dimaksud dengan perangkat lunak intranet?

Perangkat lunak intranet adalah platform digital yang berfungsi sebagai jaringan internal terpusat untuk karyawan dalam sebuah organisasi. Perangkat lunak ini menyediakan ruang yang aman di mana anggota tim dapat mengakses dokumen, berita, alat bantu, direktori, dan saluran komunikasi.

Tidak seperti situs web publik, sistem intranet dibatasi untuk pengguna internal dan sering kali disesuaikan untuk mencerminkan struktur, merek, dan kebutuhan alur kerja perusahaan.

Ini adalah solusi modern untuk menghubungkan tim yang tersebar, meningkatkan kolaborasi, dan menyederhanakan komunikasi internal di seluruh departemen.

Mengapa perusahaan menggunakan perangkat lunak intranet?

Perusahaan menggunakan perangkat lunak intranet untuk menciptakan tempat kerja yang terhubung, terinformasi, dan produktif.

Hal ini membantu menyatukan tim dan mengurangi gesekan operasional di seluruh departemen.

Meningkatkan komunikasi internal dengan pembaruan dan pengumuman waktu nyata
Memusatkan akses ke sumber daya seperti dokumen, kebijakan, dan materi pelatihan
Mendorong keterlibatan karyawan dengan fitur sosial dan alat bantu umpan balik
Mengurangi kelebihan email dan meningkatkan visibilitas tugas di seluruh tim
Menyederhanakan proses orientasi dengan akses mudah ke pengetahuan organisasi
Memastikan kepatuhan melalui kontrol versi dokumen dan akses yang aman

Siapa yang harus menggunakan perangkat lunak intranet perusahaan?

Perangkat lunak intranet perusahaan bermanfaat untuk bisnis dari semua ukuran. Perangkat lunak ini sangat berguna bagi tim SDM, karyawan jarak jauh, kepala departemen, dan manajer operasi.

Karyawan menggunakannya untuk mengakses alat bantu dan pembaruan harian, tim SDM menggunakannya untuk mengelola kebijakan dan komunikasi, sementara pimpinan dapat menggunakannya untuk berbagi arahan strategis.

Bisnis kecil mendapatkan keuntungan dari struktur terpusat yang disediakannya tanpa memerlukan pengaturan TI yang besar.

Kapan waktu yang tepat untuk mengimplementasikan perangkat lunak intranet karyawan?

Waktu terbaik untuk mengimplementasikan perangkat lunak intranet karyawan adalah saat komunikasi internal menjadi terfragmentasi atau tidak efisien. Ini juga berguna selama masa-masa penskalaan, perluasan kerja jarak jauh, atau perubahan budaya.

Mengadopsinya di awal pertumbuhan perusahaan Anda dapat membantu mencegah berbagi dokumen yang tidak teratur dan praktik komunikasi yang tidak konsisten. Ketika jumlah karyawan bertambah, atau model hibrida meningkat, intranet menjadi sangat penting.

Di mana perangkat lunak intranet dihosting?

Perangkat lunak intranet modern bisa di-host di lokasi atau di cloud. Sebagian besar perusahaan sekarang memilih solusi berbasis cloud karena kemudahan akses, pembaruan keamanan, dan skalabilitas.

Intranet berbasis cloud dapat diakses dari mana saja, membuatnya ideal untuk tim jarak jauh. Intranet lokal menawarkan lebih banyak kontrol namun membutuhkan infrastruktur dan pemeliharaan TI.

Bagaimana perangkat lunak intranet SDM membantu mengelola operasi sumber daya manusia?

Perangkat lunak intranet SDM membantu merampingkan fungsi SDM internal dan meningkatkan pengalaman karyawan.

Sistem ini bertindak sebagai pusat kebijakan, formulir, dan komunikasi SDM.

Menyediakan akses mudah ke buku pegangan karyawan, info tunjangan, dan formulir SDM
Menawarkan alat bantu layanan mandiri untuk permintaan cuti, umpan balik, dan tinjauan kinerja
Memfasilitasi perekrutan internal dan pengumuman karyawan
Mempromosikan program keterlibatan yang dipimpin oleh SDM seperti survei dan acara
Mengurangi tugas-tugas manual melalui otomatisasi dan integrasi dengan alat bantu SDM
Memastikan komunikasi yang konsisten seputar kebijakan dan kepatuhan perusahaan

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat dikirim secara berkala untuk mengetahui pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Survei ini dapat diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan pertemuan berkala selama satu jam untuk mengobrol secara informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (skor Net Promoter karyawan) adalah salah satu cara yang paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan tentang perusahaan Anda. Ini mencakup satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS antara lain: Seberapa besar kemungkinan Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menjawab survei eNPS dengan skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' merekomendasikan perusahaan dan 1 menunjukkan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' merekomendasikannya.

Berdasarkan jawaban yang diberikan, karyawan dapat ditempatkan dalam tiga kategori yang berbeda:

Promotor
Karyawan yang memberikan tanggapan positif atau setuju.
Pengkritik
Karyawan yang bereaksi negatif atau tidak setuju.
Pasif
Karyawan yang bersikap netral dalam memberikan tanggapan.

Apa saja jenis perangkat lunak intranet yang berbeda?

Ada berbagai jenis perangkat lunak intranet yang bergantung pada kebutuhan organisasi, ukuran tim, dan fungsionalitas.

Intranet yang berfokus pada komunikasi: Menekankan umpan berita, obrolan, dan pengumuman‍
Intranet kolaborasi: Menyediakan ruang proyek, pelacakan tugas, dan pengeditan bersama dokumen‍
Perangkat lunak intranet SDM: Dirancang untuk mengelola kebijakan, keterlibatan, dan dukungan karyawan‍
Intranet manajemen dokumen: Memusatkan file dengan pencarian dan kontrol versi
Intranet sosial: Fokus pada keterlibatan karyawan melalui suka, komentar, dan gamifikasi
Intranet yang dibuat khusus: Solusi khusus yang dikembangkan secara internal untuk alur kerja yang unik

Perangkat lunak intranet apa yang terbaik untuk bisnis kecil?

Bisnis kecil membutuhkan alat intranet yang sederhana, terjangkau, dan mudah diimplementasikan tanpa ketergantungan TI yang berat.

Pilihan teratas termasuk platform seperti Empuls, Bitrix24, Zoho Connect, Happeo, dan Simplrr, yang menawarkan antarmuka yang mudah digunakan, akses seluler, dan fitur-fitur penting seperti berbagi dokumen, manajemen tugas, dan pengumuman. Alat-alat ini sering kali hadir dengan harga berjenjang, sehingga dapat diakses oleh tim yang sedang berkembang.

Perangkat lunak intranet karyawan mana yang terbaik untuk keterlibatan dan produktivitas?

Perangkat lunak intranet karyawan terbaik menyeimbangkan kemudahan penggunaan, alat kolaborasi, dan penyesuaian.

Solusi seperti Microsoft SharePoint, Jostle, Blink, dan Workvivo menawarkan fitur-fitur seperti feed yang dipersonalisasi, pengenalan karyawan, integrasi dengan sistem SDM, dan aplikasi seluler-menjadikannya sangat bagus untuk mendorong penggunaan dan keterlibatan harian di seluruh tim hybrid.

Pelajari bagaimana Empuls dapat membantu organisasi Anda