Istilah Daftar Istilah

Daftar Istilah Manajemen Sumber Daya Manusia dan Manfaat Karyawan

Daftar isi

Orientasi Karyawan

Offboarding mengacu pada transisi karyawan keluar dari organisasi ketika mereka meninggalkan posisi mereka, baik karena pengunduran diri, pensiun, pemutusan hubungan kerja, atau alasan lain.

Offboarding memastikan bahwa properti, informasi, dan sumber daya perusahaan dikembalikan atau diamankan dengan baik untuk mencegah pelanggaran data atau hilangnya kekayaan intelektual.

‍

Apa yang dimaksud dengan offboarding?

Offboarding adalah mengelola transisi individu atau entitas keluar dari organisasi, baik itu karyawan, kontraktor, atau klien. Hal ini melibatkan penyelesaian tugas-tugas yang diperlukan untuk mengakhiri keterlibatan mereka dengan organisasi secara lancar dan efisien.

Apa yang dimaksud dengan offboarding di bidang SDM?

Di bidang SDM, offboarding mengacu pada proses formal untuk mengelola kepergian karyawan dari organisasi, termasuk tugas-tugas seperti melakukan wawancara keluar, mengumpulkan properti perusahaan, memperbarui catatan, dan memfasilitasi transisi bagi karyawan yang keluar dan tim.

‍

Apa yang dimaksud dengan proses offboarding?

Proses offboarding melibatkan beberapa langkah, termasuk memberi tahu pihak-pihak terkait, melakukan wawancara keluar, mengumpulkan properti perusahaan, memperbarui catatan, berkomunikasi dengan tim, mendukung karyawan yang keluar, dan menyelesaikan tugas administratif yang diperlukan untuk menyelesaikan keterlibatan mereka dengan organisasi.

Apa saja tujuan dari offboarding?

Tujuan utama dari offboarding adalah untuk memastikan proses keluar yang terstruktur dan terhormat yang melindungi organisasi dan mendukung karyawan yang keluar.

Memastikan kepatuhan hukum dan kebijakan
Melindungi kekayaan intelektual dan aset
Menjaga kesinambungan melalui transfer pengetahuan
Meninggalkan kesan akhir yang positif pada karyawan
Mengumpulkan umpan balik untuk meningkatkan tempat kerja

Apa yang dimaksud dengan daftar periksa offboarding?

Daftar periksa offboarding biasanya mencakup tugas-tugas seperti:

Memberitahukan pihak-pihak terkait
Melakukan wawancara akhir (exit interview)
Mengumpulkan properti perusahaan
Memperbarui catatan dan sistem
Memproses pembayaran akhir
Berkomunikasi dengan tim
Memberikan dukungan kepada individu yang meninggal dunia
Menyelesaikan tugas-tugas administratif yang diperlukan
Mendokumentasikan proses offboarding
Menindaklanjuti untuk memastikan transisi yang lancar

Apa saja komponen utama dari proses offboarding?

Komponen utama dari proses offboarding adalah sebagai berikut:

Wawancara keluar: Melakukan wawancara keluar memungkinkan organisasi untuk mengumpulkan umpan balik yang berharga dari karyawan yang keluar, mengidentifikasi alasan pergantian karyawan, dan menemukan area yang dapat ditingkatkan.
Pengembalian properti perusahaan: Jelaskan dengan jelas proses pengembalian barang milik perusahaan seperti laptop, perangkat seluler, lencana akses, dan peralatan atau aset lainnya.
Pencabutan akses: Segera cabut akses ke sistem, perangkat lunak, dan tempat fisik perusahaan untuk melindungi informasi sensitif dan mencegah akses yang tidak sah.
Transfer pengetahuan: Memfasilitasi transfer pengetahuan dengan mendokumentasikan tanggung jawab, proses, dan kontak utama yang penting bagi penerus karyawan yang keluar.
Perpisahan dan penghargaan: Izinkan rekan kerja untuk mengungkapkan penghargaan atas kontribusi karyawan yang akan pergi melalui pesan perpisahan, pertemuan, atau hadiah.

Apa saja praktik terbaik untuk offboarding?

Praktik terbaik untuk offboarding adalah sebagai berikut:

Buat daftar periksa offboarding: Kembangkan daftar periksa atau alur proses yang terstandardisasi untuk memastikan konsistensi dan ketelitian di semua keberangkatan.
Menetapkan tanggung jawab: Tunjuk individu atau tim tertentu untuk mengawasi proses offboarding dan mengoordinasikan tugas-tugas yang relevan.
Berkomunikasi secara proaktif: Selalu berikan informasi kepada karyawan yang akan meninggalkan perusahaan mengenai proses orientasi, termasuk jadwal, ekspektasi, dan dokumentasi yang diperlukan.
Menjaga kerahasiaan: Hormati privasi dan kerahasiaan karyawan yang keluar selama masa lepas landas, terutama saat menangani informasi sensitif.
Tawarkan dukungan: Sediakan sumber daya atau bantuan bagi karyawan yang akan meninggalkan perusahaan, seperti konseling karier, lokakarya penulisan resume, atau referensi, untuk mendukung transisi mereka.

Apa saja strategi untuk mengoptimalkan offboarding?

Untuk mengoptimalkan proses orientasi, terapkan strategi berikut:

Otomatisasi: Menerapkan perangkat lunak atau alat bantu offboarding dapat merampingkan tugas-tugas administratif, seperti pencabutan akses dan pelacakan aset sekaligus memastikan kepatuhan dan efisiensi.
Perbaikan berkelanjutan: Meninjau dan memperbarui proses orientasi secara teratur berdasarkan umpan balik, pelajaran yang dipetik, dan peraturan atau perubahan praktik terbaik.
Program alumni: Membina hubungan dengan mantan karyawan melalui program atau jaringan alumni, yang dapat berfungsi sebagai sumber rujukan, pengetahuan, dan potensi perekrutan yang berharga.
Lingkaran umpan balik: Dorong karyawan yang keluar untuk memberikan umpan balik yang jujur tentang pengalaman offboarding mereka, sehingga organisasi dapat mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan meningkatkan proses offboarding di masa mendatang.

‍

Mengapa offboarding penting?

Offboarding penting karena alasan berikut:

Mempertahankan profesionalisme: Memastikan bahwa kepergian seorang karyawan atau klien ditangani secara profesional dan terhormat, yang mencerminkan hal positif bagi organisasi.
Transfer pengetahuan: Memfasilitasi transfer pengetahuan dan tanggung jawab kepada anggota tim lainnya, meminimalkan gangguan pada alur kerja dan produktivitas.
Melindungi aset perusahaan: Ini membantu untuk mengambil properti perusahaan dan informasi sensitif, mengurangi risiko pelanggaran data atau kehilangan aset.
Mempertahankan hubungan: Hal ini memungkinkan organisasi untuk mempertahankan hubungan positif dengan karyawan, klien, dan pemangku kepentingan yang keluar, yang dapat bermanfaat untuk kolaborasi atau rujukan di masa depan.
Kepatuhan hukum: Memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan, seperti menyelesaikan kontrak kerja atau mengakhiri perjanjian bisnis dengan tepat.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat dikirim secara berkala untuk mengetahui pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Survei ini dapat diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan pertemuan berkala selama satu jam untuk mengobrol secara informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (skor Net Promoter karyawan) adalah salah satu cara yang paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan tentang perusahaan Anda. Ini mencakup satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS antara lain: Seberapa besar kemungkinan Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menjawab survei eNPS dengan skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' merekomendasikan perusahaan dan 1 menunjukkan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' merekomendasikannya.

Berdasarkan jawaban yang diberikan, karyawan dapat ditempatkan dalam tiga kategori yang berbeda:

Promotor
Karyawan yang memberikan tanggapan positif atau setuju.
Pengkritik
Karyawan yang bereaksi negatif atau tidak setuju.
Pasif
Karyawan yang bersikap netral dalam memberikan tanggapan.

Bagaimana cara memberhentikan karyawan?

Memberitahukan pihak-pihak terkait: Memberitahukan departemen SDM, TI, manajemen, dan departemen lain yang diperlukan tentang kepergian karyawan.
Wawancara keluar: Lakukan wawancara keluar untuk mengumpulkan umpan balik dan wawasan dari karyawan yang keluar.
Mengumpulkan properti perusahaan: Ambil semua barang milik perusahaan seperti laptop, kunci, kartu akses, dan peralatan lainnya.
Memperbarui catatan: Perbarui catatan, sistem, dan basis data internal untuk mencerminkan kepergian karyawan.
Pembayaran akhir: Memproses pembayaran akhir, termasuk gaji, tunjangan, dan cuti yang masih harus dibayar.
Berkomunikasi dengan tim: Informasikan kepada tim tentang keberangkatan dan bagikan beban kerja yang sesuai.
Perpisahan: Adakan acara perpisahan atau pemberian tanda mata untuk mengekspresikan apresiasi dan menjaga hubungan yang positif.
Berikan dukungan: Tawarkan sumber daya dukungan seperti layanan penempatan atau referensi.

‍

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk offboarding?

Durasi proses offboarding dapat bervariasi, tergantung pada faktor-faktor seperti kompleksitas peran, kebijakan organisasi, dan tanggung jawab individu yang keluar. Biasanya, proses offboarding dapat berlangsung selama beberapa hari hingga beberapa minggu.

Bagaimana pemberi kerja mendapatkan manfaat dari penempatan dan offboarding?

Dukungan offboarding dan outplacement yang efektif membantu pemberi kerja mempertahankan merek perusahaan yang kuat, mengurangi risiko hukum, dan melindungi moral internal. Hal ini juga meningkatkan peluang untuk mempekerjakan kembali mantan karyawan dan mendapatkan referensi.

Menjaga reputasi merek dan niat baik karyawan
Mendorong ulasan dan umpan balik positif setelah keberangkatan
Mengurangi risiko sengketa hukum atau pelanggaran data
Meningkatkan moral dan kepercayaan tim internal
Mendukung jaringan alumni dan potensi perekrutan kembali

Bagaimana cara Anda memberhentikan karyawan yang diberhentikan?

Pemberhentian karyawan yang diberhentikan membutuhkan kepekaan, profesionalisme, dan langkah-langkah terstruktur untuk memastikan kepatuhan dan meminimalkan gangguan.

Menyiapkan dokumentasi sebelum rapat pemutusan hubungan kerja
Lakukan diskusi pemutusan hubungan kerja dengan hormat dan jelas
Mengambil aset perusahaan dan menonaktifkan akses sistem
Memproses gaji akhir, pesangon, dan tunjangan (jika ada)
Menyediakan dokumen dan sumber daya pendukung yang diperlukan
Mengkomunikasikan keberangkatan secara internal sekaligus melindungi kerahasiaan

Seperti apa proses offboarding yang baik?

Proses pelepasan yang baik adalah proses yang penuh rasa hormat, konsisten, dan komprehensif. Proses ini melindungi perusahaan sekaligus memastikan karyawan merasa dihargai, bahkan di akhir masa kerjanya.

Dimulai sejak dini dengan komunikasi dan perencanaan yang jelas
Meliputi semua langkah hukum dan administratif
Termasuk transfer pengetahuan dan pembaruan tim
Memungkinkan wawancara keluar dan pengumpulan umpan balik
Mendukung karyawan dengan sumber daya atau referensi

Bagaimana Anda memulai proses orientasi karyawan?

Prosesnya dimulai dengan dokumentasi dan komunikasi internal yang tepat, yang menyiapkan panggung untuk transisi yang lancar dan profesional.

Konfirmasikan detail keberangkatan (pengunduran diri, pemutusan hubungan kerja, dll.)
Memberitahukan departemen-departemen utama (SDM, TI, keuangan, manajemen)
Jadwalkan pertemuan offboarding atau wawancara keluar
Memulai dokumentasi, daftar periksa, dan pemulihan aset
Memulai perencanaan serah terima dan memperbarui catatan

Apa saja masalah yang terjadi dengan offboarding?

Tanpa proses yang jelas, offboarding dapat menimbulkan risiko bagi perusahaan dan karyawan yang keluar.

Pemulihan peralatan atau data yang hilang
Penundaan pembayaran akhir atau penanganan manfaat
Komunikasi yang buruk dengan tim atau klien
Kurangnya umpan balik untuk perbaikan organisasi
Merek perusahaan yang rusak atau ulasan online yang negatif

Pelajari bagaimana Empuls dapat membantu organisasi Anda