Istilah Daftar Istilah

Daftar Istilah Manajemen Sumber Daya Manusia dan Manfaat Karyawan

Daftar isi

Pra Naik Pesawat

Pre-boarding mengacu pada proses melibatkan karyawan baru antara saat mereka menerima tawaran pekerjaan dan tanggal mulai kerja, memastikan transisi yang lancar ke dalam organisasi dengan memberikan informasi, sumber daya, dan dukungan untuk membantu mereka mempersiapkan diri menghadapi peran barunya.

‍

Apa itu pre-boarding?

Pre-boarding merujuk pada proses terstruktur untuk berinteraksi dengan karyawan baru setelah mereka menerima tawaran pekerjaan tetapi sebelum mereka secara resmi bergabung.

Tujuannya adalah untuk membuat transisi menjadi lebih lancar dan ramah dengan memberikan kejelasan mengenai ekspektasi, sumber daya, dan budaya perusahaan. Alih-alih menunggu Hari Pertama, organisasi memanfaatkan fase ini untuk memperkenalkan alat, dokumen, dan interaksi informal guna mengurangi kecemasan pada hari pertama.

Proses pra-penempatan biasanya melibatkan pengiriman email selamat datang, membagikan buku panduan karyawan, menugaskan mentor, dan terkadang mengisi dokumen secara digital. Jika dilakukan dengan benar, hal ini dapat meningkatkan tingkat retensi awal dan menciptakan suasana positif sejak awal.

Mengapa pre-boarding penting?

Proses pra-penempatan memainkan peran penting dalam mengurangi tingkat pengunduran diri awal dan meningkatkan keterlibatan. Hal ini memastikan bahwa karyawan baru tidak dibiarkan tanpa informasi setelah menerima tawaran pekerjaan.

Membangun kepercayaan dan hubungan yang kuat dengan organisasi sejak awal.
Mengurangi stres dan kebingungan pada hari pertama.
Meningkatkan produktivitas dengan mempersiapkan karyawan secara dini.
Mengurangi tingkat ketidakhadiran sebelum Hari 1.
Memperkuat budaya perusahaan sejak dini.
Meningkatkan antusiasme dan kepercayaan diri di kalangan karyawan baru.
Membantu tim IT dan admin dalam mempersiapkan peralatan dan akun login.

Siapa yang bertanggung jawab atas proses pra-boarding?

Proses pra-penempatan adalah tanggung jawab bersama antara departemen SDM, manajer perekrutan, dan terkadang tim IT atau administrasi.

HR membuat dan mengelola proses pra-penempatan.
Manajer Perekrutan menyediakan informasi atau pengenalan yang spesifik untuk tim.
IT/Admin menyiapkan akses, alat, dan ruang kantor (jika berlaku).
Teman atau mentor dapat ditugaskan untuk memberikan dukungan informal.
Karyawan sendiri juga berperan dalam menyelesaikan tugas atau berinteraksi dengan sumber daya bersama.

Kapan proses pre-boarding harus dimulai?

Proses pra-penempatan harus dimulai segera setelah tawaran diterima. Semakin cepat proses dimulai, semakin besar peluang untuk melibatkan dan mempertahankan karyawan baru.

Mulai segera setelah calon karyawan menandatangani penawaran.
Lanjutkan hingga hari pertama karyawan.
Gunakan pengingat dan komunikasi teratur selama periode pra-keikutsertaan.
Idealnya, masa tenggang berkisar antara 1 hingga 2 minggu sebelum bergabung, tergantung pada masa pemberitahuan.

Di mana proses pre-boarding dilakukan?

Proses pra-onboarding sebagian besar dilakukan secara digital melalui email, platform HR, atau alat onboarding. Titik kontak di kantor dapat dilakukan untuk karyawan lokal.

Email selamat datang dan portal
Pesan video atau pertemuan virtual
Intranet perusahaan atau aplikasi onboarding
Pertemuan kopi tim secara langsung (opsional)
Daftar periksa tugas digital untuk pengiriman formulir

Bagaimana cara kerja pre-boarding?

Proses pra-penempatan dilakukan melalui serangkaian interaksi terarah yang dirancang untuk memudahkan transisi. Proses ini menggabungkan informasi, alat bantu, dan keterlibatan untuk mempersiapkan karyawan.

Kirim email selamat datang yang berisi tanggal bergabung, nama manajer, dan daftar periksa.
Bagikan dokumen seperti panduan kebijakan, perkenalan tim, dan materi pelatihan.
Berikan akses login ke platform-platform penting seperti email, HRMS, atau Slack.
Tetapkan ekspektasi mengenai jadwal hari pertama dan norma-norma perusahaan.
Tawarkan tur virtual atau video pengenalan tentang budaya perusahaan.
Tugaskan seorang teman atau mentor untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan informal.
Bagikan kontak HR untuk pertanyaan atau eskalasi.
Dorong partisipasi melalui survei atau pesan selamat datang dari pimpinan.

Apa saja manfaat pre-boarding bagi karyawan dan departemen SDM?

Manfaat pra-penempatan menguntungkan kedua belah pihak dalam proses perekrutan dengan meningkatkan kesiapan, semangat, dan hasil jangka panjang.

Untuk Karyawan:

Mengurangi kecemasan terkait lingkungan kerja baru.
Memberikan waktu untuk memahami kebijakan dan harapan.
Membantu membangun hubungan awal dan koneksi tim.
Membuat Hari Pertama lebih lancar dan tidak terlalu membingungkan.

Untuk HR/Pemberi Kerja:

Mengurangi kemungkinan putus sekolah dini.
Meningkatkan kecepatan dan efisiensi proses onboarding.
Memungkinkan pengaturan backend seperti peralatan, kartu identitas, atau login.
Meningkatkan citra merek perusahaan melalui sambutan yang hangat.

Apa saja yang harus dimasukkan dalam proses pra-boarding?

Daftar periksa pra-boarding yang komprehensif mencakup dokumentasi, komunikasi, akses, dan keterlibatan.

Konfirmasi surat penawaran dan dokumentasi digital
Email selamat datang dari HR atau manajer perekrutan
Buku panduan atau materi orientasi
Kredensial akses dan pengaturan IT
Agenda hari pertama atau jadwal bergabung
Perkenalan tim atau penugasan pasangan
Sebuah video sambutan singkat atau pesan dari pimpinan.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat dikirim secara berkala untuk mengetahui pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Survei ini dapat diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan pertemuan berkala selama satu jam untuk mengobrol secara informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (skor Net Promoter karyawan) adalah salah satu cara yang paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan tentang perusahaan Anda. Ini mencakup satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS antara lain: Seberapa besar kemungkinan Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menjawab survei eNPS dengan skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' merekomendasikan perusahaan dan 1 menunjukkan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' merekomendasikannya.

Berdasarkan jawaban yang diberikan, karyawan dapat ditempatkan dalam tiga kategori yang berbeda:

Promotor
Karyawan yang memberikan tanggapan positif atau setuju.
Pengkritik
Karyawan yang bereaksi negatif atau tidak setuju.
Pasif
Karyawan yang bersikap netral dalam memberikan tanggapan.

Apa saja jenis-jenis pre-boarding yang berbeda?

Proses pra-boarding dapat bervariasi tergantung pada ukuran perusahaan, lokasi, dan peran. Berikut adalah beberapa jenis umum yang digunakan di organisasi.

Proses pra-onboarding yang berfokus pada dokumen: Berfokus pada pengisian formulir HR dan dokumen-dokumen terkait.
Pendaftaran pra-boarding yang didukung teknologi: Menggunakan alat digital atau aplikasi untuk mengotomatisasi proses.
Pemberian orientasi budaya: Berfokus pada pengenalan nilai-nilai dan budaya perusahaan.
Onboarding pra-penempatan yang dipimpin oleh manajer: Melibatkan komunikasi langsung dan onboarding yang disesuaikan dengan peran darimanajer perekrutan.
Pendaftaran interaktif: Melibatkan pertemuan tim virtual, survei, atau tugas kecil untuk melibatkan karyawan sejak awal.

Apa saja praktik terbaik untuk proses pra-boarding?

Untuk membuat proses pra-boarding efektif, proses tersebut harus sederhana, ramah, dan konsisten.

Mulailah berkomunikasi sejak dini dan tetap konsisten.
Hindari kelebihan informasi—jarakkan pesan-pesan.
Sesuaikan pengalaman menggunakan nama dan peran karyawan.
Gunakan alat otomatis untuk tugas-tugas rutin, tetapi tetap pertahankan interaksi manusia.
Kumpulkan umpan balik untuk meningkatkan pengalaman pra-boarding secara bertahap.

Bagaimana karyawan dapat memaksimalkan manfaat dari proses pre-boarding?

Pre-boarding juga merupakan kesempatan bagi karyawan untuk mempersiapkan diri dan mengklarifikasi ekspektasi sebelum bergabung.

Baca semua dokumen yang dibagikan dan ajukan pertanyaan.
Hubungi teman yang ditugaskan atau manajer Anda.
Jelajahi nilai-nilai perusahaan dan kehadiran di media sosial
Siapkan alat IT atau akun login terlebih dahulu.
Siapkan dokumen atau sertifikat yang diminta oleh HR.
Ikuti acara virtual pra-keikutsertaan atau perkenalan tim yang bersifat opsional.

Pelajari bagaimana Empuls dapat membantu organisasi Anda