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Glosario de términos de gestión de recursos humanos y prestaciones para empleados

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Intranets corporativas

Una intranet corporativa es un espacio de trabajo digital privado y seguro que conecta a los empleados, centraliza los recursos y agiliza la comunicación en toda la organización. Este glosario explica qué es una intranet corporativa, cómo funciona, sus principales características, ventajas y mejores prácticas para ayudar a las empresas a crear una plantilla más conectada y productiva.

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¿Qué son las intranets corporativas?

Las intranets corporativas son redes internas privadas utilizadas por las organizaciones para compartir información, colaborar y agilizar la comunicación entre los empleados. Sirven de plataforma centralizada donde los equipos pueden acceder a documentos, noticias de la empresa, herramientas y recursos de forma segura.

Las intranets ayudan a mejorar la productividad, favorecen el intercambio de conocimientos y fomentan un lugar de trabajo conectado, especialmente en equipos grandes o remotos.

¿Por qué son importantes las intranets corporativas?

Las intranets corporativas mejoran la productividad, agilizan los flujos de trabajo y fomentan una sólida cultura organizativa al mantener a todo el mundo informado y conectado.
Permiten tomar decisiones más rápidamente y reducen el tiempo perdido buscando información.

Apoyar la colaboración y el compromiso de los empleados
Facilitar el acceso a herramientas y datos esenciales
Reforzar la comunicación interna
Mejorar la gestión del conocimiento

¿Cuáles son las características clave que definen las mejores intranets corporativas?

CMS fácil de usar: Permite crear, editar y organizar contenidos fácilmente.
Potente búsqueda: Ayuda a los empleados a encontrar rápidamente documentos, herramientas o contactos.
Inicio de sesión único (SSO): Permite el acceso seguro con un solo clic a múltiples herramientas.
Herramientas de colaboración: Incluye chat, foros, intercambio de archivos y noticias de la empresa.
Acceso móvil: Funciona sin problemas en smartphones y tabletas para uso remoto.
Seguridad sólida: Ofrece cifrado de datos, controles de acceso y autenticación de usuarios.
Integraciones de terceros: Conecta con apps de RRHH, comunicación y productividad.
Análisis e informes: Realiza un seguimiento del uso y la participación para optimizar el rendimiento.
Perfiles de usuario y comunidades: Facilita la creación de redes de trabajo en equipo y el intercambio de conocimientos.
Incorporación y formación: Ayuda a los nuevos empleados a ponerse al día más rápidamente.

¿Cuándo deben utilizar las empresas una intranet corporativa?

Una intranet corporativa resulta esencial cuando los equipos crecen o trabajan a distancia. Es especialmente útil durante la incorporación, las actualizaciones de políticas, los anuncios de la empresa y la colaboración en proyectos.

Durante el rápido crecimiento de la organización
Mientras gestiona equipos híbridos o remotos
Para campañas internas, reconocimiento o formación
Centralizar el acceso a los recursos compartidos

¿Dónde se utilizan las intranets corporativas?

Las intranets corporativas se utilizan en todos los sectores -tecnología, sanidad, educación, comercio minorista, finanzas- para gestionar las operaciones internas, el compromiso de los empleados y el cumplimiento de las normativas.

En oficinas, fábricas y equipos remotos distribuidos
En todos los departamentos: RRHH, TI, finanzas y liderazgo.
Como parte de ecosistemas de trabajo digitales más amplios

¿Quién utiliza las intranets corporativas?

Empleados de todos los niveles -desde becarios a ejecutivos- utilizan las intranets corporativas para mantenerse informados, acceder a herramientas y conectar con sus compañeros.

Equipos de RRHH para las políticas y la incorporación
Gestores para compartir objetivos, actualizaciones y opiniones
Empleados para noticias, directorios, formularios y reconocimiento
Equipos informáticos para sistemas de tickets o soporte técnico

Encuestas sobre el pulso de los empleados:

Se trata de encuestas breves que pueden enviarse con frecuencia para comprobar rápidamente lo que piensan sus empleados sobre un tema. La encuesta consta de menos preguntas (no más de 10) para obtener la información rápidamente. Pueden administrarse a intervalos regulares (mensual/semanal/trimestral).

Reuniones individuales:

Celebrar reuniones periódicas de una hora de duración para mantener una charla informal con cada miembro del equipo es una forma excelente de hacerse una idea real de lo que les pasa. Al tratarse de una conversación segura y privada, te ayuda a obtener mejores detalles sobre un asunto.

eNPS:

eNPS (employee Net Promoter score) es una de las formas más sencillas y eficaces de evaluar la opinión de sus empleados sobre su empresa. Incluye una pregunta intrigante que mide la lealtad. Un ejemplo de preguntas de eNPS son ¿Qué probabilidades hay de que recomiende nuestra empresa a otras personas? Los empleados responden a la encuesta eNPS en una escala del 1 al 10, donde 10 significa que es "muy probable" que recomienden la empresa y 1 significa que es "muy improbable" que la recomienden.

En función de las respuestas, los empleados pueden clasificarse en tres categorías diferentes:

Promotores
Empleados que han respondido positivamente o están de acuerdo.
Detractores
Empleados que han reaccionado negativamente o no están de acuerdo.
Pasivos
Empleados que se han mantenido neutrales con sus respuestas.

¿Cuáles son las mejores prácticas para diseñar una intranet corporativa?

Diseñar una intranet corporativa requiere una planificación cuidadosa para garantizar que satisface las necesidades de los empleados y mejora la comunicación y la colaboración. Una intranet bien estructurada sirve de eje central para compartir información, coordinar equipos y alinear culturas.

Priorizar las necesidades de los usuarios: Realice una investigación entre los empleados para identificar los puntos débiles y diseñar características que mejoren la navegación y la accesibilidad.
La interfaz debe ser sencilla: Un diseño limpio y ordenado ayuda a los usuarios a encontrar la información rápidamente.
Utilice un etiquetado claro y coherente: Las etiquetas sencillas facilitan a los usuarios la navegación por las distintas secciones.
Habilite una potente función de búsqueda: Una barra de búsqueda potente ayuda a los empleados a localizar recursos rápidamente.
Garantizar la capacidad de respuesta móvil: Diseña la intranet para que funcione a la perfección en dispositivos móviles.
Fomente la colaboración: Incluye herramientas como chat, foros y documentos compartidos.
Personalice los contenidos: Adapte los cuadros de mando y los contenidos a las funciones y los departamentos.
Seguimiento analítico y comentarios: Supervise el uso y recopile comentarios para realizar mejoras continuas.
Aplique una seguridad sólida: Utiliza encriptación, controles de acceso y cumple la normativa sobre datos.
Planifique la escalabilidad: Diseñe un sistema que pueda evolucionar con el crecimiento de la organización.

¿Cómo funcionan las intranets corporativas?

Construidas con software de intranet corporativa, estas plataformas ofrecen cuadros de mando personalizables, sistemas de gestión de contenidos (CMS), herramientas de comunicación e integraciones con aplicaciones como HRMS, Slack o Zoom.

Algunos ejemplos son Empuls, Happeo, Unily, Simpplr y SharePoint.
Las mejores intranets corporativas ofrecen acceso móvil, SSO, búsqueda avanzada y análisis.
Algunas soluciones están prediseñadas, mientras que otras permiten personalizar el diseño y la marca.

¿Cuáles son los retos de la implantación de una intranet corporativa?

Las organizaciones pueden enfrentarse a varios retos al lanzar una nueva intranet. Estos problemas pueden afectar a la usabilidad, la adopción y el éxito a largo plazo.

Alojamiento: Satisfacer las necesidades de una plantilla diversa, remota y global puede resultar difícil.
Compromiso: Si la plataforma no es útil o accesible, es posible que los empleados no la utilicen.
Seguridad: Los datos sensibles deben protegerse mediante protocolos de seguridad adecuados.
Gestión de contenidos: Los contenidos obsoletos o mal organizados pueden reducir la eficacia.
Experiencia de usuario (UX): Un diseño confuso provoca frustración y poco uso.
Conocimientos técnicos: No todas las empresas disponen de recursos o personal informático para mantener la intranet.

¿Qué métricas debe seguir para medir el éxito de una intranet corporativa?

Para evaluar la eficacia de una intranet, las organizaciones deben medir el compromiso, la satisfacción y la eficiencia de las tareas de los usuarios.

Compromiso de los usuarios: Controle con qué frecuencia y durante cuánto tiempo utilizan los empleados la intranet.
Consumo de contenidos: Analice qué tipos de contenidos (vídeos, artículos) son los más consultados.
Realización de tareas: Evalúa la facilidad con la que los usuarios pueden completar acciones comunes.
Datos de inicio de sesión y tiempo de uso: Mide la frecuencia y duración de las sesiones.
Satisfacción de los empleados: Utilice encuestas para recabar opiniones.
Interacción social: Supervisa los "me gusta", los comentarios y la participación en foros.
Uso móvil: Comprueba el rendimiento y las tasas de acceso desde dispositivos móviles.‍
Mecanismos de retroalimentación: Recoger sugerencias e ideas de mejora de los usuarios.

¿Cómo puede una intranet corporativa favorecer una comunicación eficaz entre los empleados?

Una intranet corporativa mejora la comunicación al ofrecer canales centralizados, accesibles y atractivos para el intercambio de información.

Centro de información centralizado: Garantiza un acceso coherente a las actualizaciones y documentos de la empresa.
Directorios de empleados: Ayuda a los empleados a conectarse entre departamentos y ubicaciones.
Noticias y anuncios: Mantenga informado al personal sobre acontecimientos o cambios en toda la empresa.
Funciones sociales: Fomenta la creación de comunidades a través de perfiles, comentarios y reconocimientos.
Herramientas de feedback: Permita que el personal comparta opiniones mediante encuestas y sondeos.
Accesibilidad móvil: Garantiza que la comunicación sea posible desde cualquier lugar.
Integración de herramientas: Conexión con plataformas de correo electrónico, mensajería y calendario para flujos de trabajo fluidos.
Contribuciones de los empleados: Anima a los miembros del equipo a compartir historias, blogs o logros.