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Glosario de términos de gestión de recursos humanos y prestaciones para empleados

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Sistema de gestión de empleados

Un sistema de gestión de empleados es una solución o plataforma de software utilizada por las organizaciones para agilizar diversos aspectos de la administración de los empleados, como la contratación, la incorporación, la programación, la evaluación del rendimiento, las nóminas, la gestión de las prestaciones, etc.

Estos sistemas suelen ofrecer una base de datos centralizada en la que se almacena de forma segura toda la información de los empleados y a la que puede acceder el personal autorizado.

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¿Qué es un sistema de gestión de empleados?

Un sistema de gestión de empleados (SGA) es una solución informática integral que ayuda a las organizaciones a gestionar y racionalizar sus operaciones de recursos humanos.

Suele incluir funciones de seguimiento del rendimiento de los empleados, gestión de horarios y permisos, gestión de nóminas y prestaciones, y facilitación de la comunicación y la colaboración.

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¿Por qué es importante un sistema de gestión de empleados?

Un sistema de gestión de empleados reduce los procesos manuales, ahorra tiempo y mejora la precisión de los datos. Aporta estructura y coherencia a las operaciones diarias de RRHH y garantiza una mejor toma de decisiones con información en tiempo real.

Automatiza las tareas y los flujos de trabajo de RR.HH.
Mayor transparencia en los expedientes de los empleados
Mejora la comunicación entre departamentos
Ayuda con el cumplimiento legal y la documentación
Aumenta el compromiso de los empleados y el seguimiento de su rendimiento

¿Quién debe utilizar un sistema de gestión de empleados?

Cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector, puede beneficiarse del uso de un sistema de gestión de empleados. Es especialmente útil para empresas con equipos en crecimiento o plantillas distribuidas que necesitan un control centralizado.

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¿Dónde se almacenan los datos del sistema de gestión de empleados?

La mayoría de los sistemas modernos de gestión de empleados están basados en la nube y almacenan los datos de forma segura en servidores remotos. Esto permite el acceso en tiempo real desde cualquier lugar y ayuda a reducir el riesgo de pérdida de datos en comparación con los sistemas locales.

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¿Cuándo implantar un sistema de gestión de empleados?

Las empresas deben implantar un sistema de gestión de empleados cuando los procesos manuales de RR.HH. se vuelven lentos, propensos a errores o imposibles de ampliar.

Durante la expansión de la empresa o la contratación rápida
Cuando se introducen equipos remotos o híbridos
Si le preocupa el cumplimiento de la normativa
Cuando la productividad de los RRHH empieza a bajar

¿Cómo crear un sistema de gestión de empleados?

Para crear un sistema de gestión de empleados, las empresas pueden adquirir software listo para usar o crear una solución a medida con funciones específicas. El proceso implica planificación, desarrollo, pruebas e implantación.

Identificar los retos de RRHH y las necesidades de los usuarios
Definir funciones básicas como asistencia, nóminas y rendimiento
Elija entre soluciones en la nube o in situ
Construir o personalizar la plataforma
Formar a los usuarios y recabar sus opiniones

¿Qué es un sistema de gestión del rendimiento de los empleados?

Un sistema de gestión del rendimiento de los empleados controla, evalúa y mejora el rendimiento individual y del equipo mediante el establecimiento de objetivos, revisiones y mecanismos de retroalimentación. Favorece el desarrollo continuo y la alineación con los objetivos empresariales.

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Encuestas sobre el pulso de los empleados:

Se trata de encuestas breves que pueden enviarse con frecuencia para comprobar rápidamente lo que piensan sus empleados sobre un tema. La encuesta consta de menos preguntas (no más de 10) para obtener la información rápidamente. Pueden administrarse a intervalos regulares (mensual/semanal/trimestral).

Reuniones individuales:

Celebrar reuniones periódicas de una hora de duración para mantener una charla informal con cada miembro del equipo es una forma excelente de hacerse una idea real de lo que les pasa. Al tratarse de una conversación segura y privada, te ayuda a obtener mejores detalles sobre un asunto.

eNPS:

eNPS (employee Net Promoter score) es una de las formas más sencillas y eficaces de evaluar la opinión de sus empleados sobre su empresa. Incluye una pregunta intrigante que mide la lealtad. Un ejemplo de preguntas de eNPS son ¿Qué probabilidades hay de que recomiende nuestra empresa a otras personas? Los empleados responden a la encuesta eNPS en una escala del 1 al 10, donde 10 significa que es "muy probable" que recomienden la empresa y 1 significa que es "muy improbable" que la recomienden.

En función de las respuestas, los empleados pueden clasificarse en tres categorías diferentes:

Promotores
Empleados que han respondido positivamente o están de acuerdo.
Detractores
Empleados que han reaccionado negativamente o no están de acuerdo.
Pasivos
Empleados que se han mantenido neutrales con sus respuestas.

¿Qué es un sistema de gestión de asistencia de empleados?

Un sistema de gestión de la asistencia de los empleados registra las horas de trabajo, las bajas y el absentismo. Simplifica el seguimiento del tiempo y garantiza un procesamiento preciso de las nóminas.

Registra las horas de entrada y salida
Gestiona las solicitudes y aprobaciones de permisos
Reduce las pérdidas de tiempo y los errores
Integración con los sistemas de nóminas

¿Qué es un sistema de gestión de gastos de empleados?

Un sistema de gestión de gastos de empleados ayuda a controlar, aprobar y reembolsar gastos de empleados como viajes, comidas y material de oficina. Mejora la transparencia y reduce las reclamaciones fraudulentas.