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Glosario de términos de gestión de recursos humanos y prestaciones para empleados

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Diseño de intranets

Una intranet bien diseñada mejora la comunicación interna, agiliza el acceso a los recursos y refuerza la cultura de la empresa.

Para los empleados y los equipos de RR.HH., un buen diseño de intranet va más allá de la estética: debe ser funcional, fácil de usar y adaptarse a las necesidades de la organización. Este glosario responde a las preguntas más habituales sobre el diseño de una intranet, con el respaldo de las mejores prácticas y ejemplos reales.

¿Qué es el diseño de una intranet?

El diseño de una intranet se refiere a la estructura, el diseño y el aspecto visual de la plataforma de comunicación interna de una empresa. Consiste en organizar el contenido, la navegación, la marca y los elementos interactivos de forma que los empleados encuentren fácilmente la información, colaboren y participen.

Un buen diseño de intranet es a la vez visualmente atractivo y práctico, y ofrece un acceso rápido a herramientas como anuncios de la empresa, recursos de RR.HH., directorios de equipos y bibliotecas de documentos.

¿Cuáles son los componentes clave de un diseño eficaz de intranet?

Un diseño de intranet eficaz equilibra funcionalidad, sencillez y compromiso del usuario. Debe facilitar a los empleados el acceso a los recursos, la colaboración con los equipos y la actualización sin sentirse abrumados. Una intranet bien estructurada es intuitiva, coherente y se adapta a las necesidades de los usuarios.

Navegación sencilla: Menús claros, funciones de búsqueda y diseños intuitivos ayudan a los usuarios a encontrar rápidamente lo que necesitan.
Cuadros de mando personalizados: Las páginas de inicio basadas en funciones muestran herramientas, documentos y actualizaciones relevantes en función del departamento o la ubicación del usuario.
Organización del contenido: La información debe agruparse de forma lógica en secciones como RRHH, TI, noticias de la empresa, políticas y formularios.
Capacidad de respuesta móvil: El diseño debe funcionar sin problemas en todos los dispositivos para dar soporte a los empleados híbridos o de primera línea.
Herramientas integradas: Funciones como calendarios, chat, gestores de tareas y documentos compartidos aumentan el uso diario.
Marca coherente: La intranet debe reflejar la identidad de su empresa a través de los elementos visuales, el tono y la experiencia del usuario.
Comentarios y análisis: Las encuestas integradas o el seguimiento del uso ayudan a mejorar la plataforma a partir de las opiniones reales de los empleados.

¿Por qué es importante el diseño de una intranet?

Un diseño inteligente de la intranet mejora la experiencia del usuario e impulsa el compromiso de los empleados. Una intranet mal diseñada puede generar confusión y reducir su uso.

Fomenta la interacción regular de los empleados con las herramientas internas
Mejora la localización de la información y la navegación
Refuerza la comunicación y la cultura internas
Ayuda a RRHH a proporcionar actualizaciones y recursos importantes
Reduce el tiempo dedicado a buscar documentos y herramientas

¿Quién es responsable del diseño de una intranet?

El diseño de una intranet suele ser un esfuerzo de colaboración en el que participan varios equipos. Mientras que TI se encarga de la parte técnica, RRHH y Comunicación suelen dirigir el diseño de contenidos y la experiencia del usuario.

RRHH define las necesidades y políticas de los empleados
La comunicación interna garantiza la claridad y coherencia de los mensajes.
TI gestiona la funcionalidad y la seguridad del backend
Los diseñadores o expertos en UX se centran en el diseño y la usabilidad.
Los jefes de departamento aportan información específica

¿Dónde se aplica el diseño de intranets en el lugar de trabajo?

El diseño de una intranet afecta a todos los aspectos de la experiencia del empleado. Se aplica a las páginas de inicio, los cuadros de mando, las páginas de departamento, los portales de RRHH, etc.

Panel de inicio con herramientas clave y enlaces rápidos
Portal de RRHH para políticas, prestaciones y documentos
Sección de noticias de la empresa para actualizaciones y eventos
Páginas de equipo para gestionar la colaboración y el intercambio
Diseño de búsqueda y navegación para acceder más rápido a los contenidos

¿Cuándo debe una empresa invertir en el diseño de una intranet?

Las empresas deben revisar el diseño de su intranet cuando escalan, reestructuran o se enfrentan a un bajo compromiso de los empleados con las plataformas internas.

Durante la transformación digital o las actualizaciones tecnológicas
Tras fusiones o cambios orgánicos importantes
Al introducir modelos de trabajo a distancia/híbridos
Si los empleados tienen dificultades para encontrar información o utilizar herramientas
Apoyar la incorporación y la colaboración entre equipos

Encuestas sobre el pulso de los empleados:

Se trata de encuestas breves que pueden enviarse con frecuencia para comprobar rápidamente lo que piensan sus empleados sobre un tema. La encuesta consta de menos preguntas (no más de 10) para obtener la información rápidamente. Pueden administrarse a intervalos regulares (mensual/semanal/trimestral).

Reuniones individuales:

Celebrar reuniones periódicas de una hora de duración para mantener una charla informal con cada miembro del equipo es una forma excelente de hacerse una idea real de lo que les pasa. Al tratarse de una conversación segura y privada, te ayuda a obtener mejores detalles sobre un asunto.

eNPS:

eNPS (employee Net Promoter score) es una de las formas más sencillas y eficaces de evaluar la opinión de sus empleados sobre su empresa. Incluye una pregunta intrigante que mide la lealtad. Un ejemplo de preguntas de eNPS son ¿Qué probabilidades hay de que recomiende nuestra empresa a otras personas? Los empleados responden a la encuesta eNPS en una escala del 1 al 10, donde 10 significa que es "muy probable" que recomienden la empresa y 1 significa que es "muy improbable" que la recomienden.

En función de las respuestas, los empleados pueden clasificarse en tres categorías diferentes:

Promotores
Empleados que han respondido positivamente o están de acuerdo.
Detractores
Empleados que han reaccionado negativamente o no están de acuerdo.
Pasivos
Empleados que se han mantenido neutrales con sus respuestas.

¿Cómo diseñar una intranet que funcione para los empleados y RRHH?

Diseñar una intranet de éxito significa entender las necesidades del usuario y construir en torno a ellas. Debe ser fácil de usar, visualmente coherente y rica en contenidos.

Empezar con una investigación de usuarios: preguntar a los empleados y a los equipos de RRHH qué necesitan.
Priorizar la navegación intuitiva y una jerarquía de contenidos clara
Utilizar elementos de marca para reflejar la identidad de la empresa
Garantizar la accesibilidad y capacidad de respuesta móvil
Organice los recursos, formularios y herramientas de RRHH en un solo lugar
Incorporar circuitos de retroalimentación y análisis de uso
Diseñe cuadros de mando basados en funciones para experiencias personalizadas
Incluye potentes funciones de búsqueda y etiquetado para un acceso rápido

¿Cuáles son los tipos de diseño de intranet?

Las distintas organizaciones requieren diferentes tipos de diseño de intranet en función de su estructura, tamaño y necesidades de personal. Las intranets basadas en tareas se centran en la productividad dando prioridad a las herramientas y servicios que ayudan a los empleados a completar las tareas cotidianas.

Las intranets sociales dan prioridad a la colaboración, el reconocimiento de los empleados y la comunicación a través de funciones como los canales de noticias, el chat y los eventos.

Las intranets basadas en la información se estructuran más como centros de recursos que ofrecen un acceso rápido a las políticas de la empresa, documentos de RR.HH. y guías prácticas. Algunas empresas también utilizan intranets personalizadas que adaptan la página de inicio y las herramientas en función de los puestos de trabajo o los departamentos.

¿Cuáles son algunos ejemplos de diseño de intranet?

Un buen diseño de intranet es limpio, coherente y se basa en los flujos de trabajo de los usuarios. Estos son algunos de los elementos de diseño más destacados:

Una página de inicio central con noticias de la empresa, actualizaciones de RR.HH. y enlaces rápidos
Barras de búsqueda y navegación filtrada para reducir el desorden
Diseños tipo tarjeta para directorios de equipos y listas de recursos
Integración con calendarios, nóminas y herramientas de gestión de tareas
Cuadros de mando personales que muestran la actividad reciente, los cumpleaños o las tareas