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Software Intranet
El software de intranet es una herramienta privada de comunicación y colaboración interna que utilizan las organizaciones para conectar a los empleados, compartir información y optimizar los flujos de trabajo.
Tanto si trabajas en RR. HH., TI o formas parte de un equipo en crecimiento, el software de intranet de la empresa puede centralizar las actualizaciones, mejorar el compromiso y aumentar la productividad.
Este glosario responde a preguntas clave para ayudarle a comprender, evaluar e implementar la mejor solución de intranet para su organización.
¿Qué es el software de intranet?
El software de intranet es una plataforma digital que sirve como red interna centralizada para los empleados de una organización. Proporciona un espacio seguro donde los miembros del equipo pueden acceder a documentos, noticias, herramientas, directorios y canales de comunicación.
A diferencia de los sitios web públicos, los sistemas de intranet están restringidos a usuarios internos y suelen personalizarse para reflejar la estructura, la marca y las necesidades de flujo de trabajo de la empresa.
Es una solución moderna para conectar equipos dispersos, mejorar la colaboración y simplificar la comunicación interna entre departamentos.
¿Por qué las empresas utilizan software de intranet?
Las empresas utilizan software de intranet para crear un lugar de trabajo conectado, informado y productivo.
Ayuda a unificar equipos y reducir la fricción operativa entre departamentos.
- Mejora la comunicación interna con actualizaciones y anuncios en tiempo real.
- Centraliza el acceso a recursos como documentos, políticas y material de formación.
- Fomenta la participación de los empleados con funciones sociales y herramientas de retroalimentación.
- Reduce la sobrecarga de correos electrónicos y mejora la visibilidad de las tareas entre los equipos.
- Simplifica la incorporación con un fácil acceso al conocimiento de la organización.
- Garantiza el cumplimiento mediante el control de versiones de los documentos y el acceso seguro.
¿Quién debería utilizar el software de intranet de la empresa?
El software de intranet empresarial es beneficioso para empresas de todos los tamaños. Es especialmente útil para equipos de recursos humanos, empleados remotos, jefes de departamento y directores de operaciones.
Los empleados lo utilizan para acceder a herramientas y actualizaciones diarias, los equipos de RR. HH. lo utilizan para gestionar políticas y comunicaciones, mientras que los directivos pueden utilizarlo para compartir la dirección estratégica.
Las pequeñas empresas se benefician de la estructura centralizada que ofrece sin necesidad de una gran configuración informática.
¿Cuándo es el momento adecuado para implementar un software de intranet para empleados?
El mejor momento para implementar un software de intranet para empleados es cuando la comunicación interna se vuelve fragmentada o ineficaz. También resulta útil en momentos de expansión, aumento del trabajo a distancia o cambio cultural.
Adoptarlo en una fase temprana del crecimiento de su empresa puede ayudar a evitar el intercambio desorganizado de documentos y las prácticas de comunicación inconsistentes. Cuando aumenta el número de empleados o se incrementan los modelos híbridos, una intranet se convierte en algo esencial.
¿Dónde se aloja el software de intranet?
El software de intranet moderno puede alojarse en las instalaciones o en la nube. La mayoría de las empresas optan ahora por soluciones basadas en la nube debido a la facilidad de acceso, las actualizaciones de seguridad y la escalabilidad.
Las intranets basadas en la nube son accesibles desde cualquier lugar, lo que las hace ideales para equipos remotos. Las intranets locales ofrecen más control, pero requieren infraestructura y mantenimiento de TI.
¿Cómo ayuda el software de intranet de RR. HH. a gestionar las operaciones relacionadas con el personal?
El software de intranet de RR. HH. ayuda a optimizar las funciones internas de RR. HH. y mejora la experiencia de los empleados.
Actúa como centro neurálgico para las políticas, los formularios y la comunicación de RR. HH.
- Proporciona un fácil acceso a los manuales para empleados, información sobre prestaciones y formularios de RR. HH.
- Ofrece herramientas de autoservicio para solicitudes de permisos, comentarios y evaluaciones de rendimiento.
- Facilita la contratación interna y los anuncios a los empleados.
- Promueve programas de participación dirigidos por RR. HH., como encuestas y eventos.
- Reduce las tareas manuales mediante la automatización y la integración con herramientas de RR. HH.
- Garantiza una comunicación coherente en torno a las políticas y el cumplimiento normativo de la empresa.
Encuestas sobre el pulso de los empleados:
Se trata de encuestas breves que pueden enviarse con frecuencia para comprobar rápidamente lo que piensan sus empleados sobre un tema. La encuesta consta de menos preguntas (no más de 10) para obtener la información rápidamente. Pueden administrarse a intervalos regulares (mensual/semanal/trimestral).
Reuniones individuales:
Celebrar reuniones periódicas de una hora de duración para mantener una charla informal con cada miembro del equipo es una forma excelente de hacerse una idea real de lo que les pasa. Al tratarse de una conversación segura y privada, te ayuda a obtener mejores detalles sobre un asunto.
eNPS:
eNPS (employee Net Promoter score) es una de las formas más sencillas y eficaces de evaluar la opinión de sus empleados sobre su empresa. Incluye una pregunta intrigante que mide la lealtad. Un ejemplo de preguntas de eNPS son ¿Qué probabilidades hay de que recomiende nuestra empresa a otras personas? Los empleados responden a la encuesta eNPS en una escala del 1 al 10, donde 10 significa que es "muy probable" que recomienden la empresa y 1 significa que es "muy improbable" que la recomienden.
En función de las respuestas, los empleados pueden clasificarse en tres categorías diferentes:
- Promotores
Empleados que han respondido positivamente o están de acuerdo. - Detractores
Empleados que han reaccionado negativamente o no están de acuerdo. - Pasivos
Empleados que se han mantenido neutrales con sus respuestas.
¿Cuáles son los diferentes tipos de software de intranet?
Existen varios tipos de software de intranet en función de las necesidades de la organización, el tamaño de los equipos y la funcionalidad.
- Intranets centradas en la comunicación: énfasis en las fuentes de noticias, los chats ylos anuncios
- Intranets colaborativas: proporcionan espacios para proyectos, seguimiento de tareas ycoedición de documentos.
- Software de intranet para RR. HH.: diseñado para gestionar las políticas, el compromiso yel apoyo de los empleados.
- Intranets de gestión documental: centralice los archivos con funciones de búsqueda y control de versiones.
- Intranets sociales: centrarse en la participación de los empleados a través de «me gusta», comentarios y gamificación.
- Intranets personalizadas: soluciones a medida desarrolladas internamente para flujos de trabajo únicos.
¿Cuál es el mejor software de intranet para pequeñas empresas?
Las pequeñas empresas necesitan herramientas de intranet que sean sencillas, asequibles y fáciles de implementar sin depender en exceso de los servicios informáticos.
Entre las mejores opciones se incluyen plataformas como Empuls, Bitrix24, Zoho Connect, Happeo y Simplrr, que ofrecen interfaces fáciles de usar, acceso móvil y funciones esenciales como el intercambio de documentos, la gestión de tareas y los anuncios. Estas herramientas suelen tener precios escalonados, lo que las hace accesibles para equipos en crecimiento.
¿Cuál es el mejor software de intranet para empleados en cuanto a compromiso y productividad?
El mejor software de intranet para empleados combina facilidad de uso, herramientas de colaboración y personalización.
Soluciones como Microsoft SharePoint, Jostle, Blink y Workvivo ofrecen funciones como feeds personalizados, reconocimiento de empleados, integraciones con sistemas de RR. HH. y aplicaciones móviles, lo que las hace ideales para impulsar el uso diario y el compromiso en equipos híbridos.
