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Incorporación de empleados
El offboarding se refiere a la transición de los empleados fuera de una organización cuando dejan su puesto, ya sea por dimisión, jubilación, despido u otras razones.
El offboarding garantiza que la propiedad, la información y los recursos de la empresa se devuelven o se protegen adecuadamente para evitar filtraciones de datos o pérdidas de propiedad intelectual.
¿Qué es el offboarding?
La desvinculación consiste en gestionar la transición de una persona o entidad fuera de una organización, ya sea un empleado, un contratista o un cliente. Consiste en completar las tareas necesarias para concluir su relación con la organización de forma fluida y eficaz.
¿Qué es el offboarding en RRHH?
En RR.HH., el término "offboarding" hace referencia al proceso formal de gestión de la salida de un empleado de la organización, incluidas tareas como la realización de entrevistas de salida, la recogida de bienes de la empresa, la actualización de registros y la facilitación de la transición tanto para el empleado saliente como para el equipo.
¿Cuál es el proceso de incorporación?
El proceso de desvinculación implica varios pasos, como la notificación a las partes pertinentes, la realización de entrevistas de salida, la recogida de los bienes de la empresa, la actualización de los registros, la comunicación con el equipo, el apoyo al empleado que se marcha y la realización de todas las tareas administrativas necesarias para dar por concluida su relación con la organización.
¿Cuáles son los objetivos del offboarding?
El objetivo principal de la incorporación es garantizar una salida estructurada y respetuosa que proteja a la organización y apoye al empleado que se marcha.
- Garantizar el cumplimiento de la legislación y las políticas
- Salvaguardar la propiedad intelectual y los activos
- Mantener la continuidad mediante la transferencia de conocimientos
- Dejar una impresión final positiva en el empleado
- Recoger opiniones para mejorar el lugar de trabajo
¿Qué es la lista de control para la incorporación?
Una lista de comprobación de incorporación suele incluir tareas como:
- Notificación a las partes interesadas
- Realización de entrevistas de salida
- Recogida de bienes de la empresa
- Actualización de registros y sistemas
- Tramitación de los pagos finales
- Comunicación con el equipo
- Prestar apoyo a la persona que se marcha
- Realización de las tareas administrativas necesarias
- Documentación del proceso de incorporación
- Seguimiento para garantizar una transición fluida
¿Cuáles son los componentes clave del proceso de incorporación?
Los componentes clave del proceso de "offboarding" son los siguientes:
- Entrevistas de salida: La realización de entrevistas de salida permite a las organizaciones recabar información valiosa de los empleados que se marchan, identificar las razones de la rotación y descubrir áreas de mejora.
- Devolución de bienes de la empresa: Describa claramente el proceso de devolución de artículos de la empresa, como ordenadores portátiles, dispositivos móviles, tarjetas de acceso y otros equipos o activos.
- Revocación del acceso: Revoca rápidamente el acceso a los sistemas, programas informáticos e instalaciones físicas de la empresa para salvaguardar la información confidencial y evitar accesos no autorizados.
- Transferencia de conocimientos: Facilite la transferencia de conocimientos documentando las principales responsabilidades, procesos y contactos esenciales para el sucesor del empleado saliente.
- Despedida y reconocimiento: Permita que los compañeros expresen su agradecimiento por las contribuciones del empleado que se marcha mediante mensajes de despedida, reuniones o muestras de reconocimiento.
¿Cuáles son las mejores prácticas para el offboarding?
Las mejores prácticas para el offboarding son las siguientes:
- Elabore una lista de comprobación para la salida: Elabore una lista de comprobación estandarizada o un flujo de procesos para garantizar la coherencia y el rigor en todas las salidas.
- Asigne responsabilidades: Designe a una persona o equipo específico para supervisar el proceso de incorporación y coordinar las tareas pertinentes.
- Comuníquese de forma proactiva: Mantenga informados a los empleados salientes sobre el proceso de incorporación, incluidos los plazos, las expectativas y la documentación necesaria.
- Mantener la confidencialidad: Respete la intimidad y la confidencialidad del empleado que se va, especialmente cuando maneje información sensible.
- Ofrezca apoyo: Proporcione a los empleados salientes recursos o asistencia, como orientación profesional, talleres de redacción de currículos o referencias, para facilitar su transición.
¿Cuáles son las estrategias para optimizar el offboarding?
Para optimizar el proceso de incorporación, aplique las siguientes estrategias:
- Automatización: La implantación de software o herramientas de offboarding puede agilizar las tareas administrativas, como la revocación de accesos y el seguimiento de activos, al tiempo que garantiza el cumplimiento y la eficiencia.
- Mejora continua: Revise y actualice periódicamente los procesos de incorporación basándose en los comentarios, las lecciones aprendidas y los cambios en la normativa o las mejores prácticas.
- Programas de antiguos alumnos: Cultive las relaciones con antiguos empleados a través de programas o redes de antiguos alumnos, que pueden servir como valiosas fuentes de referencias, conocimientos y posibles contrataciones boomerang.
- Ciclo de retroalimentación: Anime a los empleados que se marchan a dar su opinión sincera sobre su experiencia de incorporación, lo que permitirá a la organización identificar áreas de mejora y mejorar los futuros procesos de incorporación.
¿Por qué es importante el offboarding?
El offboarding es importante por las siguientes razones:
- Mantener la profesionalidad: Garantiza que la salida de un empleado o cliente se gestione de forma profesional y respetuosa, reflejándose positivamente en la organización.
- Transferencia de conocimientos: Facilita la transferencia de conocimientos y responsabilidades a otros miembros del equipo, minimizando las interrupciones del flujo de trabajo y la productividad.
- Protección de los activos de la empresa: Ayuda a recuperar la propiedad de la empresa y la información sensible, reduciendo el riesgo de filtración de datos o pérdida de activos.
- Preservar las relaciones: Permite a la organización mantener relaciones positivas con los empleados que se van, los clientes y las partes interesadas, que pueden ser valiosas para futuras colaboraciones o referencias.
- Cumplimiento legal: Garantiza el cumplimiento de los requisitos legales y normativos, como la finalización de los contratos de trabajo o la rescisión adecuada de los acuerdos comerciales.
Encuestas sobre el pulso de los empleados:
Se trata de encuestas breves que pueden enviarse con frecuencia para comprobar rápidamente lo que piensan sus empleados sobre un tema. La encuesta consta de menos preguntas (no más de 10) para obtener la información rápidamente. Pueden administrarse a intervalos regulares (mensual/semanal/trimestral).
Reuniones individuales:
Celebrar reuniones periódicas de una hora de duración para mantener una charla informal con cada miembro del equipo es una forma excelente de hacerse una idea real de lo que les pasa. Al tratarse de una conversación segura y privada, te ayuda a obtener mejores detalles sobre un asunto.
eNPS:
eNPS (employee Net Promoter score) es una de las formas más sencillas y eficaces de evaluar la opinión de sus empleados sobre su empresa. Incluye una pregunta intrigante que mide la lealtad. Un ejemplo de preguntas de eNPS son ¿Qué probabilidades hay de que recomiende nuestra empresa a otras personas? Los empleados responden a la encuesta eNPS en una escala del 1 al 10, donde 10 significa que es "muy probable" que recomienden la empresa y 1 significa que es "muy improbable" que la recomienden.
En función de las respuestas, los empleados pueden clasificarse en tres categorías diferentes:
- Promotores
Empleados que han respondido positivamente o están de acuerdo. - Detractores
Empleados que han reaccionado negativamente o no están de acuerdo. - Pasivos
Empleados que se han mantenido neutrales con sus respuestas.
¿Cómo despedir a un empleado?
- Notifíquelo a las partes pertinentes: Informa a RRHH, TI, dirección y otros departamentos necesarios sobre la marcha del empleado.
- Entrevista de salida: Realice una entrevista de salida para recabar opiniones y puntos de vista del empleado que se marcha.
- Recoger los bienes de la empresa: Recoja todos los objetos propiedad de la empresa, como ordenadores portátiles, llaves, tarjetas de acceso y otros equipos.
- Actualizar los registros: Actualice los registros, sistemas y bases de datos internos para reflejar la salida del empleado.
- Pagos finales: Procese los pagos finales, incluidos el salario, las prestaciones y las vacaciones acumuladas.
- Comunicarse con el equipo: Informa al equipo de la marcha y distribuye la carga de trabajo en consecuencia.
- Despedida: Organice un acto o gesto de despedida para expresar su agradecimiento y mantener relaciones positivas.
- Ofrezca apoyo: Ofrezca recursos de apoyo, como servicios de recolocación o referencias.
¿Cuánto dura la incorporación?
La duración del proceso de incorporación puede variar en función de factores como la complejidad de la función, las políticas de la organización y las responsabilidades de la persona que se marcha. Normalmente, el proceso puede durar desde unos pocos días hasta varias semanas.
¿Cómo se benefician los empresarios de la recolocación y la incorporación?
Un apoyo eficaz a la incorporación y recolocación ayuda a las empresas a mantener una marca de empleador fuerte, reducir los riesgos legales y proteger la moral interna. También aumenta las posibilidades de volver a contratar a antiguos empleados y de obtener referencias.
- Preserva la reputación de la marca y la buena voluntad de los empleados
- Fomenta las críticas y los comentarios positivos tras la partida
- Reduce el riesgo de litigios o violaciones de datos
- Mejora la moral y la confianza del equipo interno
- Apoya la creación de redes de antiguos alumnos y su posible recontratación
¿Cómo dar de baja a un empleado despedido?
La desvinculación de un empleado despedido requiere sensibilidad, profesionalidad y medidas estructuradas para garantizar el cumplimiento y minimizar los trastornos.
- Preparar la documentación antes de la reunión de cese
- Dirija la discusión sobre el despido con respeto y claridad
- Recuperar los activos de la empresa y desactivar el acceso al sistema
- Tramitar la paga final, la indemnización por despido y las prestaciones (si procede).
- Proporcionar la documentación y los recursos de apoyo necesarios
- Comunicar la partida internamente protegiendo la confidencialidad
¿Cómo es un buen proceso de incorporación?
Un buen proceso de desvinculación es respetuoso, coherente y exhaustivo. Protege a la empresa al tiempo que garantiza que el empleado se sienta valorado, incluso al final de su mandato.
- Comienza pronto con una comunicación y una planificación claras
- Cubre todos los trámites legales y administrativos
- Incluye transferencia de conocimientos y actualizaciones del equipo
- Permite realizar entrevistas de salida y recoger opiniones
- Apoya al empleado con recursos o referencias
¿Cómo se inicia el proceso de incorporación de un empleado?
El proceso comienza con la documentación y la comunicación interna adecuadas, que sientan las bases para una transición profesional y sin contratiempos.
- Confirmar los detalles de la salida (dimisión, cese, etc.)
- Notificar a los departamentos clave (RRHH, TI, finanzas, gestión)
- Programar una reunión de incorporación o una entrevista de salida
- Iniciar la documentación, la lista de comprobación y la recuperación de activos
- Iniciar la planificación del traspaso y actualizar los registros
¿Cuáles son los problemas del offboarding?
Sin un proceso claro, la desvinculación puede crear riesgos tanto para la empresa como para el empleado que se marcha.
- Equipos perdidos o recuperación de datos
- Retraso en los pagos finales o en la tramitación de prestaciones
- Mala comunicación con los equipos o los clientes
- Falta de información para mejorar la organización
- Marca de empleador dañada o críticas negativas en línea
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