Nómina

¿Qué es la nómina?

La nómina es el proceso de calcular y abonar los pagos a los empleados por su trabajo, incluidos los salarios regulares, el pago de horas extraordinarias, las bonificaciones y las prestaciones.

¿Cuáles son los componentes de la nómina?

Los componentes de la nómina pueden variar según la organización y el país, pero suelen incluir lo siguiente:

• Salario bruto: La cantidad total de dinero que gana un empleado antes de que se le descuente cualquier deducción o impuesto.
  
  
• Impuestos: Los impuestos sobre la nómina son impuestos que pagan tanto el empresario como el trabajador para financiar programas como la Seguridad Social y Medicare. También pueden aplicarse otros impuestos, como los estatales y locales.
  
  
• Deducciones: Las retenciones salariales son cantidades que se deducen de la retribución bruta de un empleado, como impuestos, aportaciones a planes de jubilación, primas de seguro médico y embargos salariales.
  
  
• Salario neto: La cantidad de dinero que recibe un empleado una vez descontadas todas las deducciones e impuestos de su salario bruto.
  
  
• Primas y comisiones: Son pagos que se hacen a los empleados además de su salario habitual.
  
  
• Prestaciones: Incluyen diversos tipos de prestaciones para los empleados, como seguro médico, planes de jubilación y tiempo libre remunerado.
  
  
• Reembolsos: Se trata de pagos efectuados a los empleados para reembolsarles los gastos en que han incurrido en el desempeño de sus funciones, como gastos de viaje o suministros.

¿Cuánto cuestan las nóminas por empleado?

Los costes de las nóminas varían en función de cómo se gestionen:

• Nómina manual: Coste mínimo, principalmente su tiempo y esfuerzo.
• Software de nóminas: Normalmente, entre 20 y 40 dólares al mes, más entre 4 y 10 dólares por empleado.
• Servicio externalizado: Puede costar entre 50 y 200 dólares o más al mes por un empleado.
• Pueden aplicarse costes adicionales por declaraciones fiscales, formularios de fin de año o administración de prestaciones.

¿Cómo gestionar las nóminas?

La gestión de las nóminas implica varios pasos clave. He aquí una visión general del proceso:

• Obtener y verificar la información del empleado: Recopile y verifique la información precisa del empleado, incluido su nombre completo, número de la Seguridad Social, dirección, situación fiscal y cualquier deducción a la que tenga derecho.
  
  
• Determinar la remuneración de los empleados: Calcule la remuneración de los empleados en función de su tarifa horaria o salario, así como de las horas extraordinarias o bonificaciones devengadas.
  
  
• Calcular los impuestos sobre la nómina: Determine la cantidad adecuada de impuestos sobre la nómina que debe retener de los cheques de los empleados, incluidos los impuestos sobre la renta federales, estatales y locales, así como los impuestos de la Seguridad Social y Medicare.
  
  
• Deducir las prestaciones de los empleados: Deduzca cualquier prestación de los empleados, como las primas del seguro médico, las aportaciones al plan de jubilación y otras deducciones.
  
  
• Generar informes de nóminas: Generar y revisar los informes de nómina para garantizar la exactitud y el cumplimiento de las leyes y reglamentos.
  
  
• Pagar a los empleados: Distribuya los cheques de pago o los depósitos directos de los empleados en la fecha de pago designada.
  
  
• Declarar los impuestos sobre las nóminas: Presentar declaraciones de impuestos sobre la nómina y remitir a tiempo los impuestos sobre la nómina a los organismos gubernamentales correspondientes.
  
  
• Mantener registros de nóminas: Mantener registros precisos de la paga de los empleados, las retenciones de impuestos y las deducciones, así como cualquier declaración de impuestos y pagos requeridos.
  
  

Para gestionar las nóminas con eficacia, muchas empresas utilizan programas informáticos para automatizar el proceso y garantizar la precisión y el cumplimiento de las normas. También es esencial estar al día de las leyes y normativas fiscales y pedir consejo a un contable cualificado o a un especialista en nóminas cuando sea necesario.

¿Cómo calcular las nóminas?

El cálculo de la nómina puede implicar varios pasos, dependiendo de la complejidad de la estructura salarial de su organización y del sistema de procesamiento de nóminas que utilice. No obstante, a continuación se ofrece una visión general de los pasos necesarios:

• Determine el periodo de pago: Puede ser semanal, quincenal, semestral o mensual.
  
  
• Determine el salario bruto del empleado: Es la cantidad total de dinero que ha ganado un empleado antes de deducirle las retenciones o los impuestos. Suele calcularse en función de la tarifa horaria o el salario del empleado y del número de horas trabajadas durante el periodo de pago.
  
  
• Calcule las deducciones: Las deducciones pueden incluir impuestos, cotizaciones a la Seguridad Social, cotizaciones a Medicare y otras contribuciones del empleado, como primas de seguro médico, cotizaciones a planes de jubilación o embargos salariales.
  
  
• Calcule el salario neto: Es el salario bruto del trabajador menos las retenciones.
  
  
• Emitir cheques de pago o depósito directo: Esto podría hacerse a través de cheques en papel o depósito directo electrónico.
  
  
• Mantener registros: Es importante mantener registros precisos de los pagos, impuestos y deducciones de los empleados, y presentar declaraciones de impuestos sobre la nómina y otros informes a las agencias gubernamentales según lo exija la ley.
  
  

Tenga en cuenta que el procesamiento de nóminas puede ser complejo y llevar mucho tiempo, y que puede haber requisitos o normativas específicos en su jurisdicción que deba cumplir. Muchas empresas utilizan programas informáticos de gestión de nóminas o subcontratan a proveedores externos para garantizar la exactitud y el cumplimiento de la normativa.