Cómo elegir la plataforma de experiencia del empleado adecuada: Una guía completa

Si desea aumentar sus ingresos anuales, ver cómo se disparan los precios de sus acciones y estabilizar la rotación de personal, lo necesita . Pero no se conforme con «cualquier cosa».

Una plataforma de experiencias integral puede ayudarte a crear las mejores experiencias para tus empleados, desde su incorporación hasta su salida.

Adobe pasó a utilizar una plataforma de acreditación digital que utiliza análisis avanzados para identificar los intereses de los empleados y realizó cambios basándose en sus comentarios. Supervisaron las opiniones de los empleados e introdujeron cambios en toda la empresa para ofrecerles mejores experiencias, entre las que se incluyen:

• 📅 20 días adicionales de vacaciones pagadas para los empleados afectados por desastres naturales y pandemias.
• 🕑 Horarios de trabajo flexibles que se adaptan a las rutinas de los cuidadores y del cuidado infantil.
• 💸 aumento del reembolso por bienestar de 600 dólares
• ☕ Serie quincenal «Coffee Break»
  ‍

En 2021, Adobe sustituyó a Zoom como la empresa número uno con los empleados más felices. (Fuente: CNBC)

El ejemplo de Adobe demuestra dos puntos importantes:

• Los empleados buscan algo más que regalos simbólicos. Quieren experiencias extraordinarias que demuestren que la empresa«se preocupa por ellos».
• La herramienta o plataforma adecuada desempeña un papel fundamental a la hora de personalizar estas experiencias para una plantilla multigeneracional.

Lista de verificación clave para la evaluación

¿Qué es lo primero que hay que hacer cuando se quiere comprar un buen ordenador portátil? Investigar las diferentes marcas de ordenadores portátiles y crear una lista comparativa basada en tus necesidades. ¿Es algo así como Intel frente a Mac? ¿256 GB o 1 TB de RAM? ¿Qué características y software necesitas? ¿Se ajusta a tu presupuesto? ¿Lo necesitas para trabajar o solo para navegar por Internet y enviar correos electrónicos?

Evaluar una plataforma o herramienta de experiencia para tu empresa funciona de manera similar. El hecho de que el mercado esté repleto de opciones no facilita las cosas. Elabora una lista para asegurarte de que tu elección final cumpla con los requisitos adecuados para los empleados y la empresa.

Una plataforma ideal plataforma de experiencia del empleado debería tener lo siguiente:
‍

Capacidades de una plataforma o herramienta de experiencia del empleado

Al evaluar una plataforma o herramienta de experiencia del empleado para encontrar la más adecuada, busque una solución que también satisfaga las necesidades de sus empleados, alineándola con los factores impulsores de su estrategia de experiencia.
‍

Para ir un paso más allá, podrías asignar las capacidades de la plataforma a cada una de las cinco etapas del ciclo de vida de tus empleados para optimizar aún más tu estrategia de experiencia de los empleados. Aunque es difícil encontrar una plataforma que tenga todas las capacidades, es recomendable elegir una que ofrezca las máximas capacidades para ayudarte a marcar todas las casillas. Utiliza la siguiente guía como referencia:
‍

Criterios para elegir la plataforma o herramienta adecuada para la experiencia del empleado

El 59 % de las empresas esperaba que su nueva plataforma para el lugar de trabajo fuera más fácil de usar, pero solo el 35 % logró realmente ese beneficio. (Fuente: Bersin)

Elegir la plataforma adecuada para la experiencia de los empleados no solo consiste en mejorar su posición en el mercado y lograr que el 47 % de sus empleados rinda al máximo. (Fuente: Gartner)

La plataforma o herramienta de experiencia digital actual debe estar basada en la nube, diseñada para ofrecer una buena experiencia de usuario, centrada en el usuario, con una interfaz fácil de usar, colaborativa, integrada y que proporcione a los empleados acceso sobre la marcha a todo lo que necesitan para interactuar con sus compañeros, sus superiores y la empresa.

Al igual que hemos pasado de las «soluciones puntuales» en RR. HH. a experiencias integradas y completas para los empleados, también debemos pasar de los sistemas transaccionales a lo que yo denomino «sistemas de productividad» o sistemas que facilitan la vida laboral de los empleados. — Josh Bersin

Sin presión, ¿verdad? Bueno, una selección equivocada puede convertirse en un costoso dolor de cabeza, así que utilice los siguientes criterios como guía a la hora de tomar su decisión final:
‍

1. Codificación empaquetada frente a codificación personalizada

A la hora de decidir entre una herramienta o plataforma lista para usar que no requiere código o requiere poco código y una solución interna que debe programarse desde cero, es fundamental sopesar cuidadosamente las ventajas y desventajas.

Las soluciones con código personalizado requieren un equipo informático y un hardware altamente especializados, lo que puede aumentar los gastos generales. Una plataforma creada desde cero puede tener todos los componentes que desees, pero también requiere mucho código, configuración y mantenimiento.

Las empresas globales complejas con más de 50 000 empleados distribuidos geográficamente, con espacio suficiente, presupuesto (costes de TI, alojamiento y energía), equipos internos (TI, datos y seguridad) y necesidad de grandes personalizaciones, prefieren crear su propia plataforma/herramienta que se adapte a sus necesidades empresariales.

Supongamos que desea explorar algunas de las ofertas especializadas del mercado. En ese caso, las soluciones que se mencionan a continuación suelen ser totalmente maduras, fáciles de implementar (con poco o ningún código), conformes con la normativa, personalizables (hasta cierto punto), rápidas de escalar, mantener y configurar, y protegidas por un cifrado sólido.

Además, como se integran con la mayoría de las herramientas empresariales y fuentes de datos existentes a través de API, ahorran mucho tiempo y esfuerzo a los equipos de TI internos. Esta solución integral y autónoma para la experiencia de los empleados es ideal para pequeñas y medianas empresas (pymes) con entre 50 y 1000 empleados.

➡ Automatización: La mayoría de las soluciones de experiencia digital del mercado utilizan capacidades de aprendizaje automático (ML), inteligencia artificial (IA) y análisis del rendimiento para automatizar el proceso sin sacrificar los intereses de los empleados. Esto facilita el trabajo de RR. HH., dejándoles tiempo para concentrarse en la planificación estratégica de diferentes iniciativas de experiencia.

➡ Personalización: Si bien una solución con código personalizado ofrece un mayor grado de personalización (codificada desde cero), las plataformas/herramientas digitales incluyen constructores visuales que permiten a los superusuarios y administradores cierto grado de flexibilidad. Algunos componentes se pueden modificar o mover para personalizar la plataforma, como añadir un logotipo personalizado, una marca u otra propiedad intelectual; para cambios adicionales, lo mejor es ponerse en contacto con el proveedor con solicitudes de cambio (estas suelen acordarse y aceptarse).

• 🧩 Integración: La mayoría de las plataformas/herramientas de experiencia modernas se integran con una amplia gama de herramientas para trabajar sin problemas en todos los departamentos, entre las que se incluyen:

• Colaboración (Google Workspace, Zapier, JIRA, Outlook),
• Inicio de sesión único (Google Workspace, Azure AD, Bitium SAML, Okta SSO/Inbound SAML),
• Comunicación (Gmail, Slack, Microsoft Teams, Skype, Duo),
• Redes sociales (LinkedIn, Workplace by Facebook, Amazon)
• HRIS/HRMS, LMS (Workday, MS Azure, SFTP entrante, Keka, Darwinbox, Namely, Timely, Toggl Track, SCHM, Zoho People, Bamboo HR)
• Seguimiento de la productividad (Hubstaff, Clockify, Groupe.io, Asana, Monday)
• Bienestar (Headspace, Calm radio)

• 🔧 Mantenimiento: una plataforma o herramienta de experiencia con poco o ningún código es fácil de mantener sin necesidad de una gran implicación por parte del equipo de TI. Estas herramientas están diseñadas para ser fáciles de usar y actualizar.
• 👨‍🔧 Configuración: Las guías detalladas, las instrucciones de inicio rápido y otra documentación para el usuario facilitan la instalación y configuración de una solución prediseñada y empaquetada, en comparación con la codificación rígida de una solución personalizada.
• 🔒 Seguridad: Las soluciones empaquetadas ofrecen una serie de medidas de seguridad y niveles de cifrado, incluyendo claves SSH, SSL, HTTPS y TLS, para impedir el acceso no autorizado, proteger la seguridad de los datos y evitar violaciones de la red y los sistemas.
• 🔐 Privacidad de los datos: Las plataformas de experiencia almacenan, transmiten y tratan datos críticos de los empleados y de la empresa, lo que las hace vulnerables a los ataques, a menos que estén protegidas por leyes y normativas de privacidad de datos, como la CCPA, el RGPD 2016/679 de la UE, la DPA 2018 (Reino Unido), la Ley de Privacidad de 1988 (Australia), la Ley de Tecnología de la Información de 2000 y las Normas de Tecnología de la Información de 2011.
• ☑️ Cumplimiento normativo: comprueba si la plataforma o herramienta de experiencia que has elegido cumple con los requisitos normativos necesarios y se ajusta a las leyes estatales, federales e internacionales, incluidas ISO, VAPT, SOC-2, InfoSec, RGPD y el Escudo de Privacidad UE-EE. UU.

2. Basado en la nube frente a local

Es fácil decidir entre una solución basada en la nube y una solución local con una infraestructura pesada. Con la velocidad, la flexibilidad, la calidad y la escalabilidad en juego, es fácil adivinar a favor de quién se inclinará la balanza.

Dada la tendencia actual hacia el trabajo híbrido, una solución SaaS bajo demanda y basada en la nube es la opción ideal para las empresas que buscan eficiencia y rentabilidad. Optar por una plataforma o herramienta basada en la nube ahorra tiempo, espacio y dinero. Ofrece mayor seguridad, evita la pérdida de datos, se actualiza en tiempo real y se puede adaptar a la demanda.

Por otro lado, las herramientas locales son las preferidas por las empresas con equipos que trabajan al 100 % en la oficina, que buscan realizar personalizaciones exhaustivas y que cuentan con los recursos informáticos y el espacio necesarios.

3. Costes predecibles frente a costes impredecibles

Elige bien tu herramienta de plataforma de experiencias, ya que afectará a tu presupuesto general. Si los costes de licencia son superiores a los beneficios, no vale la pena la inversión. Un aspecto importante a tener en cuenta es la diferencia entre costes predecibles e impredecibles.

Para las empresas que optan por crear su propia plataforma o herramienta de experiencia, existe cierta imprevisibilidad en cuanto a los costes de alojamiento, recursos totales, consultoría e infraestructura. Estos tienden a variar y aumentar año tras año, lo que se suma a los gastos generales.

Por otro lado, las empresas que optan por adquirir una plataforma o herramienta de experiencia pueden esperar pagar una tarifa uniforme con pocos o ningún cambio a lo largo de los años. La mayoría de las plataformas ofrecen un paquete completo que incluye comunicación, integraciones, análisis, funciones del sistema, seguridad y cumplimiento normativo, encuestas, facturación y asistencia técnica en el precio total.

Además, el proveedor asume todas las fluctuaciones de precios en TI, redes e infraestructura, que se absorben en las tarifas de licencia. Esto hace que la estructura de precios de una solución de experiencia empaquetada sea sencilla y transparente. Estas plataformas también incluyen la opción de dividir el presupuesto entre diferentes iniciativas de experiencia. Puede ser entre un plan mensual y uno anual.  

• 💸Presupuesto general: un presupuesto predeterminado o global que se asigna como una suma global a todo el programa de experiencias.
• 💸Presupuesto personalizado: se trata de presupuestos específicos asignados a diferentes iniciativas dentro del programa de experiencias. Por ejemplo, Adobe introdujo tres iniciativas diferentes (600 dólares de reembolso por bienestar, 20 días adicionales de vacaciones pagadas y una serie de pausas para el café cada dos semanas), cada una con un presupuesto diferente.
• 💸Plan mensual: Las empresas que están evaluando diferentes plataformas/herramientas pueden optar por explorar sus opciones con planes mensuales. Dado que no hay ningún compromiso a largo plazo, puedes probar varias plataformas hasta encontrar la que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio, el tamaño de tu equipo y tu presupuesto. Una vez que encuentres la opción perfecta, lo más sensato es cambiar a un plan anual.
• 💸Plan anual: con un alto nivel de ahorro, los planes anuales son ideales para empresas que saben lo que quieren y han encontrado la plataforma o herramienta adecuada para su negocio.

4. Personalización frente a generalización

Las empresas que ocupan los primeros puestos en el Índice de Experiencia de los Empleados se han convertido en las ganadoras del juego porque prestan atención a sus empleados y tienen en cuenta sus necesidades, al tiempo que alinean sus ofertas con el objetivo general de la empresa.

Aquí es donde una plataforma o herramienta de experiencia digital ofrece la comodidad de realizar encuestas, recabar opiniones, utilizar chatbots y enviar notificaciones por correo electrónico, y analiza los datos obtenidos para convertirlos en información útil en tiempo real. Esta información se puede utilizar para ofrecer experiencias personalizadas a los empleados, como hizo Adobe, que utilizó los comentarios de las encuestas a los empleados para aumentar su reembolso por bienestar a 600 dólares.

En comparación, las empresas con un programa de experiencia limitado o inexistente que ofrecen experiencias generalizadas registran una alta tasa de rotación de empleados, baja productividad, disminución de los ingresos y bajos precios de las acciones en el mercado. Se trata de una reacción en cadena: cuando los empleados están insatisfechos, esto afecta al negocio. El caso de General Motors en 2014 fue un ejemplo clásico que puso de relieve los peligros de ofrecer a los empleados una experiencia menos que satisfactoria.

5. Información dinámica frente a informes históricos

Hágase una pregunta sencilla: ¿prefiere informes dinámicos con información útil o datos históricos complejos para elaborar sus informes? Piense cuál de los dos le facilitaría más el trabajo y tendrá la respuesta. Aunque los informes y los datos históricos son esenciales en el análisis general, por sí solos no pueden ofrecer una imagen imparcial de su programa de experiencias.

Las plataformas digitales modernas crean informes dinámicos y paneles personalizados que ofrecen información detallada que impulsa la toma de decisiones informadas. Estos informes realizan un seguimiento del ciclo de vida y las interacciones de los empleados en tiempo real para comprender el compromiso de cada iniciativa.

• 📋 Informes inteligentes: los informes de rendimiento , ingresos, existencias y productividad, las encuestas, los formularios de comentarios, etc., pueden ayudar a calcular el retorno de la inversión en experiencia, las puntuaciones de compromiso, el uso del programa, el impacto y la adopción en toda la organización, tal y como hizo Arby's con su programa Brand Champ.
• 📊 Paneles personalizados: los paneles personalizados y otras visualizaciones de datos a partir de información útil pueden ayudar a la empresa a adaptar su programa a los empleados y alinearlo con objetivos más amplios.

6. Equipos híbridos frente a equipos internos

La mayoría de las empresas con programas de experiencia ya han comenzado a tener en cuenta la tendencia actual hacia un modelo de trabajo híbrido. Una de las primeras consideraciones a la hora de elegir su plataforma o herramienta de experiencia es ver si se adapta bien a su equipo.

¿Tienes un equipo que trabaja 100 % en la oficina, una plantilla que trabaja totalmente a distancia o un equipo híbrido distribuido en un área geográfica pequeña o grande? Un equipo que trabaja en la oficina puede utilizar una herramienta de experiencia local con acceso desde el escritorio y la web, ya que la mayoría de las iniciativas de experiencia se llevan a cabo o se inician en la oficina.

Sin embargo, un equipo remoto/híbrido necesita la comodidad de una plataforma/herramienta digital basada en la nube con conectividad en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Una aplicación móvil para iOS y Android con una interfaz de usuario intuitiva o una aplicación de escritorio para ordenador portátil/PC con acceso sin conexión ofrece al empleado visibilidad y colaboración en un entorno de trabajo híbrido/remoto.

Por ejemplo, los equipos remotos pueden participar en eventos sociales o de equipo virtuales para interactuar con sus compañeros y líderes.

• 👷Trabajadores manuales y ejecutivos: Es fundamentalrealizar un desglose adicional para identificar y clasificar las iniciativas de experiencia para los trabajadores manuales y los ejecutivos de la empresa, ya que así se garantiza una distribución justa. Ambas secciones deben incluirse/participar por igual, y las experiencias deben personalizarse adecuadamente para cada categoría. Los ejecutivos que marcan la dirección estratégica de la empresa y los empleados que realizan el trabajo sobre el terreno forman juntos el cuerpo colectivo que es la «empresa».
• 👨💻 Soporte multilingüe: un equipo híbrido suele estar repartido por varias ubicaciones geográficas y hablar varios idiomas. La solución debe ofrecer soporte multilingüe para atraer a todos ellos y reunirlos mediante una única plataforma/herramienta de experiencia.

La experiencia de los empleados es una cuestión vital.

Alinea las experiencias de tus empleados con el propósito, la marca y la cultura de tu empresa, para que cada interacción que tengan contigo sea auténtica, sostenible, inspire el compromiso de los empleados y mejore el rendimiento de tu empresa. (Fuente: Gallup)

Si trata bien a sus empleados, ¡le serán fieles hasta el fin de los tiempos! No escatime a la hora de elegir una buena plataforma de experiencia y obtendrá como recompensa mayores ingresos, una mayor productividad, un aumento del eSAT y una menor rotación de personal. Los empleados felices son sinónimo de un negocio próspero, así que elija con cuidado.