Cuándo empezar a planificar su programa de recompensas y reconocimiento para empleados

¿Cuándo es el momento adecuado para poner en marcha el plan de descanso y recuperación de sus empleados?

Comencemos por decirte cuándo no debes «empezar» a planificar el programa de descanso y recuperación de tus empleados:

• Cuando tus empleados ya están desmotivados.
• Cuando los rumores de descontento circulan por la oficina.
• ¡Cuando la empresa está perdiendo dinero!

Tomemos como ejemplo a General Motors.

En el escándalo de la retirada de vehículos de General Motors en 2014, en el que la directora ejecutiva de GM, Mary Barra, tuvo que comparecer ante el Congreso para responder por la falta de retirada de los coches defectuosos por parte de la empresa, lo que provocó 13 muertes, una de las causas subyacentes que se puso de manifiesto fue el defectuoso proceso de recompensas y sanciones de la empresa.

El entorno de GM desanimaba a las personas ( empleados) a expresar sus preocupaciones, en lugar de recompensarlas por ser conscientes. Tras esto, el programa de R&R de la empresa se sometió a una renovación completa, ¡pero no antes de que el daño ya estuviera hecho!

La mejor manera de conseguir los comportamientos que deseas es recompensar su realización. — HBR

Tu programa de recompensas y reconocimiento debe integrarse en la estructura de la cultura de tu empresa desde el momento en que se concibe.

El 87 % de los empleados afirma que existe un alto nivel de inclusión en su empresa cuando hay una fuerte cultura de reconocimiento. Forbes

Pero hay varios pasos que debes seguir antes de que tu plan pase de ser un boceto en el proverbial tablero de dibujo a una realidad funcional.

Cuándo iniciar un programa de R&R: cronología de acontecimientos

Si es la primera vez que su empresa implementa un programa de recompensas y reconocimiento, planificarlo puede parecer una tarea ardua.

Las investigaciones demuestran que la percepción que tienen los empleados de los sistemas de recompensas tiende a empeorar a medida que se desciende en la jerarquía de la organización. — HBR

Esto ocurre cuando se lanza un programa de recompensas sin pensarlo detenidamente y sin planificarlo. Te impulsa el entusiasmo y la pasión por hacer las cosas bien por parte de tus empleados, ¡pero no te lances a la piscina sin un plan!

Desde el día en que se concibe el programa hasta su lanzamiento real, un plan de acción bien estratégico y ejecutado con cautela garantizará un mayor éxito en términos de lanzamiento y participación.
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1. El plan de 6 meses

• Una vez que haya alineado a la organización con la idea de un programa de R&R, asegúrese de poner en marcha su plan al menos un año antes del lanzamiento real.
• Comience por los objetivos que desea alcanzar. Evalúe los objetivos de su negocio, las necesidades de sus empleados y cómo alcanzarlos con éxito.
• Prepara una estimación aproximada de los plazos y revísala periódicamente para asegurarte de que el lanzamiento va por buen camino.
• En los próximos meses, forma el equipo adecuado para que te ayude a investigar, ejecutar e implementar el programa.
• Investiga sobre diferentes plataformas o proveedores de reconocimiento de empleados. Analiza los incentivos, beneficios y opciones de recompensa que ofrecen. Asegúrate de que todo se ajuste a tus objetivos generales de negocio.

2. El hito de los 4 meses

• A los cuatro meses, es el momento de ponerse en contacto con diferentes proveedores para solicitar presupuestos. Realice una llamada interna sobre la logística del programa.
• Hay varios factores que desempeñan un papel importante a la hora de evaluar un proveedor o una plataforma de R&R, entre ellos las tarifas de licencia, la selección de funciones y el nivel de personalización.
• Al mismo tiempo, es fundamental establecer un presupuesto y elegir las categorías de recompensas dentro de ese presupuesto.
• Crea una lista de indicadores clave de rendimiento (KPI) que te ayuden a medir el éxito del programa. Enumera los objetivos de tus empleados y establece las categorías de recompensas para ayudarles a alinearse con esos objetivos y satisfacer sus necesidades.
• Una vez establecidos los criterios, dedique los próximos meses a realizar un análisis comparativo de los proveedores/plataformas basándose en muestras, demostraciones, testimonios, referencias y precios, lo que le ayudará a tomar una decisión informada.
• Decida el alcance y el ámbito del programa. ¿Abarcará toda la empresa? ¿O se centrará en una ubicación o departamento específico? ¿Cuáles serán las recompensas máximas y mínimas?

3. La marca de los dos meses

• A solo dos meses para que llegue la fecha, es hora de ponerse manos a la obra con la implementación. Elige un proveedor o plataforma basándote en tu evaluación y comparte la lista de KPI que deseas incorporar al programa junto con las métricas cuantificables.
• Proporcione una lista de los objetivos del programa, las categorías de recompensas y los valores, los detalles de la marca, las directrices, las listas de empleados, los requisitos de presentación de informes, etc. Las consultas detalladas con su proveedor le ayudarán a preparar y optimizar la plataforma para su lanzamiento inicial.
• Finaliza el presupuesto y el plan de comunicación para el lanzamiento. A continuación, es el momento de promocionar tu programa entre los empleados utilizando una estrategia doble dirigida tanto al lanzamiento en sí como a las ventajas del programa.

4. Un mes antes del lanzamiento.

• Al cabo de un mes, tu plataforma debería estar lista y preparada para su previsualización. El departamento de RR. HH. y los altos ejecutivos de la empresa deben revisar el programa y probar todas las características y funcionalidades para asegurarse de que la plataforma esté completamente lista antes de su puesta en marcha.
• Tómese el tiempo necesario para probar los enlaces. Busque errores en el sistema, compruebe las funciones personalizadas y asegúrese de que la comunicación con su proveedor sea fluida para realizar los ajustes finales. Es posible que desee utilizar un rastreador de errores para ahorrar tiempo en esta tarea.
• Mejora tus comunicaciones de lanzamiento y utiliza un enfoque multicanal. Aprovecha los correos electrónicos, las campañas, los carteles, las reuniones públicas y las ventanas emergentes de la intranet para despertar el interés de los empleados y mostrar el valor del programa.

5. Quedan dos semanas.

• ¡Es hora de la verdad! A solo dos semanas del final, tu plataforma ya debería estar en funcionamiento.
• Establezca puntos de contacto periódicos con su proveedor para ajustar la plataforma y validar los datos del programa (incluidos los datos de los empleados).
• Comience a capacitar a sus equipos de RR. HH. y gerentes de nivel medio, utilice paquetes de preguntas y respuestas para familiarizarlos con la herramienta y sus informes.
• Celebra reuniones periódicas con las partes interesadas para resolver cualquier imprevisto de última hora.
• Siga ofreciendo a sus empleados adelantos del programa con tentadores avances de las recompensas, detalles sobre cómo alcanzar los objetivos y las ventajas del programa para su desarrollo profesional y personal.

6. Queda 1 día.

• El día antes del lanzamiento suele amanece con un suspense angustioso. Es el momento de realizar las comprobaciones finales con tu proveedor de plataforma para asegurarte de que todo está listo.
• Organiza una serie de eventos previos al lanzamiento para aumentar la expectación. Podrías celebrar una fiesta previa al lanzamiento, organizar juegos para fomentar el espíritu de equipo, una salida fuera de la oficina o cualquier otra actividad que sirva para mostrar a tus empleados que se trata de un programa de recompensas para ellos.

7. Día del lanzamiento

• ¡Enhorabuena! Al anunciar su programa con una gran fiesta de lanzamiento o una reunión pública, es el momento de revelar todo su alcance y sus características.
• Supervise las interacciones y reacciones iniciales, y organice una sesión exhaustiva de preguntas y respuestas para garantizar a sus empleados las ventajas y beneficios del programa.
• En los días siguientes, ponga a disposición a su equipo del programa para responder a la avalancha de preguntas que probablemente surgirán cuando sus empleados empiecen a utilizar la plataforma. Revise la plataforma y la herramienta a intervalos regulares para mantenerse al día con los cambios.

Éxito en I+D para las empresas que lo hicieron en el momento adecuado

Aunque los plazos mencionados anteriormente pueden considerarse como una media, las empresas que han obtenido un éxito notable en sus iniciativas de R&R no solo han tenido en cuenta el tamaño y la posición en el mercado, sino también las necesidades cambiantes de los empleados.

En pocas palabras, estas empresas han adoptado un enfoque ágil en materia de R&R, planificando o adaptando su programa en función de las necesidades del momento.

Mida el valor, el coste y el impacto de una recompensa concreta para determinar si conviene aumentarla, reducirla o eliminarla por completo. — Gartner

Tomando como ejemplo a estas empresas que han sabido aplicar correctamente el R&R, puede estimar el momento adecuado para que su empresa planifique su programa de R&R para empleados basándose en los siguientes criterios:
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¡El tiempo es oro!

El tiempo es fundamental a la hora de planificar el programa de descanso y relajación para tus empleados. Aunque el camino desde la idea inicial hasta su puesta en marcha es emocionante, no termina ahí. La parte más importante llega después del lanzamiento, cuando hay que supervisar la adopción, el uso, el progreso y las tasas de participación, y ajustar el programa para que sea el mejor regalo posible para tus empleados y tu empresa.

Alcanzará los objetivos empresariales deseados de retener a su personal cualificado, contratar nuevos talentos y acelerar el crecimiento del negocio.

En un mercado laboral ajustado, con más puestos vacantes que personas para cubrirlos, las recompensas desempeñan un papel cada vez más importante a la hora de atraer y retener el talento. — Gartner