استبيانات الموظفين - التعريف والأهمية

ما هي أفضل ممارسات استبيان الموظفين؟

ينطوي إجراء استبيانات فعالة للموظفين على العديد من أفضل الممارسات لضمان جمع رؤى مفيدة وتعزيز تجربة إيجابية للمشاركين. فيما يلي بعض أفضل الممارسات الرئيسية:

‍

• تحديد أهداف واضحة: حدد بوضوح الغرض من الاستبيان وما تأمل في تحقيقه. يساعد ذلك في تصميم الأسئلة ذات الصلة والتركيز على المجالات التي ستوفر رؤى قابلة للتنفيذ.
• ضمان عدم الكشف عن الهوية والسرية: طمأنة الموظفين بأن ردودهم ستكون مجهولة وسرية. وهذا يشجع على تقديم تعليقات صادقة ويزيد من معدلات المشاركة.
• اطرح أسئلة ذات صلة وموجزة: حافظ على تركيز الاستبيان وإيجازه. تجنب الاستبيانات المطولة التي يمكن أن تسبب الإرهاق وتؤدي إلى إجابات غير مكتملة. استخدم مزيجًا من أنواع الأسئلة، مثل أسئلة الاختيار من متعدد، ومقياس ليكرت، والأسئلة المفتوحة، لجمع مجموعة متنوعة من الرؤى.
• استخدم لغة واضحة ومحايدة: تأكد من أن الأسئلة مصاغة بوضوح وخالية من التحيز. تجنب الأسئلة الاسترشادية التي قد تؤثر على الإجابات.
• الاختبار التجريبي للاستبيان: قم بإجراء اختبار تجريبي مع مجموعة صغيرة من الموظفين لتحديد أي مشاكل تتعلق بوضوح الأسئلة أو تدفق الاستبيان. استخدم التعليقات لإجراء التعديلات اللازمة قبل إطلاق الاستبيان على المؤسسة بأكملها.
• توصيل الغرض والأهمية: توصيل الغرض من الاستبيان بوضوح إلى الموظفين وشرح كيفية استخدام ملاحظاتهم. التأكيد على أهمية مشاركتهم وكيف يمكن أن تساهم في إحداث تغييرات إيجابية داخل المؤسسة.
• توفير وقت كافٍ للردود: امنح الموظفين متسعًا من الوقت لإكمال الاستبيان، ولكن مع تحديد موعد نهائي واضح. قد يكون الإطار الزمني النموذجي من أسبوع إلى أسبوعين.
• تشجيع المشاركة: الترويج للاستبيان من خلال قنوات متعددة، مثل البريد الإلكتروني والاتصالات الداخلية واجتماعات الفريق. شجع المدراء على دعم وتذكير فرقهم بالاستبيان.
• تحليل النتائج ومشاركة النتائج: حلل نتائج الاستبيان على الفور وشارك النتائج الرئيسية مع الموظفين. كن شفافًا بشأن ما كشفه الاستبيان وكيف تخطط المؤسسة لمعالجة أي مشاكل أو اقتراحات.
• اتخاذ إجراءات بشأن الملاحظات: وضع خطة عمل بناءً على نتائج الاستبيان. قم بالإبلاغ عن الخطوات التي ستتخذها المؤسسة لمعالجة الملاحظات وإجراء التحسينات. تابع مع تحديثات التقدم المحرز لتظهر للموظفين أن مدخلاتهم تحظى بالتقدير وتؤدي إلى تغييرات ملموسة.
• إجراء استطلاعات منتظمة: اجعل استطلاعات الرأي للموظفين ممارسة منتظمة لجمع الملاحظات بشكل مستمر وتتبع التقدم المحرز مع مرور الوقت. تُظهر الاستبيانات المنتظمة الالتزام بالاستماع إلى الموظفين وإجراء التحسينات المستمرة.

‍

ما أهمية استبيانات الموظفين؟

استبيانات الموظفين مهمة لأنها تساعدك على

• لتقييم أدائك كمدير أو مشرف.
• تقييم فعالية التغيير التنظيمي أو المبادرة التنظيمية.
• لتحسين الأداء وتقليل معدل الدوران وزيادة مشاركة الموظفين.
• تحديد ما إذا كانت هناك حاجة لتحسين مزايا الشركة أو برامج تدريب الموظفين.

كيف تجري استبياناً للموظفين؟

فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في تصميم وإجراء استطلاع رأي يحقق نتائج مفيدة:

• تأكد من حصولك على جميع المعلومات الضرورية قبل تصميم استبيانك. إذا كنت لا تعرف نوع البيانات التي تريدها، فلن تتمكن من إنشاء الأسئلة الصحيحة.
• لا تجعله طويلاً جداً. يجب ألا يستغرق إكمال استبيان الموظفين الفعال أكثر من 15 دقيقة. من المهم أن يشعر الموظفون بالراحة في الإجابة على هذه الأسئلة، لذا اجعلها قصيرة ولطيفة!
• تأكد من أن استبيانك مجهول الهوية باستخدام استبيانات مزدوجة التعمية (حيث لا يعرف المستجيبون من يسألهم) أو استبيانات أحادية التعمية (حيث يعرف المستجيبون من يسألهم).

‍

كيف تنشئ استبياناً للموظفين؟

إذا كنت تبحث عن بعض الإلهام لإنشاء استبيان للموظفين، فإليك الخطوات التي يجب ملاحظتها.

• حدد الغرض من الاستبيان الخاص بك. تأكد من طرح أسئلة تعكس الموضوع. إذا كنت ترغب في معرفة شعورهم حول الراتب والمزايا التي يحصلون عليها، فاحرص على تغطية هذه المواضيع في استبيانك.
• أنشئ مسودة استبيان واختبرها عن طريق إرسالها إلى بعض موظفيك واطلب منهم إبداء آرائهم حول رأيهم فيها. سيساعدك ذلك على تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى تغيير أي شيء أم لا.
• احرص على إبقاء الاستطلاع مجهول الهوية، حتى يشعر الموظفون بالراحة في مشاركة أفكارهم ومشاعرهم معك.
• سهّل على الموظفين الرد من خلال توفير نموذج عبر الإنترنت أو عنوان بريد إلكتروني يمكنهم من خلاله إرسال ردودهم.
• حلل نتائج الاستبيان واتخذ إجراءات بشأن أي مجالات تحتاج إلى تحسين.

كيف يمكن زيادة مشاركة الموظفين في الاستبيان؟

إذا كان معدل المشاركة في الاستبيان في شركتك منخفضًا، فإليك بعض النصائح لزيادته:

• تأكد من أن استبيانك مصمم بشكل جيد. 
• دع الناس يعرفون أن إجاباتهم مجهولة أو سرية.
• اطرح أسئلة ذات صلة ومثيرة للاهتمام. لا تجعلها طويلة جداً.
• تضمين حافز. من المرجح أن يقوم الموظفون بإجراء استبيان عندما يكون الأمر سهلاً ويستحق وقتهم. 
• تأكد من أن استبيانك سهل وسريع الإكمال. فكلما زاد الوقت الذي يستغرقه الموظفون لإكمال الاستبيان، قلّت احتمالية إكماله.
• حدد موعدًا نهائيًا لإجراء الاستطلاع، حتى لا ينساه الناس بالصدفة أو يهملوه.

‍

كيف تجيب على استبيانات الموظفين؟

إليك بعض النصائح حول كيفية الإجابة على استبيانات الموظفين:

• أجب بصدق. إذا لم تقدم تمثيلاً عادلاً للشركة، فقد يؤثر ذلك سلباً على آراء زملائك في العمل وآرائك أنت أيضاً.
• لا تضع افتراضات حول ما يفكر فيه الناس أو ما يشعرون به عند الإجابة عن الأسئلة.
• لا تخف من أن تكون صريحًا بشأن التجارب أو المخاوف السلبية، ولكن اجعلها بناءة! لا تقل فقط "هذا المكان سيء". بدلاً من ذلك، اطرح أسئلة مثل "لماذا نفعل هذا؟" أو "ما هي الطريقة الأفضل للتعامل مع هذا الموقف؟
• حدد الغرض من الاستبيان واسأل نفسك عما إذا كان الغرض من الاستبيان هو ما تعتقده. إذا كان هناك أي غموض حول الأسئلة المطروحة، اطلب توضيحاً من مديرك أو من قسم الموارد البشرية قبل الرد على الاستبيان.

‍

ما هي أفضل أسئلة استبيان الموظفين؟

فيما يلي بعض الأسئلة لإجراء أفضل استبيانات الموظفين:

‍

1- المشاركة والرضا

• على مقياس من 1 إلى 10، ما مدى رضاك عن وظيفتك الحالية؟
• ما مدى احتمالية أن توصي بشركتنا كمكان رائع للعمل؟
  ‍

2- الملاحظات على الإدارة

• هل تشعر بالدعم من مديرك في دورك؟
• كم مرة تتلقى ملاحظات بناءة من مشرفك؟
  ‍

3- فرص النمو

• هل تعتقد أن هناك فرصاً جيدة للتقدم الوظيفي داخل الشركة؟
• ما مدى رضاك عن موارد التطوير المهني المقدمة لك؟
  ‍

4- بيئة العمل

• هل تشعر أن مكان عملك يتسم بالشمولية والاحترام؟
• كيف تقيم التواصل داخل فريقك؟
  ‍

5- التوازن بين العمل والحياة

• على مقياس من 1 إلى 10، كيف تقيم التوازن بين العمل والحياة الشخصية؟
• هل تشعر بالراحة في أخذ إجازة عند الحاجة؟
  ‍

6- التكريم والتقدير

• هل تشعر بالتقدير لمساهماتك في العمل؟
• ما مدى أهمية التقدير الذي تتلقاه من زملائك ومديريك في العمل؟