التواصل الداخلي

التواصل الداخلي هو عملية تبادل المعلومات والرسائل والتغذية الراجعة داخل المؤسسة. يعد التواصل الداخلي الفعال أمرًا بالغ الأهمية لتعزيز بيئة عمل إيجابية، ومواءمة الموظفين مع الأهداف التنظيمية، وضمان أن يكون الجميع على اطلاع ومشاركة.

ما هو التواصل الداخلي؟

يشير التواصل الداخلي إلى تبادل المعلومات والرسائل والتغذية الراجعة داخل المنظمة بين أعضائها. وتنطوي عملية التواصل الداخلي على نقل واستقبال الرسائل بين الموظفين على جميع المستويات، مما يعزز التفاهم والتعاون والتوافق مع الأهداف التنظيمية.

يشمل التواصل الداخلي قنوات مختلفة، مثل الاجتماعات، ورسائل البريد الإلكتروني، والرسائل الإخبارية، ومنصات الإنترانت، وغيرها من الأدوات، لتسهيل تدفق المعلومات داخل الشركة.

ما هي منصات التواصل الداخلي؟

منصات التواصل الداخلي هي أدوات رقمية مصممة لتسهيل وتبسيط التواصل داخل المؤسسة. توفر هذه المنصات مركزًا مركزيًا للموظفين لمشاركة المعلومات والتعاون في المشاريع والبقاء على اتصال، بغض النظر عن موقعهم الفعلي.

وهي تشمل مجموعة متنوعة من قنوات الاتصال، بما في ذلك المراسلة الفورية والبريد الإلكتروني ومؤتمرات الفيديو ومشاركة الملفات وميزات الشبكات الاجتماعية، وكلها مدمجة في واجهة واحدة.

يتمثل الهدف الأساسي من هذه المنصات في تعزيز التواصل الداخلي، وتعزيز الشفافية، وتحسين الكفاءة التنظيمية بشكل عام.

ما أهمية التواصل الداخلي؟

يلعب التواصل الداخلي دورًا حاسمًا في تشكيل مدى جودة أداء الموظفين وتعاونهم وشعورهم بالارتباط برؤية الشركة وقيمها.

تعزيز الشفافية والثقة بين الفرق والقيادة.
تقليل الارتباك ومواءمة الفرق نحو الأهداف المشتركة.
زيادة مشاركة الموظفين وتحفيزهم.
يساعد على منع المعلومات المضللة والشائعات في مكان العمل.
يدعم إدارة التغيير من خلال إبقاء الجميع على اطلاع دائم بالتغييرات.
تشجيع التغذية الراجعة والتواصل ثنائي الاتجاه.
يحسن الإنتاجية من خلال تقليل التأخير في مشاركة المعلومات.

ما هي بعض أجهزة الاتصال الداخلية الشائعة؟

تساعد أجهزة أو أدوات الاتصال الموظفين على البقاء على اتصال واطلاع دائم.

تختلف هذه الأدوات حسب حجم الشركة وثقافتها وأهداف التواصل.

البريد الإلكتروني للتحديثات والوثائق الرسمية
تطبيقات المراسلة الفورية مثل Slack أو Microsoft Teams للمحادثات السريعة
منصات الشبكة الداخلية للإعلانات والوثائق على مستوى الشركة
أدوات عقد المؤتمرات عبر الفيديو مثل Zoom أو Google Meet للاجتماعات
لوحات الإعلانات أو اللافتات الرقمية في المكاتب الفعلية
أدوات إدارة المشاريع مثل Asana أو Trello لتنسيق الفريق

كيف تؤثر الاتصالات الداخلية للأعمال التجارية على المؤسسة؟

تؤثر جودة التواصل الداخلي بشكل مباشر على النجاح المؤسسي. فعندما يكون قويًا، تكون الفرق أكثر إنتاجية وتفاعلًا. أما عندما يكون ضعيفًا، فغالبًا ما يتبع ذلك سوء التوافق والارتباك. يحسن التواصل الفعال من حل المشاكل، ويعزز الابتكار، ويقوي العلاقة بين صاحب العمل والموظف.

كيف يمكن تحسين التواصل الداخلي؟

يتطلب تحسين التواصل الداخلي استراتيجيات مقصودة وتعليقات منتظمة. فالأمر لا يتعلق فقط بإرسال الرسائل، بل بالتأكد من سماعها وفهمها.

استخدام القنوات الصحيحة للرسائل الصحيحة (البريد الإلكتروني، والإنترانت، والمحادثات، وما إلى ذلك)
اجعل التواصل بسيطًا وواضحًا ومتسقًا
تشجيع التعليقات من خلال الاستبيانات وجلسات الأسئلة والأجوبة وصناديق الاقتراحات
تدريب المديرين على أن يكونوا متواصلين أفضل ومستمعين فاعلين
مشاركة تحديثات منتظمة حول الأهداف والتغييرات والانتصارات
احتفل بإنجازات الفريق لرفع الروح المعنوية
إشراك الموظفين في المناقشات واتخاذ القرارات
تعزيز ثقافة الانفتاح حيث يشعر الموظفون بالأمان في التحدث

كيف يمكن تحسين التواصل الداخلي في العمل؟

يركز تحسين التواصل في العمل على التفاعلات اليومية وكيفية تدفق المعلومات داخل الفرق والأقسام.

وضع توقعات واضحة للتحديثات والتقارير
عقد اجتماعات منتظمة لفريق العمل والاجتماعات الفردية
شجّع على إجراء لقاءات غير رسمية ومراجعات غير رسمية
استخدم أدوات التعاون مثل Slack أو Teams أو Trello
تجنب الحمل الزائد في التواصل - لا ترسل الكثير من رسائل البريد الإلكتروني
تعزيز التواصل متعدد الوظائف وكسر الانعزالية
دعم العاملين عن بُعد والعاملين عن بُعد والعاملين المختلطين بالتواصل الشامل

كيف تضع استراتيجية للاتصالات الداخلية؟

تساعد استراتيجية الاتصالات الداخلية على توحيد كيفية وموعد مشاركة المعلومات.

يحافظ على اتساق الرسائل ويضمن معرفة الجميع بما يحدث.

حدد أهداف التواصل الخاصة بك (مثل المشاركة والشفافية)
حدد جمهورك (جميع الموظفين والمدراء والإدارات)
اختر الأدوات والقنوات المناسبة
قم بإعداد تقويم محتوى للتحديثات والأخبار وحلقات التغذية الراجعة
قياس الفعالية من خلال استطلاعات الرأي ومقاييس المشاركة
تعديل الاستراتيجية بناءً على ملاحظات الموظفين والنتائج

استبيانات نبض الموظفين

وهي عبارة عن استبيانات قصيرة يمكن إرسالها بشكل متكرر للتحقق من رأي موظفيك حول مشكلة ما بسرعة. يتألف الاستبيان من عدد أقل من الأسئلة (لا يزيد عن 10 أسئلة) للحصول على المعلومات بسرعة. ويمكن إجراء هذه الاستبيانات على فترات منتظمة (شهرية/أسبوعية/فصلية/فصلية).

اجتماعات فردية:

يعد عقد اجتماعات دورية لمدة ساعة لإجراء محادثة غير رسمية مع كل عضو من أعضاء الفريق طريقة ممتازة للتعرف على ما يحدث معهم. نظرًا لأنها محادثة آمنة وخاصة، فإنها تساعدك في الحصول على تفاصيل أفضل حول مشكلة ما.

eNPS:

eNPS (صافي نقاط المروجين للموظفين) هي واحدة من أبسط الطرق الفعالة في الوقت نفسه لتقييم رأي موظفيك في شركتك. وهي تتضمن سؤالاً واحداً مثيراً للاهتمام يقيس الولاء. من أمثلة أسئلة eNPS ما يلي: ما مدى احتمالية توصيتك بشركتنا للآخرين؟ يجيب الموظفون على استبيان eNPS على مقياس من 1 إلى 10، حيث تشير 10 إلى أنهم "من المرجح جدًا" أن يوصوا بالشركة و1 إلى أنهم "من غير المرجح جدًا" أن يوصوا بها.