توظيف الموظفين الخارجين من الخدمة
يشير مصطلح Offboarding إلى نقل الموظفين خارج المؤسسة عندما يتركون مناصبهم، سواء كان ذلك بسبب الاستقالة أو التقاعد أو إنهاء الخدمة أو لأسباب أخرى.
تضمن عملية الإلغاء إعادة ممتلكات الشركة ومعلوماتها ومواردها بشكل صحيح أو تأمينها لمنع اختراق البيانات أو فقدان الملكية الفكرية.
ما هو الإلغاء؟
Offboarding هو إدارة عملية انتقال فرد أو كيان خارج المؤسسة، سواء كان موظفاً أو متعاقداً أو عميلاً. وهو ينطوي على إكمال المهام الضرورية لإنهاء مشاركتهم مع المؤسسة بسلاسة وكفاءة.
ما هو الإلغاء في الموارد البشرية؟
في مجال الموارد البشرية، يشير مصطلح "الخروج من الشركة" إلى العملية الرسمية لإدارة مغادرة الموظف للمؤسسة، بما في ذلك مهام مثل إجراء مقابلات الخروج، وجمع ممتلكات الشركة، وتحديث السجلات، وتسهيل عملية الانتقال لكل من الموظف المغادر وفريق العمل.
ما هي عملية الخروج من الخدمة؟
تتضمن عملية الخروج من الشركة عدة خطوات، بما في ذلك إخطار الأطراف المعنية، وإجراء مقابلات الخروج، وجمع ممتلكات الشركة، وتحديث السجلات، والتواصل مع فريق العمل، ودعم الموظف المغادر، واستكمال أي مهام إدارية ضرورية لإنهاء مشاركته مع المؤسسة.
What are the objectives of offboarding?
The core goal of offboarding is to ensure a structured and respectful exit that protects the organization and supports the departing employee.
- Ensure legal and policy compliance
- Safeguard intellectual property and assets
- Maintain continuity through knowledge transfer
- Leave a positive final impression on the employee
- Gather feedback to improve the workplace
ما هي قائمة التحقق من الخروج من المستشفى؟
عادةً ما تشتمل قائمة التحقق من التهيئة على مهام مثل:
- إخطار الأطراف ذات الصلة
- إجراء مقابلات الخروج
- تحصيل ممتلكات الشركة
- تحديث السجلات والأنظمة
- معالجة المدفوعات النهائية
- التواصل مع الفريق
- تقديم الدعم للفرد المغادر
- استكمال أي مهام إدارية ضرورية
- توثيق عملية الخروج من الخدمة
- Following up to ensure a smooth transition
ما هي المكونات الرئيسية لعملية الخروج من الخدمة؟
فيما يلي المكونات الرئيسية لعملية الخروج من الخدمة:
- Exit interviews: Conducting exit interviews allows organizations to gather valuable feedback from departing employees, identify reasons for turnover, and uncover areas for improvement.
- Return of company property: Clearly outline the process for returning company-issued items such as laptops, mobile devices, access badges, and other equipment or assets.
- Access revocation: Promptly revoke access to company systems, software, and physical premises to safeguard sensitive information and prevent unauthorized access.
- Knowledge transfer: Facilitate knowledge transfer by documenting key responsibilities, processes, and contacts essential for the departing employee’s successor.
- Farewell and recognition: Allow colleagues to express appreciation for the departing employee’s contributions through farewell messages, gatherings, or tokens of appreciation.
ما هي أفضل الممارسات المتبعة في عملية الإلغاء؟
فيما يلي أفضل الممارسات المتبعة في عملية التهيئة:
- Create an offboarding checklist: Develop a standardized checklist or process flow to ensure consistency and thoroughness across all departures.
- Assign responsibility: Designate a specific individual or team to oversee the offboarding process and coordinate relevant tasks.
- Communicate proactively: Keep departing employees informed about the offboarding process, including timelines, expectations, and required documentation.
- Maintain confidentiality: Respect the departing employee’s privacy and confidentiality throughout offboarding, especially when handling sensitive information.
- Offer support: Provide departing employees with resources or assistance, such as career counseling, resume writing workshops, or references, to support their transition.
ما هي استراتيجيات تحسين عملية الخروج من المنزل؟
لتحسين عملية التأهيل، قم بتنفيذ الاستراتيجيات التالية:
- Automation: Implementing offboarding software or tools can streamline administrative tasks, such as access revocation and asset tracking while ensuring compliance and efficiency.
- Continuous improvement: Regularly review and update offboarding processes based on feedback, lessons learned, and regulations or best practice changes.
- Alumni programs: Cultivate relationships with former employees through alumni programs or networks, which can serve as valuable sources of referrals, knowledge, and potential boomerang hires.
- حلقة التغذية الراجعة: شجّع الموظفين المغادرين على تقديم ملاحظات صادقة حول تجربتهم في مغادرة المؤسسة، مما يسمح للمؤسسة بتحديد مجالات التحسين وتعزيز عمليات مغادرة الموظفين في المستقبل.
لماذا يُعدّ الترحيل إلى الخارج مهمًا؟
يُعدّ التهيئة الخارجية أمراً مهماً للأسباب التالية:
- Maintaining professionalism: It ensures that the departure of an employee or client is handled professionally and respectfully, reflecting positively on the organization.
- Knowledge transfer: It facilitates the transfer of knowledge and responsibilities to other team members, minimizing disruptions to workflow and productivity.
- Protecting company assets: It helps to retrieve company property and sensitive information, reducing the risk of data breaches or loss of assets.
- Preserving relationships: It allows the organization to maintain positive relationships with departing employees, clients, and stakeholders, which can be valuable for future collaborations or referrals.
- Legal compliance: It ensures compliance with legal and regulatory requirements, such as finalizing employment contracts or terminating business agreements appropriately.
استبيانات نبض الموظفين
وهي عبارة عن استبيانات قصيرة يمكن إرسالها بشكل متكرر للتحقق من رأي موظفيك حول مشكلة ما بسرعة. يتألف الاستبيان من عدد أقل من الأسئلة (لا يزيد عن 10 أسئلة) للحصول على المعلومات بسرعة. ويمكن إجراء هذه الاستبيانات على فترات منتظمة (شهرية/أسبوعية/فصلية/فصلية).
اجتماعات فردية:
يعد عقد اجتماعات دورية لمدة ساعة لإجراء محادثة غير رسمية مع كل عضو من أعضاء الفريق طريقة ممتازة للتعرف على ما يحدث معهم. نظرًا لأنها محادثة آمنة وخاصة، فإنها تساعدك في الحصول على تفاصيل أفضل حول مشكلة ما.
eNPS:
eNPS (صافي نقاط المروجين للموظفين) هي واحدة من أبسط الطرق الفعالة في الوقت نفسه لتقييم رأي موظفيك في شركتك. وهي تتضمن سؤالاً واحداً مثيراً للاهتمام يقيس الولاء. من أمثلة أسئلة eNPS ما يلي: ما مدى احتمالية توصيتك بشركتنا للآخرين؟ يجيب الموظفون على استبيان eNPS على مقياس من 1 إلى 10، حيث تشير 10 إلى أنهم "من المرجح جدًا" أن يوصوا بالشركة و1 إلى أنهم "من غير المرجح جدًا" أن يوصوا بها.
بناءً على الإجابات، يمكن تصنيف الموظفين في ثلاث فئات مختلفة:
- المروجون
الموظفون الذين استجابوا بشكل إيجابي أو وافقوا. - المنتقدون
الموظفون الذين كان رد فعلهم سلبياً أو غير موافق. - السلبيون
الموظفون الذين التزموا الحياد في ردودهم.
كيف يتم تسريح الموظف؟
- Notify relevant parties: Inform HR, IT, management, and other necessary departments about the employee's departure.
- Exit interview: Conduct an exit interview to gather feedback and insights from the departing employee.
- Collect company property: Retrieve all company-owned items such as laptops, keys, access cards, and other equipment.
- Update records: Update internal records, systems, and databases to reflect the employee's departure.
- Final payments: Process final payments, including salary, benefits, and accrued leave.
- Communicate with the team: Inform the team about the departure and distribute the workload accordingly.
- Farewell: Organize a farewell event or gesture to express appreciation and maintain positive relationships.
- تقديم الدعم: تقديم موارد الدعم مثل خدمات التنسيب الخارجي أو المراجع.
ما هي المدة التي يستغرقها الخروج من المنزل؟
يمكن أن تختلف مدة عملية مغادرة الموظفين اعتمادًا على عوامل مثل مدى تعقيد الوظيفة وسياسات المؤسسة ومسؤوليات الفرد المغادر. وعادةً ما تستغرق عملية إنهاء الخدمة من بضعة أيام إلى عدة أسابيع.
How do employers benefit from outplacement and offboarding?
Effective offboarding and outplacement support help employers maintain a strong employer brand, reduce legal risks, and protect internal morale. It also increases the chance of rehiring former employees and earning referrals.
- Preserves brand reputation and employee goodwill
- Encourages positive reviews and feedback post-departure
- Reduces risk of legal disputes or data breaches
- Improves internal team morale and trust
- Supports alumni networking and potential rehiring
How do you offboard a terminated employee?
Offboarding a terminated employee requires sensitivity, professionalism, and structured steps to ensure compliance and minimize disruption.
- Prepare documentation before the termination meeting
- Conduct the termination discussion respectfully and clearly
- Retrieve company assets and disable system access
- Process final pay, severance, and benefits (as applicable)
- Provide necessary paperwork and support resources
- Communicate departure internally while protecting confidentiality
What does a good offboarding process look like?
A good offboarding process is respectful, consistent, and comprehensive. It protects the company while ensuring the employee feels valued, even at the end of their tenure.
- Starts early with clear communication and planning
- Covers all legal and administrative steps
- Includes knowledge transfer and team updates
- Allows for exit interviews and feedback collection
- Supports the employee with resources or references
How do you begin the employee offboarding process?
The process begins with proper documentation and internal communication, setting the stage for a smooth and professional transition.
- Confirm departure details (resignation, termination, etc.)
- Notify key departments (HR, IT, finance, management)
- Schedule an offboarding meeting or exit interview
- Initiate documentation, checklist, and asset recovery
- Begin handover planning and update records
What are the problems with offboarding?
Without a clear process, offboarding can create risks for both the company and the departing employee.
- Missed equipment or data recovery
- Delayed final payments or benefit handling
- Poor communication with teams or clients
- Lack of feedback for organizational improvement
- Damaged employer brand or negative online reviews
.png)
.png)
.png)
