Glossaire

Glossaire des termes relatifs à la gestion des ressources humaines et aux avantages sociaux

Table des matières

Intranets d'entreprise

Un intranet d'entreprise est un espace de travail numérique privé et sécurisé qui relie les employés, centralise les ressources et rationalise la communication au sein d'une organisation. Ce glossaire explique ce qu'est un intranet d'entreprise, comment il fonctionne, ses principales caractéristiques, ses avantages et les meilleures pratiques pour aider les entreprises à mettre en place une main-d'œuvre plus connectée et plus productive.

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Qu'est-ce qu'un intranet d'entreprise ?

Les intranets d'entreprise sont des réseaux internes privés utilisés par les organisations pour partager des informations, collaborer et rationaliser la communication entre les employés. Ils servent de plateforme centralisée où les équipes peuvent accéder en toute sécurité à des documents, des informations sur l'entreprise, des outils et des ressources.

Les intranets permettent d'améliorer la productivité, de favoriser le partage des connaissances et de promouvoir un lieu de travail connecté, en particulier dans les grandes équipes ou les équipes éloignées.

Pourquoi les intranets d'entreprise sont-ils importants ?

Les intranets d'entreprise améliorent la productivité, rationalisent les flux de travail et favorisent une culture d'entreprise forte en permettant à chacun d'être informé et connecté.
Ils permettent une prise de décision plus rapide et réduisent le temps perdu à rechercher des informations.

Soutenir la collaboration et l'engagement des employés
Fournir un accès facile aux outils et données essentiels
Renforcer la communication interne
Améliorer la gestion des connaissances

Quelles sont les principales caractéristiques des meilleurs intranets d'entreprise ?

CMS convivial : Permet de créer, d'éditer et d'organiser facilement le contenu.
Recherche puissante : Permet aux employés de trouver rapidement des documents, des outils ou des contacts.
Ouverture de session unique (SSO) : Permet un accès sécurisé, en un seul clic, à plusieurs outils.
Outils de collaboration : Comprend le chat, les forums, le partage de fichiers et les nouvelles de l'entreprise.
Accès mobile : Fonctionne sans problème sur les smartphones et les tablettes pour une utilisation à distance.
Sécurité renforcée : Cryptage des données, contrôles d'accès et authentification des utilisateurs.
Intégrations tierces : Connexion avec des applications de RH, de communication et de productivité.
Analyses et rapports : Suivi de l'utilisation et de l'engagement afin d'optimiser les performances.
Profils d'utilisateurs et communautés : Favorise la mise en réseau des équipes et le partage des connaissances.‍
Embarquement et formation : Permet aux nouveaux employés d'être plus rapidement opérationnels.

Quand les entreprises doivent-elles utiliser un intranet ?

Un intranet d'entreprise devient essentiel lorsque les équipes s'agrandissent ou travaillent à distance. Il est particulièrement utile pour l'intégration, la mise à jour des politiques, les annonces de l'entreprise et la collaboration sur les projets.

En cas de croissance rapide de l'organisation
Tout en gérant des équipes hybrides ou distantes
Pour les campagnes internes, la reconnaissance ou la formation
Centraliser l'accès aux ressources partagées

Où sont utilisés les intranets d'entreprise ?

Les intranets d'entreprise sont utilisés dans tous les secteurs - technologie, santé, éducation, commerce de détail, finance - pour gérer les opérations internes, l'engagement des employés et la conformité.

Dans les bureaux, les usines et les équipes distribuées à distance
Dans tous les départements pour les RH, l'informatique, les finances et le leadership
Dans le cadre d'écosystèmes plus larges de lieux de travail numériques

Qui utilise les intranets d'entreprise ?

Les employés de tous niveaux - des stagiaires aux cadres - utilisent les intranets d'entreprise pour se tenir informés, accéder à des outils et se connecter avec leurs collègues.

Les équipes RH pour les politiques et l'intégration
Gestionnaires pour le partage des objectifs, des mises à jour et du retour d'information
Employés pour les nouvelles, les annuaires, les formulaires et la reconnaissance
Les équipes informatiques pour les systèmes de billetterie ou l'assistance technique

Enquêtes sur le pouls des employés :

Il s'agit d'enquêtes courtes qui peuvent être envoyées fréquemment pour vérifier rapidement ce que vos employés pensent d'un sujet. L'enquête comprend moins de questions (pas plus de 10) afin d'obtenir rapidement des informations. Elles peuvent être administrées à intervalles réguliers (mensuels/hebdomadaires/trimestriels).

Rencontres individuelles :

Organiser périodiquement des réunions d'une heure pour discuter de manière informelle avec chaque membre de l'équipe est un excellent moyen de se faire une idée précise de ce qui se passe avec eux. Comme il s'agit d'une conversation sûre et privée, elle vous permet d'obtenir de meilleurs détails sur un problème.

eNPS :

L'eNPS (employee Net Promoter score) est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces d'évaluer l'opinion de vos employés sur votre entreprise. Il comprend une question intrigante qui permet d'évaluer la loyauté. Voici un exemple de questions posées dans le cadre de l'eNPS Quelle est la probabilité que vous recommandiez notre entreprise à d'autres personnes ? Les employés répondent à l'enquête eNPS sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie qu'ils sont "très susceptibles" de recommander l'entreprise et 1 signifie qu'ils sont "très peu susceptibles" de la recommander.

Sur la base des réponses, les salariés peuvent être classés dans trois catégories différentes :

Promoteurs
Employés qui ont répondu positivement ou qui sont d'accord.
Détracteurs
Employés qui ont réagi négativement ou qui ont exprimé leur désaccord.
Passives
Les employés qui sont restés neutres dans leurs réponses.

Quelles sont les meilleures pratiques pour la conception d'un intranet d'entreprise ?

La conception d'un intranet d'entreprise nécessite une planification minutieuse afin de s'assurer qu'il répond aux besoins des employés et qu'il améliore la communication et la collaboration. Un intranet bien structuré sert de plaque tournante pour le partage d'informations, la coordination des équipes et l'alignement culturel.

Hiérarchiser les besoins des utilisateurs : Mener des recherches auprès des employés pour identifier les points douloureux et concevoir des caractéristiques qui améliorent la navigation et l'accessibilité.
L'interface doit rester simple : Une présentation claire et nette aide les utilisateurs à trouver rapidement les informations dont ils ont besoin.
Utilisez un étiquetage clair et cohérent : Des étiquettes simples permettent aux utilisateurs de naviguer plus facilement dans les différentes sections.
Mettre en place une fonctionnalité de recherche performante : Une barre de recherche robuste aide les employés à localiser rapidement les ressources.
Veillez à ce que l'intranet soit adapté aux appareils mobiles : Concevez l'intranet de manière à ce qu'il fonctionne parfaitement sur les appareils mobiles.
Favoriser la collaboration : Inclure des outils tels que le chat, les forums et les documents partagés.
Personnaliser le contenu : Adapter les tableaux de bord et le contenu aux rôles et aux départements.
Suivre les analyses et les réactions : Surveillez l'utilisation et recueillez des commentaires en vue d'améliorations continues.
Mettez en place une sécurité solide : Utilisez le cryptage, les contrôles d'accès et respectez les réglementations en matière de données.
Prévoir l'évolutivité : Concevoir un système capable d'évoluer avec la croissance de l'organisation.

Comment fonctionnent les intranets d'entreprise ?

Construites à partir d'un logiciel d'intranet d'entreprise, ces plateformes offrent des tableaux de bord personnalisables, des systèmes de gestion de contenu (CMS), des outils de communication et des intégrations avec des applications telles que HRMS, Slack ou Zoom.

Parmi les exemples, citons Empuls, Happeo, Unily, Simpplr et SharePoint.
Les meilleurs intranets d'entreprise offrent un accès mobile, un SSO, une recherche approfondie et des analyses.
Certaines solutions sont préconçues, tandis que d'autres permettent une conception et un marquage personnalisés.

Quels sont les défis liés à la mise en œuvre d'un intranet d'entreprise ?

Les organisations peuvent être confrontées à plusieurs défis lors du lancement d'un nouvel intranet. Ces problèmes peuvent affecter la facilité d'utilisation, l'adoption et le succès à long terme.

L'hébergement : Il peut être difficile de répondre aux besoins d'une main-d'œuvre diversifiée, éloignée et internationale.
Engagement : Si la plateforme n'est pas utile ou accessible, les employés risquent de ne pas l'utiliser.
Sécurité : Les données sensibles doivent être protégées par des protocoles de sécurité appropriés.
Gestion du contenu : Un contenu obsolète ou mal organisé peut réduire l'efficacité.
Expérience de l'utilisateur (UX) : Une présentation confuse est source de frustration et de faible utilisation.
Expertise technique : Toutes les entreprises ne disposent pas des ressources ou du personnel informatique nécessaires à la maintenance de l'intranet.

Quels sont les indicateurs à suivre pour mesurer le succès d'un intranet d'entreprise ?

Pour évaluer l'efficacité d'un intranet, les organisations doivent mesurer l'engagement, la satisfaction et l'efficacité des tâches des utilisateurs.

Engagement des utilisateurs : Suivez la fréquence et la durée d'utilisation de l'intranet par les employés.
Consommation de contenu : Analysez les types de contenu (vidéos, articles) les plus consultés.
Achèvement des tâches : Évaluer la facilité avec laquelle les utilisateurs peuvent effectuer des actions courantes.
Données de connexion et temps d'utilisation : Mesurer la fréquence et la durée des sessions.
Satisfaction des employés : Recourir à des enquêtes pour recueillir des informations en retour.
Interaction sociale : Surveillez les mentions "J'aime", les commentaires et la participation aux forums.
Utilisation mobile : Vérifiez les performances et les taux d'accès à partir d'appareils mobiles.‍
Mécanismes de retour d'information : Recueillir les suggestions et les idées d'amélioration des utilisateurs.

Comment un intranet d'entreprise peut-il favoriser une communication efficace entre les employés ?

Un intranet d'entreprise améliore la communication en offrant des canaux centralisés, accessibles et attrayants pour l'échange d'informations.

Centre d'information centralisé : Assure un accès cohérent aux mises à jour et aux documents de l'entreprise.
Annuaires des employés : Aidez les employés à se connecter entre les départements et les sites.
Nouvelles et annonces : Tenir le personnel informé des événements ou des changements survenus dans l'entreprise.
Fonctionnalités sociales : Encouragez la création d'une communauté grâce aux profils, aux commentaires et à la reconnaissance.
Outils de retour d'information : Permettre au personnel de partager ses opinions par le biais d'enquêtes et de sondages.
Accessibilité mobile : Permet de communiquer de n'importe où.
Intégration des outils : Se connecte aux plateformes de courrier électronique, de messagerie et de calendrier pour des flux de travail transparents.‍
Contributions des employés : Encouragez les membres de l'équipe à partager des histoires, des blogs ou des réalisations.

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