Glossaire

Glossaire des termes relatifs à la gestion des ressources humaines et aux avantages sociaux

Table des matières

Système de gestion des employés

Un système de gestion des employés est une solution logicielle ou une plateforme utilisée par les organisations pour rationaliser les différents aspects de l'administration des employés, notamment le recrutement, l'intégration, la planification, l'évaluation des performances, la paie, la gestion des avantages sociaux, etc.

Ces systèmes fournissent généralement une base de données centralisée où toutes les informations relatives aux employés sont stockées en toute sécurité et accessibles au personnel autorisé.

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Qu'est-ce qu'un système de gestion des employés ?

Un système de gestion des employés (EMS) est une solution logicielle complète qui aide les organisations à gérer et à rationaliser leurs opérations de ressources humaines.

Il comprend généralement des fonctions permettant de suivre les performances des employés, de gérer les horaires et les congés, de gérer les salaires et les avantages sociaux et de faciliter la communication et la collaboration.

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Pourquoi un système de gestion des employés est-il important ?

Un système de gestion des employés permet de réduire les processus manuels, de gagner du temps et d'améliorer la précision des données. Il apporte structure et cohérence aux opérations quotidiennes des ressources humaines et garantit une meilleure prise de décision grâce à des informations en temps réel.

Automatisation des tâches et des flux de travail dans le domaine des ressources humaines
Améliore la transparence des dossiers des employés
Améliore la communication entre les services
Aide à la conformité juridique et à la documentation
Stimule l'engagement des employés et le suivi des performances

Qui devrait utiliser un système de gestion des employés ?

Toute organisation, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité, peut tirer profit de l'utilisation d'un système de gestion des employés. Ce système est particulièrement utile pour les entreprises dont les équipes s'agrandissent ou dont la main-d'œuvre est répartie et qui ont besoin d'un contrôle central.

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Où sont stockées les données du système de gestion des employés ?

La plupart des systèmes modernes de gestion des employés sont basés sur l'informatique en nuage et stockent les données en toute sécurité sur des serveurs distants. Cela permet un accès en temps réel depuis n'importe quel endroit et contribue à réduire le risque de perte de données par rapport aux systèmes locaux.

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Quand faut-il mettre en place un système de gestion des employés ?

Les entreprises devraient mettre en place un système de gestion des employés lorsque les processus manuels de gestion des ressources humaines deviennent chronophages, sources d'erreurs ou impossibles à mettre en œuvre.

En cas d'expansion de l'entreprise ou d'embauche rapide
Lorsque des équipes à distance ou hybrides sont mises en place
Si la conformité réglementaire est une préoccupation
Quand la productivité des RH commence à baisser

Comment créer un système de gestion des employés ?

Pour créer un système de gestion des employés, les entreprises peuvent soit acheter un logiciel prêt à l'emploi, soit élaborer une solution personnalisée avec des fonctionnalités spécifiques. Le processus comprend la planification, le développement, les tests et la mise en œuvre.

Identifier les défis en matière de ressources humaines et les besoins des utilisateurs
Définir les fonctionnalités de base telles que l'assiduité, la paie et la performance
Choisir entre des solutions en nuage ou sur site
Construire ou personnaliser la plateforme
Former les utilisateurs et recueillir leur avis

Qu'est-ce qu'un système de gestion des performances des employés ?

Un système de gestion des performances des employés permet de suivre, d'évaluer et d'améliorer les performances individuelles et collectives grâce à la fixation d'objectifs, à des examens et à des mécanismes de retour d'information. Il favorise le développement continu et l'alignement sur les objectifs de l'entreprise.

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Enquêtes sur le pouls des employés :

Il s'agit d'enquêtes courtes qui peuvent être envoyées fréquemment pour vérifier rapidement ce que vos employés pensent d'un sujet. L'enquête comprend moins de questions (pas plus de 10) afin d'obtenir rapidement des informations. Elles peuvent être administrées à intervalles réguliers (mensuels/hebdomadaires/trimestriels).

Rencontres individuelles :

Organiser périodiquement des réunions d'une heure pour discuter de manière informelle avec chaque membre de l'équipe est un excellent moyen de se faire une idée précise de ce qui se passe avec eux. Comme il s'agit d'une conversation sûre et privée, elle vous permet d'obtenir de meilleurs détails sur un problème.

eNPS :

L'eNPS (employee Net Promoter score) est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces d'évaluer l'opinion de vos employés sur votre entreprise. Il comprend une question intrigante qui permet d'évaluer la loyauté. Voici un exemple de questions posées dans le cadre de l'eNPS Quelle est la probabilité que vous recommandiez notre entreprise à d'autres personnes ? Les employés répondent à l'enquête eNPS sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie qu'ils sont "très susceptibles" de recommander l'entreprise et 1 signifie qu'ils sont "très peu susceptibles" de la recommander.

Sur la base des réponses, les salariés peuvent être classés dans trois catégories différentes :

Promoteurs
Employés qui ont répondu positivement ou qui sont d'accord.
Détracteurs
Employés qui ont réagi négativement ou qui ont exprimé leur désaccord.
Passives
Les employés qui sont restés neutres dans leurs réponses.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des présences ?

Un système de gestion des présences enregistre les heures de travail, les congés et l'absentéisme. Il simplifie le suivi des heures de travail et garantit un traitement précis des salaires.

Suivi des heures d'arrivée et de départ
Gestion des demandes de congé et des approbations
Réduction des pertes de temps et des erreurs
Intégration avec les systèmes de paie

Qu'est-ce qu'un système de gestion des frais de personnel ?

Un système de gestion des dépenses des employés permet de suivre, d'approuver et de rembourser les dépenses des employés telles que les voyages, les repas et les fournitures de bureau. Il améliore la transparence et réduit les demandes frauduleuses.