Glossaire

Glossaire des termes relatifs à la gestion des ressources humaines et aux avantages sociaux

Table des matières

Conception de l'intranet

Un intranet bien conçu améliore la communication interne, rationalise l'accès aux ressources et renforce la culture d'entreprise.

Pour les employés et les équipes RH, la conception d'un intranet bien pensé va au-delà de l'esthétique : il doit être fonctionnel, convivial et adapté aux besoins de l'organisation. Ce glossaire répond aux questions les plus courantes concernant la conception d'un intranet, en s'appuyant sur les meilleures pratiques et des exemples concrets.

Qu'est-ce que la conception d'intranet ?

La conception d'un intranet fait référence à la structure, à la mise en page et à l'apparence visuelle de la plateforme de communication interne d'une entreprise. Elle implique l'organisation du contenu, de la navigation, de l'image de marque et des éléments interactifs de manière à aider les employés à trouver facilement des informations, à collaborer et à s'impliquer.

Une bonne conception d'intranet est à la fois attrayante visuellement et pratique, offrant un accès rapide à des outils tels que les annonces de l'entreprise, les ressources RH, les répertoires des équipes et les bibliothèques de documents.

Quels sont les éléments clés d'une conception intranet efficace ?

Une conception intranet efficace allie fonctionnalité, simplicité et engagement des utilisateurs. Elle doit permettre aux employés d'accéder facilement aux ressources, de collaborer avec leurs équipes et de se tenir informés sans se sentir submergés. Un intranet bien structuré est intuitif, cohérent et adapté aux besoins des utilisateurs.

Navigation conviviale : des menus clairs, une fonctionnalité de recherche et des mises en page intuitives aident les utilisateurs à trouver rapidement ce dont ils ont besoin.
Tableaux de bord personnalisés : les pages d'accueil basées sur les rôles affichent les outils, documents et mises à jour pertinents en fonction du service ou de l'emplacement de l'utilisateur.
Organisation du contenu : les informations doivent être regroupées de manière logique en sections telles que RH, informatique, actualités de l'entreprise, politiques et formulaires.
Réactivité mobile : la conception doit fonctionner de manière transparente sur tous les appareils afin de prendre en charge les employés hybrides ou de première ligne.
Outils intégrés : des fonctionnalités telles que les calendriers, le chat, les gestionnaires de tâches et le partage de documents augmentent l'utilisation quotidienne.
Image de marque cohérente : l'intranet doit refléter l'identité de votre entreprise à travers ses visuels, son ton et son expérience utilisateur.
Commentaires et analyses : les sondages intégrés ou le suivi de l'utilisation permettent d'améliorer la plateforme en fonction des commentaires réels des employés.

Pourquoi la conception d'un intranet est-elle importante ?

Une conception réfléchie de l'intranet améliore l'expérience utilisateur et stimule l'engagement des employés. Un intranet mal conçu peut être source de confusion et entraîner une baisse de son utilisation.

Encourage les interactions régulières entre les employés grâce à des outils internes.
Améliore la recherche d'informations et la navigation
Renforce la communication interne et la culture d'entreprise
Aide les RH à fournir des mises à jour et des ressources importantes
Réduit le temps passé à rechercher des documents et des outils

Qui est responsable de la conception d'un intranet ?

La conception d'un intranet est généralement le fruit d'un travail collaboratif impliquant plusieurs équipes. Alors que le service informatique s'occupe de l'aspect technique, les services RH et Communication sont souvent chargés de la conception du contenu et de l'expérience utilisateur.

Les RH définissent les besoins des employés et les politiques
La communication interne veille à ce que les messages soient clairs et cohérents.
Le service informatique gère les fonctionnalités backend et la sécurité.
Les concepteurs ou les experts en expérience utilisateur se concentrent sur la mise en page et la convivialité.
Les chefs de département fournissent des informations spécifiques à leur rôle.

Où la conception d'intranet est-elle appliquée sur le lieu de travail ?

La conception de l'intranet touche tous les aspects de l'expérience des employés. Elle s'applique aux pages d'accueil, aux tableaux de bord, aux pages des services, aux portails RH, etc.

Tableau de bord d'accueil avec outils clés et liens rapides
Portail RH pour les politiques, les avantages sociaux et les documents
Section Actualités de l'entreprise pour les mises à jour et les événements
Pages d'équipe pour gérer la collaboration et le partage
Conception de la recherche et de la navigation pour accéder plus rapidement au contenu

Quand une entreprise doit-elle investir dans la conception d'un intranet ?

Les entreprises devraient revoir la conception de leur intranet lorsqu'elles se développent, se restructurent ou sont confrontées à un faible engagement des employés vis-à-vis des plateformes internes.

Au cours de la transformation numérique ou des mises à niveau technologiques
Après des fusions ou des changements organisationnels majeurs
Lors de l'introduction de modèles de travail à distance/hybride
Si les employés ont du mal à trouver des informations ou à utiliser des outils
Pour faciliter l'intégration et la collaboration entre les équipes

Enquêtes sur le pouls des employés :

Il s'agit d'enquêtes courtes qui peuvent être envoyées fréquemment pour vérifier rapidement ce que vos employés pensent d'un sujet. L'enquête comprend moins de questions (pas plus de 10) afin d'obtenir rapidement des informations. Elles peuvent être administrées à intervalles réguliers (mensuels/hebdomadaires/trimestriels).

Rencontres individuelles :

Organiser périodiquement des réunions d'une heure pour discuter de manière informelle avec chaque membre de l'équipe est un excellent moyen de se faire une idée précise de ce qui se passe avec eux. Comme il s'agit d'une conversation sûre et privée, elle vous permet d'obtenir de meilleurs détails sur un problème.

eNPS :

L'eNPS (employee Net Promoter score) est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces d'évaluer l'opinion de vos employés sur votre entreprise. Il comprend une question intrigante qui permet d'évaluer la loyauté. Voici un exemple de questions posées dans le cadre de l'eNPS Quelle est la probabilité que vous recommandiez notre entreprise à d'autres personnes ? Les employés répondent à l'enquête eNPS sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie qu'ils sont "très susceptibles" de recommander l'entreprise et 1 signifie qu'ils sont "très peu susceptibles" de la recommander.

Sur la base des réponses, les salariés peuvent être classés dans trois catégories différentes :

Promoteurs
Employés qui ont répondu positivement ou qui sont d'accord.
Détracteurs
Employés qui ont réagi négativement ou qui ont exprimé leur désaccord.
Passives
Les employés qui sont restés neutres dans leurs réponses.

Comment concevoir un intranet qui réponde aux besoins des employés et des RH ?

Pour concevoir un intranet performant, il faut comprendre les besoins des utilisateurs et s'appuyer sur ceux-ci. Il doit être facile à utiliser, cohérent sur le plan visuel et riche en contenu.

Commencez par une étude auprès des utilisateurs : demandez aux employés et aux équipes RH ce dont ils ont besoin.
Donnez la priorité à une navigation intuitive et à une hiérarchie claire du contenu.
Utilisez des éléments de marque pour refléter l'identité de l'entreprise.
Assurer la réactivité et l'accessibilité mobiles
Organisez les ressources, les formulaires et les outils RH en un seul endroit
Intégrer des boucles de rétroaction et des analyses d'utilisation
Concevez des tableaux de bord basés sur les rôles pour offrir des expériences personnalisées.
Inclut des fonctionnalités puissantes de recherche et de balisage pour un accès rapide

Quels sont les différents types de conception d'intranet ?

Différentes organisations ont besoin de différents types de conception d'intranet en fonction de leur structure, de leur taille et des besoins de leur personnel. Les intranets axés sur les tâches mettent l'accent sur la productivité en donnant la priorité aux outils et aux services qui aident les employés à accomplir leurs tâches quotidiennes.

Les intranets sociaux privilégient la collaboration, la reconnaissance des employés et la communication grâce à des fonctionnalités telles que les fils d'actualité, le chat et les événements.

Les intranets basés sur l'information sont structurés davantage comme des centres de ressources, offrant un accès rapide aux politiques de l'entreprise, aux documents RH et aux guides pratiques. Certaines entreprises utilisent également des intranets personnalisés qui adaptent la page d'accueil et les outils en fonction des rôles ou des services.

Quels sont quelques exemples de conception d'intranet ?

Un bon design intranet est épuré, cohérent et conçu autour des flux de travail des utilisateurs. Voici quelques éléments de design remarquables que l'on retrouve couramment :

Une page d'accueil centrale avec les actualités de l'entreprise, les mises à jour RH et des liens rapides.
Barres de recherche et navigation filtrée pour réduire l'encombrement
Mises en page de type carte pour les répertoires d'équipe et les listes de ressources
Intégration avec les calendriers, la paie et les outils de gestion des tâches
Tableaux de bord personnels affichant les activités récentes, les anniversaires ou les tâches

Quelles sont les meilleures pratiques en matière de conception d'intranet ?

Pour créer un intranet efficace, les équipes doivent suivre les meilleures pratiques qui améliorent la fonctionnalité et la satisfaction des utilisateurs.

Concevez d'abord pour les appareils mobiles afin de garantir l'accès sur tous les appareils.
Veillez à ce que le contenu soit à jour, concis et pertinent.
Utilisez des CTA et des visuels clairs pour guider le flux des utilisateurs.
Personnalisez le contenu en fonction des rôles ou des services
Inclure du contenu d'intégration pour les nouveaux employés
Maintenir une apparence et une ergonomie cohérentes sur toutes les pages
Réalisez des tests d'utilisabilité avec les employés avant le lancement.

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