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Glossaire des termes relatifs à la gestion des ressources humaines et aux avantages sociaux

Table des matières

Pré-embarquement

L'intégration préalable est le processus d'engagement des nouveaux employés entre le moment où ils acceptent une offre d'emploi et la date officielle de leur entrée en fonction. Il s'agit d'assurer une transition en douceur dans l'organisation en fournissant des informations, des ressources et un soutien pour les aider à se préparer à leur nouveau rôle.

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Qu'est-ce que l'embarquement préalable ?

L'intégration préalable est le processus structuré d'engagement des nouveaux employés après qu'ils ont accepté une offre d'emploi, mais avant qu'ils n'entrent officiellement en fonction.

Elle vise à rendre la transition plus douce et plus accueillante en clarifiant les attentes, les ressources et la culture de l'entreprise. Plutôt que d'attendre le premier jour, les entreprises utilisent cette phase pour présenter des outils, des documents et des interactions informelles afin de réduire l'anxiété du premier jour.

L'intégration préalable consiste généralement à envoyer des courriels de bienvenue, à partager les manuels de l'employé, à désigner des mentors et, parfois, à remplir les formalités administratives par voie électronique. Lorsqu'elle est bien menée, elle permet de mieux fidéliser les employés et de donner un ton positif dès le départ.

Pourquoi l'embarquement préalable est-il important ?

L'intégration préalable joue un rôle clé dans la réduction de l'attrition précoce et l'augmentation de l'engagement. Elle permet de s'assurer que les nouveaux embauchés ne sont pas laissés dans l'ignorance après avoir accepté l'offre.

Instauration d'un climat de confiance et d'un lien avec l'organisation.
Réduit le stress et la confusion du premier jour.
Améliore la productivité en préparant les employés à l'avance.
Réduit les taux de non-présentation avant le 1er jour.
Renforce la culture d'entreprise dès le début.
Accroît l'enthousiasme et la confiance des nouveaux embauchés.
Aide les équipes informatiques et administratives à préparer l'équipement et les connexions.

Qui est responsable du pré-embarquement ?

L'intégration préalable est une responsabilité partagée entre les RH, les responsables du recrutement et, parfois, les équipes informatiques ou administratives.

Les RH créent et gèrent le processus de pré-intégration.
Les responsables du recrutement fournissent des informations ou des présentations spécifiques à l'équipe.
IT/Admin met en place l'accès, les outils et l'espace de bureau (le cas échéant).
Des copains ou des mentors peuvent être désignés pour apporter un soutien informel.
Les employés eux-mêmes jouent également un rôle dans l'accomplissement des tâches ou l'utilisation des ressources partagées.

Quand l'embarquement préalable doit-il commencer ?

L'intégration préalable doit commencer immédiatement après l'acceptation de l'offre. Plus le processus démarre tôt, plus les chances d'engager et de retenir le nouvel employé sont grandes.

Commencez dès que le candidat signe l'offre.
Continuer jusqu'au premier jour de travail du salarié.
Utilisez des rappels et des communications espacées au cours de la période précédant l'adhésion.
Idéalement, la période de travail doit s'étendre sur 1 à 2 semaines avant l'entrée en fonction, en fonction de la période de préavis.

Où se déroule le pré-embarquement ?

L'intégration préalable se fait principalement de manière numérique par le biais d'e-mails, de plateformes RH ou d'outils d'intégration. Des points de contact au bureau sont possibles pour les embauches locales.

Courriels et portails de bienvenue
Messages vidéo ou rencontres virtuelles
Intranet de l'entreprise ou application d'intégration
Réunions d'équipe autour d'un café (facultatif)
Listes de contrôle des tâches numériques pour les soumissions de formulaires

Comment fonctionne le pré-embarquement ?

L'intégration préalable se fait par le biais d'une série d'interactions guidées conçues pour faciliter la transition. Il combine des informations, des outils et un engagement pour préparer l'employé.

Envoyer un courriel de bienvenue avec la date d'entrée en fonction, le nom du gestionnaire et la liste de contrôle.
Partagez des documents tels que des manuels de politique, des présentations d'équipe et du matériel de formation.
Fournir un accès de connexion aux plateformes clés telles que le courrier électronique, le système de gestion des ressources humaines ou Slack.
Définir les attentes concernant le programme du premier jour et les normes de l'entreprise.
Proposez une visite virtuelle ou une introduction vidéo à la culture de l'entreprise.
Désignez un binôme ou un mentor pour répondre aux questions informelles.
Partager les contacts RH en cas de doutes ou d'escalade.
Encouragez l'engagement par le biais d'enquêtes ou de messages de bienvenue de la part de la direction.

Quels sont les avantages de l'intégration préalable pour les employés et les RH ?

L'intégration préalable profite aux deux parties de l'équation de l'embauche en améliorant la préparation, le moral et les résultats à long terme.

Pour les employés :

Réduire l'anxiété liée au nouveau lieu de travail
Donne du temps pour comprendre les politiques et les attentes
Aide à établir des relations précoces et des liens entre les membres de l'équipe
Le premier jour est plus facile et moins accablant

Pour les RH/employeurs :

Réduit le risque de décrochage scolaire
Amélioration de la rapidité et de l'efficacité de l'accueil des nouveaux arrivants
Permet de configurer le backend comme l'équipement, les cartes d'identité ou les identifiants.
Valorise la marque de l'employeur par un accueil chaleureux

Quels sont les éléments à inclure dans un processus de pré-embarquement ?

Une liste de contrôle solide pour l'intégration préalable couvre la documentation, la communication, l'accès et l'engagement.

Confirmation de la lettre d'offre et documentation numérique
Courriel de bienvenue du RH ou du responsable du recrutement
Manuel ou matériel d'orientation
Références d'accès et configuration informatique
Ordre du jour du 1er jour ou programme de participation
Présentation de l'équipe ou désignation d'un binôme
Une courte vidéo de bienvenue ou un message d'encouragement

Enquêtes sur le pouls des employés :

Il s'agit d'enquêtes courtes qui peuvent être envoyées fréquemment pour vérifier rapidement ce que vos employés pensent d'un sujet. L'enquête comprend moins de questions (pas plus de 10) afin d'obtenir rapidement des informations. Elles peuvent être administrées à intervalles réguliers (mensuels/hebdomadaires/trimestriels).

Rencontres individuelles :

Organiser périodiquement des réunions d'une heure pour discuter de manière informelle avec chaque membre de l'équipe est un excellent moyen de se faire une idée précise de ce qui se passe avec eux. Comme il s'agit d'une conversation sûre et privée, elle vous permet d'obtenir de meilleurs détails sur un problème.

eNPS :

L'eNPS (employee Net Promoter score) est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces d'évaluer l'opinion de vos employés sur votre entreprise. Il comprend une question intrigante qui permet d'évaluer la loyauté. Voici un exemple de questions posées dans le cadre de l'eNPS Quelle est la probabilité que vous recommandiez notre entreprise à d'autres personnes ? Les employés répondent à l'enquête eNPS sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie qu'ils sont "très susceptibles" de recommander l'entreprise et 1 signifie qu'ils sont "très peu susceptibles" de la recommander.

Sur la base des réponses, les salariés peuvent être classés dans trois catégories différentes :

Promoteurs
Employés qui ont répondu positivement ou qui sont d'accord.
Détracteurs
Employés qui ont réagi négativement ou qui ont exprimé leur désaccord.
Passives
Les employés qui sont restés neutres dans leurs réponses.

Quels sont les différents types de pré-embarquement ?

L'intégration préalable peut varier en fonction de la taille de l'entreprise, de sa situation géographique et de son rôle. Voici quelques-uns des types d'accueil les plus courants dans les organisations.

Pré-intégration axée sur les documents: Se concentre sur le remplissage des formulaires RH et des documents administratifs.
Pré-embarquement technicisé: Utilise des outils numériques ou des applications pour automatiser le processus.
Pré-intégration culturelle: Se concentre sur l'introduction des valeurs et de la culture de l'entreprise
Pré-accueil dirigé par le manager: Il s'agit d'une prise de contact personnelle et d'une intégration spécifique à la fonction par le responsable du recrutement‍
Pré-accueil interactif: Des réunions d'équipe virtuelles, des enquêtes ou des mini-attributions permettent d'impliquer les employés dès le début.

Quelles sont les meilleures pratiques en matière de pré-embarquement ?

Pour que le pré-embarquement soit efficace, le processus doit être simple, humain et cohérent.

Commencer à communiquer tôt et rester cohérent
Éviter la surcharge d'informations - espacer les messages
Personnaliser l'expérience en utilisant le nom et le rôle de l'employé
Utiliser des outils automatisés pour les tâches de routine, mais conserver des points de contact humains
Recueillir des informations en retour afin d'améliorer l'expérience de pré-embarquement au fil du temps.

Comment les employés peuvent-ils tirer le meilleur parti du pré-embarquement ?

L'intégration préalable est également l'occasion pour les employés de se préparer et de clarifier leurs attentes avant de rejoindre l'entreprise.

Lire tous les documents partagés et poser des questions
Se connecter avec l'ami ou le responsable désigné
Explorer les valeurs de l'entreprise et sa présence sur les médias sociaux
Configurer à l'avance les outils informatiques ou les identifiants de connexion
Préparer les documents ou certifications demandés par les RH
Participer à des événements virtuels facultatifs ou à des présentations d'équipe avant l'adhésion.

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