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Gestion du personnel
La gestion des effectifs est un ensemble de processus utilisés par les employeurs pour diriger les membres du personnel afin qu'ils se trouvent au bon endroit au bon moment, dans le but de réduire les risques et d'optimiser la productivité.
Il s'agit d'une approche descendante qui commence par la définition d'objectifs stratégiques précis par la direction, afin que les organisations aient une orientation claire quant à la manière dont les décisions futures seront prises.
Qu'est-ce que la gestion des effectifs ?
La gestion des effectifs est un processus institutionnel qui optimise les niveaux de performance et les compétences d'une organisation.
Il comprend toutes les activités nécessaires au maintien d'une main-d'œuvre productive, telles que la gestion des services sur le terrain, la gestion des ressources humaines, la gestion des performances et de la formation, la collecte de données, le recrutement, la budgétisation, les prévisions, la planification et l'analyse.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des effectifs ?
Un logiciel de gestion des effectifs est une suite d'outils qui permet de s'assurer que les employés sont au bon endroit, au bon moment, pour une productivité maximale.
Le logiciel permet aux entreprises de gérer tout, depuis la paie, les avantages sociaux et les ressources humaines jusqu'au recrutement, à l'intégration, à la performance et à la formation, à partir d'un seul endroit.
Cela aide les entreprises à améliorer la productivité de leurs employés, à minimiser les erreurs, à réduire les coûts de main-d'œuvre, à rationaliser l'intégration des nouveaux employés et à améliorer le recrutement.
Qu'est-ce que la gestion du personnel externe ?
La gestion des effectifs temporaires désigne le processus d'embauche et de gestion des employés non permanents.
Cela inclut les entrepreneurs indépendants, les travailleurs occasionnels, les personnes engagées dans le cadre d'un cahier des charges, les travailleurs intérimaires et le personnel temporaire.
Le processus englobe toutes les étapes, depuis le recrutement, l'attribution des tâches et la gestion des performances jusqu'au paiement des salaires.
La gestion des effectifs occasionnels est une approche stratégique visant à recruter, intégrer, mobiliser et fidéliser les travailleurs occasionnels dans le cadre de projets spécifiques.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des effectifs ?
Un système de gestion des effectifs est un ensemble d'outils ou de plateformes intégrés qui aident les organisations à optimiser la planification des horaires des employés, le suivi des présences, la conformité et la productivité.
Ces systèmes sont essentiels pour rationaliser les opérations et améliorer l'allocation des ressources entre les différents services.
Pourquoi la gestion des effectifs est-elle cruciale dans les scénarios de travail à distance ?
La gestion de la main-d'œuvre est cruciale dans les scénarios de travail à distance pour plusieurs raisons :
- Communication et collaboration : le travailà distance repose souvent largement sur les outils numériques de communication et de collaboration.
Une gestion efficace des effectifs garantit que les employés ont accès aux outils et ressources nécessaires pour communiquer, collaborer et se coordonner efficacement malgré leur dispersion géographique. - Suivi des performances : le suivi des performances des employés peut s'avérer plus difficile dans les situations de télétravail où la supervision directe est limitée. Les pratiques de gestion des effectifs, telles que la définition d'attentes claires en matière de performances, le suivi des indicateurs clés de performance et la mise en œuvre de systèmes de gestion des performances, contribuent à garantir que les employés restent productifs et responsables.
- Répartition de la charge de travail : la gestion des effectifs permet de répartir efficacement la charge de travail entre les membres de l'équipe à distance, en tenant compte de leurs compétences, de leur disponibilité et de leur capacité de travail. Cela garantit une répartition équitable du travail et évite que certains employés soient surchargés ou sous-utilisés.
- Maintenir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée : le télétravail peut brouiller les frontières entre vie professionnelle et vie privée, ce qui peut entraîner un épuisement professionnel et une baisse de la satisfaction au travail. Les pratiques de gestion du personnel qui privilégient l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, telles que les horaires flexibles et des attentes claires en matière de temps de travail, contribuent à prévenir l'épuisement des employés et à promouvoir leur bien-être.
- Engagement et motivation des employés : le télétravail peut parfois entraîner un sentiment d'isolement et de déconnexion par rapport aux collègues et à l'organisation. Une gestion efficace des effectifs favorise l'engagement et la motivation des employés grâce à une communication régulière, des retours d'information, la reconnaissance et des occasions d'interaction sociale et de consolidation d'équipe.
Que fait la gestion des effectifs ?
La gestion des effectifs garantit le bon déroulement des opérations commerciales en adaptant les niveaux de dotation en personnel à la demande et en surveillant la productivité de la main-d'œuvre.
Cela implique généralement :
- Prévision des besoins en main-d'œuvre
- Planification des horaires et des équipes
- Suivi du temps de travail et des présences des employés
- Gestion des absences et des congés
- Génération de rapports pour les décisions stratégiques
Comment gérer une main-d'œuvre à distance ?
La gestion d'une main-d'œuvre à distance nécessite un mélange de communication, de confiance et de technologie. Avec les bonnes solutions de gestion des effectifs, le travail à distance devient plus productif et plus transparent.
Les meilleures pratiques sont les suivantes :
- Utilisation d'un logiciel de gestion des effectifs basé sur le cloud pour la planification et le suivi
- Encourager les réunions régulières de l'équipe et les visioconférences
- Définir des objectifs et des résultats attendus clairs
- Suivi de la productivité grâce à des outils de gestion des tâches
- Offrir des horaires flexibles pour s'adapter aux différents fuseaux horaires
Enquêtes sur le pouls des employés :
Il s'agit d'enquêtes courtes qui peuvent être envoyées fréquemment pour vérifier rapidement ce que vos employés pensent d'un sujet. L'enquête comprend moins de questions (pas plus de 10) afin d'obtenir rapidement des informations. Elles peuvent être administrées à intervalles réguliers (mensuels/hebdomadaires/trimestriels).
Rencontres individuelles :
Organiser périodiquement des réunions d'une heure pour discuter de manière informelle avec chaque membre de l'équipe est un excellent moyen de se faire une idée précise de ce qui se passe avec eux. Comme il s'agit d'une conversation sûre et privée, elle vous permet d'obtenir de meilleurs détails sur un problème.
eNPS :
L'eNPS (employee Net Promoter score) est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces d'évaluer l'opinion de vos employés sur votre entreprise. Il comprend une question intrigante qui permet d'évaluer la loyauté. Voici un exemple de questions posées dans le cadre de l'eNPS Quelle est la probabilité que vous recommandiez notre entreprise à d'autres personnes ? Les employés répondent à l'enquête eNPS sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie qu'ils sont "très susceptibles" de recommander l'entreprise et 1 signifie qu'ils sont "très peu susceptibles" de la recommander.
Sur la base des réponses, les salariés peuvent être classés dans trois catégories différentes :
- Promoteurs
Employés qui ont répondu positivement ou qui sont d'accord. - Détracteurs
Employés qui ont réagi négativement ou qui ont exprimé leur désaccord. - Passives
Les employés qui sont restés neutres dans leurs réponses.
Comment améliorer la gestion des effectifs ?
L'amélioration de la gestion des effectifs nécessite une évaluation continue et une technologie adaptée pour soutenir les décisions fondées sur les données.
Voici quelques conseils pour vous améliorer :
- Mise en œuvre d'un programme de gestion des effectifs pour automatiser les tâches manuelles
- Analyser les données de performance pour identifier les lacunes
- Offrir des formations aux gestionnaires et au personnel
- Utilisation de tableaux de bord en temps réel pour surveiller les opérations
- Assurer une communication ouverte entre les équipes
Comment fonctionne la gestion des effectifs ?
La gestion des effectifs fonctionne en intégrant des mécanismes de planification, d'exécution et de retour d'information afin d'optimiser l'efficacité des employés.
Comment ça marche :
- Prévoit les besoins en personnel en fonction de la demande
- Attribue les quarts de travail à l'aide d'un système de planification automatisé.
- Suivi du temps, de la présence et de la productivité
- Analyse les tendances en matière d'emploi pour la planification stratégique
- Ajuste les horaires en temps réel en cas de changements imprévus.
Comment choisir le bon logiciel de gestion des effectifs ?
Le choix du logiciel de gestion des effectifs approprié dépend de la taille, du secteur d'activité et des objectifs de votre organisation.
Facteurs à prendre en considération :
- Facilité d'utilisation et accessibilité mobile
- Fonctionnalités telles que la planification, le suivi de la conformité et la création de rapports
- Intégration avec les systèmes de paie et de ressources humaines
- Options de personnalisation pour les besoins spécifiques à l'industrie
- Évolutivité à mesure que votre entreprise se développe
- Assistance fournisseurs et ressources de formation
