متى تبدأ في التخطيط لبرنامج مكافآت وتقدير موظفيك

متى يكون الوقت المناسب لبدء خطة R&R لموظفيك؟

لنبدأ بإخبارك متى لا يجب أن تبدأ في التخطيط لبرنامج الاستجمام والترفيه لموظفيك:

• عندما يكون موظفوك غير متحمسين بالفعل.
• عندما تنتشر شائعات عدم الرضا في المكتب.
• عندما تخسر الشركة أموالاً!

خذ شركة جنرال موتورز على سبيل المثال.

في فضيحة استدعاء سيارات جنرال موتورز عام 2014، حيث اضطرت ماري بارا، الرئيسة التنفيذية لشركة جنرال موتورز، إلى المثول أمام الكونغرس لتبرير فشل الشركة في استدعاء السيارات المعيبة التي تسببت في وفاة 13 شخصًا، كان أحد الأسباب الكامنة وراء ذلك هو نظام المكافآت والعقوبات المعيب الذي تتبعه الشركة.

أثبطت بيئة جنرال موتورز الأفراد ( الموظفين) عن التعبير عن مخاوفهم بدلاً من مكافأتهم على وعيهم. بعد ذلك، خضع برنامج R&R الخاص بالشركة لعملية تجديد كاملة، ولكن بعد أن وقع الضرر بالفعل!

أفضل طريقة للحصول على السلوكيات التي تريدها هي تقديم مكافآت مقابل القيام بها. — HBR

يجب أن يكون برنامج المكافآت والتقدير جزءًا لا يتجزأ من ثقافة شركتك منذ لحظة تصوره.

87٪ من الموظفين يبلغون عن مستوى عالٍ من الاندماج في شركاتهم عندما تكون ثقافة التقدير قوية. فوربس

ولكن هناك عدة خطوات يجب اتخاذها قبل أن يتحول خطتك من مجرد رسم على لوح الرسم إلى حقيقة واقعة.

متى تبدأ برنامج R&R: تسلسل زمني للأحداث

إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تنفذ فيها شركتك برنامج مكافآت وتقدير، فقد يبدو التخطيط له مهمة شاقة.

تشير الأبحاث إلى أن تصورات الموظفين عن أنظمة المكافآت تميل إلى التدهور كلما انخفضت رتبتهم في المؤسسة. — HBR

يحدث هذا عندما يتم إطلاق برنامج المكافآت على عجل دون تفكير وتخطيط دقيقين. أنت مدفوع بحماس وشغف موظفيك للقيام بالأمور على النحو الصحيح، ولكن لا تندفع دون خطة!

منذ اليوم الذي تتصور فيه البرنامج وحتى إطلاقه الفعلي، فإن خطة عمل مدروسة جيدًا ومنفذة بحذر ستضمن نجاحًا أكبر من حيث الإطلاق والمشاركة.
‍

1. خطة الستة أشهر

• بمجرد أن تقوم بمواءمة المنظمة مع فكرة برنامج R&R، تأكد من بدء تنفيذ خطتك قبل عام على الأقل من الإطلاق الفعلي.
• ابدأ بالأهداف التي تريد تحقيقها. قم بتقييم أهداف عملك واحتياجات موظفيك وكيفية تحقيقها بنجاح.
• قم بإعداد تقدير تقريبي للجدول الزمني وتابعه باستمرار للتأكد من أن الإطلاق يسير على الطريق الصحيح.
• في الأشهر التالية، قم بتشكيل الفريق المناسب لمساعدتك في البحث عن البرنامج وتنفيذه وتطبيقه.
• ابحث عن مختلف منصات أو مزودي خدمات تقدير الموظفين. اطلع على الحوافز والمزايا وخيارات المكافآت التي يقدمونها. تأكد من أن كل شيء يتوافق مع أهداف عملك العامة.

2. إنجاز 4 أشهر

• بعد مرور 4 أشهر، حان الوقت للاتصال بمختلف المزودين للحصول على عروض الأسعار. اتخذ قرارًا داخليًا بشأن لوجستيات البرنامج.
• هناك عدة عوامل تلعب دوراً مهماً في تقييم مزود أو منصة R&R، بما في ذلك رسوم الترخيص واختيار الميزات ومستوى التخصيص.
• في الوقت نفسه، من الضروري تحديد ميزانية واختيار فئات المكافآت في حدود تلك الميزانية.
• قم بإنشاء قائمة بمؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكن أن تساعدك في قياس نجاح البرنامج. قم بإدراج أهداف موظفيك، وحدد فئات المكافآت لمساعدة موظفيك على التوافق مع تلك الأهداف وتلبية احتياجاتهم.
• بمجرد تحديد المعايير، استخدم الأشهر القليلة التالية لإجراء تحليل مقارن للمزودين/المنصات استنادًا إلى العينات والعروض التوضيحية والشهادات والتوصيات والأسعار لمساعدتك في اتخاذ قرار مستنير.
• حدد نطاق البرنامج ومداه. هل سيشمل البرنامج الشركة بأكملها؟ أم سيستهدف موقعًا أو قسمًا معينًا؟ ما هي أعلى وأدنى مكافأة في البرنامج؟

3. علامة الشهرين

• مع بقاء شهرين فقط، حان الوقت للبدء في التنفيذ الفعلي. حدد مزود الخدمة/المنصة بناءً على تقييمك وشارك قائمة مؤشرات الأداء الرئيسية التي تريد تضمينها في البرنامج إلى جانب المقاييس القابلة للقياس.
• قدم قائمة بأهداف البرنامج وفئات المكافآت والقيم وتفاصيل العلامة التجارية والإرشادات وقوائم الموظفين ومتطلبات إعداد التقارير وما إلى ذلك. ستساعدك المشاورات التفصيلية مع مزود الخدمة على إعداد المنصة وتحسينها من أجل الإطلاق الأولي.
• قم بوضع اللمسات الأخيرة على الميزانية وخطة الاتصالات الخاصة بالإطلاق. ثم حان الوقت لتسويق برنامجك للموظفين باستخدام استراتيجية ذات شقين تهدف إلى الإطلاق نفسه وفوائد البرنامج.

4. قبل شهر واحد من الإطلاق

• بعد مرور شهر واحد، يجب أن تكون منصتك جاهزة للعرض المسبق. يجب على قسم الموارد البشرية وكبار المسؤولين التنفيذيين في الشركة مراجعة البرنامج واختبار كل ميزة ووظيفة للتأكد من أن المنصة جاهزة تمامًا قبل إطلاقها.
• خذ الوقت الكافي لاختبار الروابط. ابحث عن الأخطاء في النظام، وتحقق من الميزات المخصصة، وتأكد من وجود خطوط اتصال واضحة مع مزود الخدمة لإجراء التعديلات النهائية. قد ترغب في استخدام أداة تتبع الأخطاء لتوفير الوقت في هذه المهمة.
• ارفع مستوى اتصالاتك الخاصة بالإطلاق واستخدم نهجًا متعدد القنوات. استفد من رسائل البريد الإلكتروني والحملات والملصقات والاجتماعات العامة والنوافذ المنبثقة على الإنترنت الداخلية لإثارة اهتمام الموظفين وإبراز قيمة البرنامج.

5. بقي أسبوعان

• حان وقت الحسم! مع بقاء أسبوعين فقط، يجب أن تكون منصتك جاهزة للعمل الآن.
• حدد نقاط اتصال منتظمة مع مزود الخدمة الخاص بك لضبط المنصة والتحقق من صحة بيانات البرنامج (بما في ذلك تفاصيل الموظفين).
• ابدأ في تدريب فرق الموارد البشرية والمديرين من المستوى المتوسط، واستخدم حزم الأسئلة والأجوبة لتعريفهم بالأداة وتقاريرها.
• عقد اجتماعات منتظمة مع الأطراف المعنية لحل أي مشاكل طارئة.
• استمر في إطلاع موظفيك على البرنامج من خلال عرض مقتطفات مغرية من المكافآت، وتفاصيل حول كيفية تحقيق الأهداف، ومزايا البرنامج لتطويرهم المهني والشخصي.

6. بقي يوم واحد

• عادة ما يبدأ اليوم الذي يسبق الإطلاق في جو من التوتر الشديد. حان الوقت لإجراء الفحوصات النهائية مع مزود المنصة للتأكد من أن كل شيء جاهز للانطلاق!
• قم بإطلاق سلسلة من الأحداث قبل الإطلاق لتعزيز التوقعات. يمكنك إقامة حفلة قبل الإطلاق، أو بعض الألعاب لبناء الفريق، أو نشاط خارج الموقع، أو أي شيء آخر لتظهر لموظفيك أن هذا برنامج مكافآت لهم.

7. يوم الإطلاق

• تهانينا! مع إعلانك عن برنامجك في حفل إطلاق كبير أو في قاعة البلدية، حان الوقت للكشف عن نطاقه الكامل وميزاته.
• راقب التفاعلات والردود الأولية، وعقد جلسة أسئلة وأجوبة شاملة لطمأنة موظفيك بشأن مزاياها وفوائدها.
• في الأيام التالية، اجعل فريق البرنامج متاحًا للإجابة على الأسئلة المتدفقة، والتي من المرجح أن تأتي مع بدء موظفيك في استخدام المنصة. راجع المنصة والأداة على فترات منتظمة لمواكبة التغييرات.

نجاح R&R للشركات التي اختارت التوقيت المناسب

على الرغم من أن الجداول الزمنية المذكورة أعلاه يمكن اعتبارها متوسطة، فإن الشركات التي حققت نجاحًا ملحوظًا في مبادراتها المتعلقة بالاستثمار في الموارد البشرية لم تأخذ في الاعتبار الحجم والمكانة في السوق فحسب، بل أيضًا احتياجات الموظفين المتغيرة.

ببساطة، اتبعت هذه الشركات نهجاً مرنًا في مجال البحث والتطوير، حيث قامت بتخطيط برامجها أو تكييفها وفقًا لاحتياجات الساعة.

قم بقياس قيمة وتكلفة وتأثير مكافأة معينة لتحديد ما إذا كان يجب زيادتها أو تقليلها أو إزالتها تمامًا. — Gartner

بأخذ هذه الشركات كأمثلة على تنفيذ برنامج إعادة التأهيل والتأهيل بشكل صحيح، يمكنك تقدير الوقت المناسب لشركتك للتخطيط لبرنامج إعادة تأهيل وتأهيل موظفيها بناءً على المعايير التالية:
‍

الوقت هو المال!

الوقت عامل أساسي عند التخطيط لبرنامج الاستجمام والترفيه لموظفيك. على الرغم من أن الرحلة من الرؤية إلى التنفيذ مثيرة، إلا أنها لا تنتهي عند هذا الحد. الجزء الأكثر أهمية يأتي بعد الإطلاق، عندما يحين وقت مراقبة معدلات التبني والاستخدام والتقدم والمشاركة وتعديل البرنامج لجعله أفضل هدية ممكنة لموظفيك وشركتك.

ستحقق الأهداف التجارية المرجوة المتمثلة في الاحتفاظ بالقوى العاملة الماهرة، وتوظيف مواهب جديدة، وتسريع نمو الأعمال.

في سوق عمل محدود حيث عدد الوظائف الشاغرة يفوق عدد الأشخاص المؤهلين لشغلها، تلعب المكافآت دورًا متزايد الأهمية في جذب المواهب والاحتفاظ بها. — Gartner