Termini del glossario

Glossario dei termini della gestione delle risorse umane e dei benefici per i dipendenti

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Portale Intranet aziendale

I portali intranet aziendali sono diventati uno strumento essenziale per le organizzazioni per semplificare la comunicazione, potenziare la collaborazione e migliorare la produttività complessiva. Solo il 13% dei dipendenti utilizza quotidianamente la intranet aziendale. Ciò suggerisce che molte intranet aziendali sono sottoutilizzate e non riescono a coinvolgere i dipendenti.

I portali intranet aziendali fungono da piattaforma centralizzata dove i dipendenti possono accedere alle informazioni essenziali, condividere file e interagire con i colleghi senza alcuno sforzo.

In questo blog, scopriremo alcuni esempi di intranet aziendale, le caratteristiche, le differenze con le intranet tradizionali e le best practice delle intranet aziendali.

Che cos'è un portale intranet aziendale?

Un portale intranet aziendale è una piattaforma interna privata basata sul web, progettata appositamente per i dipendenti di un'organizzazione. Serve come hub centralizzato per accedere a varie risorse, strumenti e informazioni necessarie per le operazioni quotidiane e la comunicazione all'interno dell'azienda.

Quali sono le caratteristiche di un moderno portale intranet aziendale?

Un moderno portale intranet aziendale va oltre le pagine statiche: è una piattaforma dinamica progettata per aumentare la comunicazione, la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti. Le caratteristiche principali includono:

Cruscotti personalizzati: Visualizzazioni personalizzate in base ai ruoli, ai reparti o alle sedi dei dipendenti.
Strumenti di comunicazione interna: Notizie aziendali, avvisi, annunci e messaggi della leadership in un unico luogo.
Gestione dei documenti: Archiviazione centralizzata di politiche, modelli e risorse di conoscenza con una facile funzionalità di ricerca.
Strumenti di collaborazione: Spazi di lavoro condivisi, co-editing, task board e integrazioni di chat per progetti di gruppo.
Elenco dei dipendenti: Profili ricercabili con titoli di lavoro, informazioni di contatto e competenze per migliorare la visibilità tra i team.
Accesso mobile: Design responsive o applicazioni dedicate che supportano i dipendenti remoti e senza scrivania.
Riconoscimento e coinvolgimento: Shout-out, riconoscimento tra pari e funzioni sociali come sondaggi, commenti e notifiche di compleanno.
HR self-service: Accesso rapido a buste paga, benefit, onboarding, gestione dei permessi e politiche HR.
Ricerca e navigazione: Layout intuitivo e ricerca intelligente per ridurre i tempi di ricerca delle informazioni.
Controlli di sicurezza e di accesso: Accesso basato sui ruoli e misure di protezione dei dati per proteggere i contenuti sensibili.
Strumenti di analisi e feedback: Approfondimenti sulle prestazioni dei contenuti e sui modelli di utilizzo da parte dei dipendenti per promuovere i miglioramenti.

Una intranet ben progettata combina funzionalità ed esperienza, rendendo più facile per i dipendenti rimanere connessi, informati e produttivi.

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Quali sono alcuni esempi di pagine intranet aziendali?

Queste pagine contribuiscono a rendere la vostra intranet più funzionale e coinvolgente:

Homepage: Notizie, link e aggiornamenti in evidenza.
Pannelli di stato: Utilizzare immagini (come gli indicatori RAG) per gli aggiornamenti in tempo reale.
Feed sociali: Integrare le attività dei dipendenti o del marchio.
Parete dei riconoscimenti: Mostrare i riconoscimenti o i premi dei colleghi.
Biblioteca delle risorse: Accesso centralizzato ai documenti per reparto o argomento.
Forum di discussione: Consentono la collaborazione e l'ideazione del team.
Cruscotti personali: Visualizzazioni personalizzate con attività, eventi o notizie.
Layout ottimizzato per i dispositivi mobili: Funziona senza problemi su tutti i dispositivi.

Come si inserisce una intranet aziendale sul posto di lavoro?

Una intranet aziendale funge da hub digitale per la comunicazione interna, la collaborazione e la condivisione delle conoscenze. Riunisce le funzioni chiave del luogo di lavoro in un unico spazio centrale.

Comunicazione semplificata: Sostituisce gli strumenti sparsi con uno spazio centrale per annunci, aggiornamenti, messaggistica e videochiamate.
Collaborazione tra team: Supporta schede di progetto, co-editing e directory per collegare i team e gestire le attività in modo efficace.
Gestione della conoscenza: Ospita politiche, SOP e wiki. Gli strumenti di ricerca aiutano i dipendenti a trovare rapidamente ciò di cui hanno bisogno.
Coinvolgimento dei dipendenti: Riconosce i risultati ottenuti, organizza sondaggi e incoraggia la partecipazione, aumentando il morale e la cultura.
Aumento della produttività: Riduzione dei tempi di ricerca delle informazioni, con conseguenti decisioni più rapide e flussi di lavoro più fluidi.
Accesso mobile-friendly: I dipendenti possono utilizzare l'intranet ovunque, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.

Come creare un sito web interno per i dipendenti

La creazione di una intranet comporta la pianificazione, la scelta degli strumenti giusti e il supporto ai dipendenti durante l'intero processo.

Definire scopo e obiettivi: Allinearsi agli obiettivi di comunicazione, collaborazione e coinvolgimento.
Scegliere una piattaforma: Le opzioni includono Google Sites, SharePoint o strumenti specifici per le intranet.
Configurazione dell'hosting: Un hosting sicuro e un dominio dedicato garantiscono un accesso controllato.
Progettazione e personalizzazione: Riflettere l'identità del marchio con una navigazione e una grafica di facile utilizzo.
Garantire la sicurezza: Impostate controlli di accesso e aggiornate regolarmente i protocolli.
Formare e raccogliere feedback: Offrire esercitazioni e adeguarsi in base ai suggerimenti degli utenti.
Lancio e promozione: Guidare l'adozione con promozioni interne e aggiornamenti regolari dei contenuti.

Come creare un buon design per un sito intranet

Un design intranet efficace si concentra sull'esperienza dell'utente e sulla chiarezza dei contenuti.

Conoscere gli utenti: Progettate in base alle esigenze e ai casi d'uso dei dipendenti.
Privilegiare la UX: mantenere la navigazione pulita, intuitiva e mobile-friendly.
Creare una homepage accattivante: Utilizzate le migliori pratiche visive e di layout per accedere rapidamente agli elementi essenziali.
Abilitare la personalizzazione: Consentite agli utenti di personalizzare link e dashboard.
Organizzate i contenuti in modo chiaro: Pianificate una mappa del sito e categorizzate i contenuti in modo logico.
Abilitare la ricerca intelligente: Rendere facilmente ricercabili documenti e risorse.
Sostenere l'interazione: Aggiungete forum, sondaggi o shout-out per creare una connessione.
Pilotare e migliorare: Testate con gli utenti, raccogliete feedback e iterate.

Sondaggi sul polso dei dipendenti:

Si tratta di brevi sondaggi che possono essere inviati frequentemente per verificare rapidamente cosa pensano i vostri dipendenti di un argomento. Il sondaggio comprende un numero ridotto di domande (non più di 10) per ottenere rapidamente le informazioni. Possono essere somministrati a intervalli regolari (mensili/settimanali/trimestrali).

Incontri individuali:

Organizzare riunioni periodiche di un'ora per una chiacchierata informale con ogni membro del team è un modo eccellente per farsi un'idea reale di ciò che sta accadendo. Poiché si tratta di una conversazione sicura e privata, aiuta a ottenere maggiori dettagli su un problema.

eNPS:

L'eNPS (employee Net Promoter score) è uno dei metodi più semplici ma efficaci per valutare l'opinione dei dipendenti sulla vostra azienda. Include una domanda intrigante che misura la fedeltà. Un esempio di domande eNPS è il seguente: Quanto è probabile che raccomandi la nostra azienda ad altri? I dipendenti rispondono al sondaggio eNPS su una scala da 1 a 10, dove 10 indica che è "altamente probabile" che raccomandino l'azienda e 1 indica che è "altamente improbabile" che la raccomandino.

In base alle risposte, i dipendenti possono essere classificati in tre diverse categorie:

Promotori
Dipendenti che hanno risposto positivamente o sono d'accordo.
Detrattori
Dipendenti che hanno reagito negativamente o in disaccordo.
Passivi
I dipendenti che sono rimasti neutrali nelle loro risposte.

Come scegliere la giusta soluzione intranet aziendale?

La scelta della giusta intranet influisce sulla comunicazione, sull'adozione e sul ROI.

Valutare le esigenze e gli obiettivi: Allinearsi ai punti dolenti come la comunicazione frammentata o lo scarso accesso ai documenti.
Valutare l'UX: cercare un design pulito, dashboard basati sui ruoli e basse esigenze di formazione.
Controllare le integrazioni: Assicuratevi che sia collegato a strumenti come Google Workspace o Microsoft 365.
Privilegiate gli strumenti di comunicazione: Cercate i feed di notizie, gli avvisi e la messaggistica basata sui ruoli.
Garantire la sicurezza: Richiedere la crittografia, l'accesso basato sui ruoli e la conformità.
Scegliete opzioni scalabili: Scegliete uno strumento che cresca e si adatti alla vostra attività.