Termini del glossario

Glossario dei termini della gestione delle risorse umane e dei benefici per i dipendenti

Indice dei contenuti

Monitoraggio dei dipendenti

I metodi e le pratiche che le organizzazioni utilizzano per controllare le prestazioni e il comportamento dei propri dipendenti sul posto di lavoro sono noti come monitoraggio dei dipendenti. Questo può includere il monitoraggio dell'uso di Internet, l'esame delle e-mail, la registrazione delle chiamate e persino la videosorveglianza.

Che cos'è il monitoraggio dei dipendenti?

Il monitoraggio dei dipendenti si riferisce alla pratica di utilizzare vari strumenti, tecnologie o metodi per tracciare e raccogliere informazioni sulle attività dei dipendenti sul posto di lavoro. L'obiettivo principale del monitoraggio dei dipendenti è spesso quello di garantire la produttività, la sicurezza e la conformità alle politiche organizzative.

Chi è responsabile del monitoraggio dei dipendenti?

Le principali parti responsabili del monitoraggio dei dipendenti includono:

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‍Reparto risorse umane(HR): Il reparto risorse umane è spesso coinvolto nella definizione e nell'attuazione delle politiche di monitoraggio dei dipendenti. Può supervisionare lo sviluppo delle linee guida, comunicare le politiche ai dipendenti e gestire le preoccupazioni o le controversie dei dipendenti relative al monitoraggio.
Dipartimento IT (information technology): Il reparto IT è responsabile dell'implementazione e della manutenzione delle tecnologie di monitoraggio, come i software e i sistemi che tracciano l'utilizzo del computer, le attività su Internet e la sicurezza della rete. Garantisce che gli strumenti di monitoraggio siano conformi agli standard legali e di privacy.
Dirigenti e supervisori: I manager e i supervisori svolgono un ruolo di monitoraggio delle prestazioni e del comportamento dei dipendenti all'interno dei rispettivi team. Ciò può comportare il monitoraggio dell'avanzamento del lavoro, l'assicurazione del rispetto delle politiche e la fornitura di feedback basati sulle metriche delle prestazioni.
Team legali e di conformità: I team legali e di conformità sono responsabili di garantire che le pratiche di monitoraggio dei dipendenti siano conformi alle leggi e alle normative vigenti. Possono fornire indicazioni sulle implicazioni legali del monitoraggio e assistere nella definizione di politiche in linea con i requisiti legali.
Direzione aziendale e dirigenti: La leadership aziendale, compresi i dirigenti e l'alta direzione, può essere coinvolta nella definizione del tono generale e dell'approccio al monitoraggio dei dipendenti. Possono prendere decisioni in merito all'entità del monitoraggio e garantire che sia in linea con i valori e gli obiettivi dell'organizzazione.
Dipendenti: I dipendenti stessi hanno un ruolo nella comprensione e nell'adesione alle politiche di monitoraggio. Hanno la responsabilità di rispettare le linee guida aziendali e di essere consapevoli della misura in cui le loro attività possono essere monitorate.
Team di audit interno o di sicurezza: I team di audit interno o di sicurezza possono essere coinvolti nel monitoraggio ai fini della conformità e della sicurezza. Possono concentrarsi sull'individuazione e la prevenzione di accessi non autorizzati a informazioni sensibili e sulla garanzia dell'integrità dei sistemi organizzativi.
Responsabili dell'etica e della conformità: Alcune organizzazioni dispongono di responsabili dell'etica e della conformità che supervisionano le pratiche etiche all'interno dell'azienda. Possono avere un ruolo nel garantire che le pratiche di monitoraggio siano in linea con gli standard etici e il codice di condotta dell'organizzazione.

Quali dati vengono raccolti nel monitoraggio dei dipendenti?

I dati raccolti nel monitoraggio dei dipendenti sono

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1. Utilizzo del computer e di Internet

Visite ai siti web: Il software di monitoraggio può tracciare i siti web visitati dai dipendenti durante l'orario di lavoro.
Utilizzo delle applicazioni: Informazioni sulle applicazioni e sui software utilizzati dai dipendenti.
Posta elettronicae comunicazione: Monitoraggio del contenuto delle e-mail, degli allegati e della comunicazione attraverso gli strumenti di messaggistica.

2. Metriche di produttività

Tempo dedicato alle attività: Tracciare la quantità di tempo che i dipendenti dedicano a compiti o progetti specifici.
Registrazione dei tasti: Monitoraggio del numero di tasti premuti o di clic del mouse per misurare i livelli di attività.
‍Acquisizione dello schermo: Screenshot periodici o registrazione dello schermo per osservare le attività lavorative.

3. Monitoraggio della comunicazione

Registri delle chiamate: Tracciamento dei registri delle chiamate e della durata delle stesse per i dipendenti che utilizzano i telefoni aziendali.
‍Messaggistica istantanea: Monitoraggio dei messaggi inviati attraverso le piattaforme di comunicazione interne.

4. Posizione fisica

Tracciamento GPS: Per i dipendenti che lavorano sul campo o che utilizzano veicoli di proprietà dell'azienda, è possibile implementare la localizzazione GPS per monitorare la loro posizione fisica.
Scansione delle impronte digitalio orologi biometrici: In alcuni casi, i dati biometrici possono essere raccolti per la rilevazione delle presenze.

5. Metriche di prestazione

Indicatori chiave di prestazione (KPI): Metriche relative alle prestazioni lavorative, come i numeri delle vendite, gli obiettivi raggiunti o altri indicatori di performance rilevanti.

6. Presenze e rilevazione delle ore di lavoro

Orari di entrata/uscita: Monitoraggio degli orari di inizio e fine dei turni di lavoro.
Tempi di pausa: Tracciare la durata e la frequenza delle pause dei dipendenti.

7. Telecamere di sorveglianza

Riprese video: Le telecamere di sorveglianza possono essere utilizzate per monitorare i dipendenti nelle aree comuni, nei punti di ingresso/uscita o in specifici spazi di lavoro.

8. Sicurezza della rete e del sistema

Registri di accesso: Monitoraggio dell'accesso dei dipendenti alle reti aziendali, ai server e ai file riservati.
Avvisi di sicurezza: Rilevamento di attività sospette che possono rappresentare un rischio per la sicurezza.

9. Sondaggi e feedback dei dipendenti

Moduli di feedback: Raccolta di feedback da parte dei dipendenti attraverso sondaggi o valutazioni delle prestazioni.

10. Monitoraggio dei social media

Attività sui socialmedia: Monitoraggio dei profili pubblici dei dipendenti sui social media per individuare potenziali violazioni delle politiche o rischi per la reputazione dell'azienda.

Perché è importante mantenere la privacy nel monitoraggio dei dipendenti?

Ecco i motivi principali per cui la privacy nel monitoraggio dei dipendenti è importante:

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‍Conformitàlegale: laconformità alle leggi e alle normative sulla privacy è fondamentale. Molte giurisdizioni hanno leggi specifiche che regolano la raccolta, l'archiviazione e l'uso dei dati dei dipendenti. La mancata osservanza di queste norme può comportare conseguenze legali, tra cui multe e azioni giudiziarie.
Fiducia e morale dei dipendenti: Il rispetto della privacy favorisce un ambiente di lavoro positivo e crea fiducia tra datori di lavoro e dipendenti. Un monitoraggio eccessivo o invasivo può portare a una mancanza di fiducia, a una diminuzione del morale e a un impatto negativo sul coinvolgimento dei dipendenti.
Diritti dei dipendenti: I dipendenti hanno diritto alla privacy, e questo diritto si estende al luogo di lavoro. Il rispetto dei diritti alla privacy dei dipendenti è essenziale per mantenere pratiche etiche e dimostrare l'impegno verso il benessere dei dipendenti.
Mantenimento e reclutamento: Un luogo di lavoro che valorizza la privacy è in grado di attrarre e trattenere dipendenti di talento. Le persone in cerca di lavoro e i dipendenti attuali sono sempre più preoccupati per la loro privacy e le organizzazioni che danno priorità a questo aspetto possono avere un vantaggio competitivo.
Evitare discriminazioni e pregiudizi: Quando i dati di monitoraggio vengono utilizzati in modo improprio, possono verificarsi pregiudizi involontari. La protezione della privacy dei dipendenti contribuisce a ridurre il rischio di pratiche discriminatorie e garantisce che le decisioni di assunzione siano basate su criteri equi e oggettivi.
Riduzione della responsabilità legale: Le pratiche di monitoraggio invasive possono aumentare il rischio di controversie legali e reclami dei dipendenti. Mantenere la privacy riduce la probabilità di responsabilità legale e aiuta le organizzazioni a evitare sfide legali legate a pratiche di monitoraggio improprie.
Concentrarsi sui risultati e sulle relazioni di fiducia: Un approccio orientato ai risultati, in cui i dipendenti hanno fiducia nelle loro prestazioni, favorisce una cultura del lavoro più positiva. L'attenzione ai risultati, piuttosto che alla costante sorveglianza, promuove un senso di responsabilità e di autonomia.
Maggiore produttività dei dipendenti: I dipendenti hanno maggiori probabilità di essere produttivi e concentrati sul lavoro quando sentono che la loro privacy è rispettata. Il monitoraggio costante può causare ansia e stress, con un impatto negativo sulla produttività complessiva.
Attenuazione delle resistenze e delle spinte: Un monitoraggio eccessivo può provocare resistenze e reazioni da parte dei dipendenti. Mantenendo un equilibrio e rispettando la privacy, le organizzazioni possono ridurre la probabilità di reazioni negative e di opposizione alle iniziative di monitoraggio.
Benessere dei dipendenti: La tutela della privacy dei dipendenti è un aspetto fondamentale per il loro benessere generale. Contribuisce a un sano equilibrio tra lavoro e vita privata e aiuta a creare un ambiente di lavoro positivo e solidale.
Gestione della reputazione: Le violazioni della privacy possono danneggiare la reputazione di un'organizzazione. La notizia di pratiche di monitoraggio invasive può portare a una pubblicità negativa e incidere sull'immagine dell'azienda presso i clienti, i committenti e l'opinione pubblica.
Considerazioni culturali ed etiche: L'impegno di un'organizzazione nei confronti della privacy riflette i suoi valori e i suoi standard etici. Dimostrare l'impegno a rispettare la privacy dei dipendenti contribuisce a creare una cultura aziendale positiva.

Perché le organizzazioni implementano il monitoraggio dei dipendenti?

Le ragioni per cui le organizzazioni implementano il monitoraggio dei dipendenti sono:

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Misurazione della produttività: Il monitoraggio può aiutare le organizzazioni a capire come i dipendenti impiegano il loro tempo durante l'orario di lavoro. Questo può evidenziare le inefficienze e identificare le opportunità di miglioramento. Può anche aiutare i manager ad allocare le risorse in modo più efficace.
Valutazione delle prestazioni: Il monitoraggio dei dipendenti può fornire dati oggettivi per la valutazione delle prestazioni. Può aiutare a identificare i dipendenti con prestazioni elevate e quelli che potrebbero aver bisogno di ulteriore supporto o formazione.
Sicurezza e conformità: Il monitoraggio può aiutare a prevenire le violazioni della sicurezza e a garantire la conformità alle normative di settore. Ad esempio, nei settori che trattano dati sensibili, il monitoraggio può aiutare a garantire che i dipendenti seguano i protocolli corretti.
Gestione del lavoro a distanza: Con l'aumento del lavoro a distanza, gli strumenti di monitoraggio possono aiutare i manager a tenere traccia delle abitudini di lavoro e della produttività dei dipendenti remoti. Possono anche garantire che i dipendenti mantengano un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.
Prevenzione di comportamenti scorretti: Il monitoraggio dei dipendenti può scoraggiare comportamenti inappropriati e fornire prove in caso di controversie. Può contribuire a mantenere un ambiente di lavoro sicuro e rispettoso.
Efficienza operativa: Comprendendo come vengono eseguite le attività, le organizzazioni possono snellire i processi, ridurre gli errori e migliorare il servizio clienti.

Come viene condotto il monitoraggio dei dipendenti?

Le modalità di monitoraggio dei dipendenti sono le seguenti:

Monitoraggio del computer: Le organizzazioni utilizzano spesso software per monitorare l'utilizzo del computer da parte dei dipendenti. Ciò può includere il monitoraggio dei siti web visitati, delle applicazioni utilizzate e del tempo dedicato a diverse attività. Alcuni software possono anche catturare schermate o registrare i tasti premuti.
Monitoraggio della posta elettronica e di Internet: I datori di lavoro possono monitorare la posta elettronica e l'uso di Internet dei dipendenti per assicurarsi che non si comportino in modo inappropriato o che non perdano tempo. Questo può anche aiutare a prevenire le violazioni della sicurezza.

Monitoraggio delle telefonate: Nei ruoli di assistenza ai clienti, le telefonate possono essere registrate e monitorate per garantire la qualità. Ciò può contribuire a migliorare il servizio clienti e a identificare le aree in cui è necessario formare i dipendenti.
Videosorveglianza: Nei luoghi di lavoro fisici, le videocamere possono essere utilizzate per monitorare il comportamento dei dipendenti e garantire la sicurezza.
Tracciamento GPS: Per i ruoli che comportano spostamenti o lavoro sul campo, i datori di lavoro possono utilizzare dispositivi GPS per tracciare la posizione dei dipendenti.
Tracciamento del tempo: I datori di lavoro utilizzano spesso un software di tracciamento del tempo per monitorare quando i dipendenti timbrano il cartellino, quanto tempo impiegano per le pause e il tempo complessivo dedicato al lavoro.
Monitoraggio della produttività: Si tratta di monitorare i risultati dei dipendenti. Ad esempio, il numero di attività completate da un dipendente in un giorno o il numero di vendite realizzate.
Monitoraggio dei social media: Alcuni datori di lavoro monitorano i post pubblici dei propri dipendenti sui social media. Questo può aiutare a proteggere la reputazione dell'azienda.

Sondaggi sul polso dei dipendenti:

Si tratta di brevi sondaggi che possono essere inviati frequentemente per verificare rapidamente cosa pensano i vostri dipendenti di un argomento. Il sondaggio comprende un numero ridotto di domande (non più di 10) per ottenere rapidamente le informazioni. Possono essere somministrati a intervalli regolari (mensili/settimanali/trimestrali).

Incontri individuali:

Organizzare riunioni periodiche di un'ora per una chiacchierata informale con ogni membro del team è un modo eccellente per farsi un'idea reale di ciò che sta accadendo. Poiché si tratta di una conversazione sicura e privata, aiuta a ottenere maggiori dettagli su un problema.

eNPS:

L'eNPS (employee Net Promoter score) è uno dei metodi più semplici ma efficaci per valutare l'opinione dei dipendenti sulla vostra azienda. Include una domanda intrigante che misura la fedeltà. Un esempio di domande eNPS è il seguente: Quanto è probabile che raccomandi la nostra azienda ad altri? I dipendenti rispondono al sondaggio eNPS su una scala da 1 a 10, dove 10 indica che è "altamente probabile" che raccomandino l'azienda e 1 indica che è "altamente improbabile" che la raccomandino.