Termini del glossario

Glossario dei termini della gestione delle risorse umane e dei benefici per i dipendenti

Indice dei contenuti

Design Intranet

Una intranet ben progettata migliora la comunicazione interna, semplifica l'accesso alle risorse e rafforza la cultura aziendale.

Per i dipendenti e i team delle risorse umane, un design intranet accurato va oltre l'estetica: deve essere funzionale, facile da usare e adattato alle esigenze dell'organizzazione. Questo glossario risponde alle domande più comuni sulla progettazione di una intranet, con il supporto di best practice ed esempi reali.

Che cos'è il design di una intranet?

Il design di una intranet si riferisce alla struttura, al layout e all'aspetto visivo della piattaforma di comunicazione interna di un'azienda. Si tratta di organizzare i contenuti, la navigazione, il branding e gli elementi interattivi in modo da aiutare i dipendenti a trovare facilmente le informazioni, a collaborare e a impegnarsi.

Un buon design intranet è sia visivamente accattivante che pratico, in quanto offre un accesso rapido a strumenti quali annunci aziendali, risorse umane, directory dei team e librerie di documenti.

Quali sono i componenti chiave di un design intranet efficace?

Un design intranet efficace bilancia funzionalità, semplicità e coinvolgimento degli utenti. Dovrebbe facilitare l'accesso dei dipendenti alle risorse, la collaborazione con i team e l'aggiornamento senza sentirsi sopraffatti. Una intranet ben strutturata è intuitiva, coerente e adatta alle esigenze degli utenti.

Navigazione facile da usare: Menu chiari, funzionalità di ricerca e layout intuitivi aiutano gli utenti a trovare rapidamente ciò di cui hanno bisogno.
Cruscotti personalizzati: Le homepage basate sui ruoli visualizzano strumenti, documenti e aggiornamenti pertinenti in base al reparto o alla sede dell'utente.
Organizzazione dei contenuti: Le informazioni devono essere raggruppate logicamente in sezioni come HR, IT, notizie aziendali, politiche e moduli.
Reattività mobile: Il design deve funzionare senza problemi su tutti i dispositivi per supportare i dipendenti ibridi o in prima linea.
Strumenti integrati: Funzionalità come calendari, chat, task manager e condivisione di documenti aumentano l'utilizzo quotidiano.
Coerenza del marchio: La intranet deve riflettere l'identità dell'azienda attraverso la grafica, il tono e l'esperienza dell'utente.
Feedback e analisi: I sondaggi integrati o il monitoraggio dell'utilizzo aiutano a migliorare la piattaforma sulla base delle indicazioni reali dei dipendenti.

Perché il design delle intranet è importante?

Una progettazione accurata della intranet migliora l'esperienza dell'utente e favorisce il coinvolgimento dei dipendenti. Una intranet mal progettata può generare confusione e ridurre l'utilizzo.

Incoraggia l'interazione regolare dei dipendenti con gli strumenti interni.
Migliora la reperibilità e la navigazione delle informazioni
Costruisce una comunicazione e una cultura interne più forti
Aiuta le Risorse Umane a fornire aggiornamenti e risorse importanti
Riduce il tempo di ricerca di documenti e strumenti

Chi è responsabile della progettazione di una intranet?

La progettazione di una intranet è in genere uno sforzo collaborativo che coinvolge più team. Mentre l'IT si occupa della parte tecnica, le Risorse Umane e le Comunicazioni spesso guidano la progettazione dei contenuti e dell'esperienza utente.

Le risorse umane definiscono le esigenze e le politiche dei dipendenti
Le comunicazioni interne assicurano che la messaggistica sia chiara e coerente.
L'IT gestisce la funzionalità e la sicurezza del backend
I designer o gli esperti di UX si concentrano sul layout e sull'usabilità.
I direttori di dipartimento forniscono input specifici per il loro ruolo

Dove si applica l'intranet design sul posto di lavoro?

Il design delle intranet tocca ogni aspetto dell'esperienza dei dipendenti. Si applica alle homepage, ai cruscotti, alle pagine dei reparti, ai portali delle risorse umane e altro ancora.

Cruscotto iniziale con strumenti chiave e collegamenti rapidi
Portale HR per politiche, benefit e documenti
Sezione news aziendali per aggiornamenti ed eventi
Pagine di team per gestire la collaborazione e la condivisione
Ricerca e navigazione per un accesso più rapido ai contenuti

Quando un'azienda dovrebbe investire nella progettazione di intranet?

Le aziende dovrebbero rivedere il design della propria intranet in caso di ridimensionamento, ristrutturazione o di scarso coinvolgimento dei dipendenti nelle piattaforme interne.

Durante la trasformazione digitale o gli aggiornamenti tecnologici
Dopo fusioni o cambiamenti organizzativi importanti
Quando si introducono modelli di lavoro a distanza/ibridi
Se i dipendenti faticano a trovare le informazioni o a utilizzare gli strumenti
Supportare l'onboarding e la collaborazione tra i team

Sondaggi sul polso dei dipendenti:

Si tratta di brevi sondaggi che possono essere inviati frequentemente per verificare rapidamente cosa pensano i vostri dipendenti di un argomento. Il sondaggio comprende un numero ridotto di domande (non più di 10) per ottenere rapidamente le informazioni. Possono essere somministrati a intervalli regolari (mensili/settimanali/trimestrali).

Incontri individuali:

Organizzare riunioni periodiche di un'ora per una chiacchierata informale con ogni membro del team è un modo eccellente per farsi un'idea reale di ciò che sta accadendo. Poiché si tratta di una conversazione sicura e privata, aiuta a ottenere maggiori dettagli su un problema.

eNPS:

L'eNPS (employee Net Promoter score) è uno dei metodi più semplici ma efficaci per valutare l'opinione dei dipendenti sulla vostra azienda. Include una domanda intrigante che misura la fedeltà. Un esempio di domande eNPS è il seguente: Quanto è probabile che raccomandi la nostra azienda ad altri? I dipendenti rispondono al sondaggio eNPS su una scala da 1 a 10, dove 10 indica che è "altamente probabile" che raccomandino l'azienda e 1 indica che è "altamente improbabile" che la raccomandino.

In base alle risposte, i dipendenti possono essere classificati in tre diverse categorie:

Promotori
Dipendenti che hanno risposto positivamente o sono d'accordo.
Detrattori
Dipendenti che hanno reagito negativamente o in disaccordo.
Passivi
I dipendenti che sono rimasti neutrali nelle loro risposte.

Come progettare una intranet che funzioni per i dipendenti e le risorse umane?

Progettare una intranet di successo significa comprendere le esigenze degli utenti e costruirle intorno a esse. Deve essere facile da usare, visivamente coerente e ricca di contenuti.

Iniziate con una ricerca sugli utenti: chiedete ai dipendenti e ai team delle risorse umane di cosa hanno bisogno.
Privilegiare una navigazione intuitiva e una chiara gerarchia dei contenuti
Utilizzare elementi di branding per riflettere l'identità aziendale
Garantire la reattività e l'accessibilità dei dispositivi mobili
Organizzare le risorse HR, i moduli e gli strumenti in un unico luogo
Incorporare cicli di feedback e analisi d'uso
Progettare dashboard basati sui ruoli per esperienze personalizzate
Includere potenti funzioni di ricerca e di etichettatura per un accesso rapido

Quali sono i tipi di progettazione di intranet?

Le organizzazioni richiedono diversi tipi di intranet in base alla loro struttura, alle dimensioni e alle esigenze della forza lavoro. Le intranet basate sui compiti si concentrano sulla produttività, dando priorità agli strumenti e ai servizi che aiutano i dipendenti a completare le attività quotidiane.

Le intranet sociali danno priorità alla collaborazione, al riconoscimento dei dipendenti e alla comunicazione attraverso funzioni come newsfeed, chat ed eventi.

Le intranet basate sulle informazioni sono strutturate più come hub di risorse, che offrono un accesso rapido alle politiche aziendali, ai documenti sulle risorse umane e alle guide per l'uso. Alcune aziende utilizzano anche intranet personalizzate che adattano la homepage e gli strumenti in base ai ruoli o ai reparti.

Quali sono alcuni esempi di progettazione di intranet?

Il design di una grande intranet è pulito, coerente e costruito intorno ai flussi di lavoro degli utenti. Ecco alcuni elementi di design che si distinguono comunemente:

Una homepage centrale con notizie sull'azienda, aggiornamenti sulle risorse umane e link rapidi
Barre di ricerca e navigazione filtrata per ridurre il disordine
Layout in stile tessera per le directory dei team e gli elenchi di risorse
Integrazione con calendari, buste paga e strumenti di gestione delle attività
Cruscotti personali che mostrano le attività recenti, i compleanni o i compiti.