أدوات إشراك الموظفين

أدوات إشراك الموظفين هي موارد تعزز الرضا والتحفيز والالتزام داخل المؤسسة.

وهي تسهل التواصل والتغذية الراجعة والتقدير، مما يعزز بيئة عمل إيجابية. 

ما هي أدوات إشراك الموظفين؟

أدوات إشراك الموظفين هي تطبيقات برمجية أو منصات إلكترونية مصممة لزيادة رضا الموظفين وحماسهم والتزامهم العام تجاه الشركة.

تتجاوز هذه الأدوات الأساليب التقليدية وتوفر نهجًا أكثر تفاعلية وقائمًا على البيانات لتعزيز بيئة عمل إيجابية ومنتجة.

ما هي فوائد استخدام أدوات إشراك الموظفين؟

الفوائد الرئيسية التي يمكن للمؤسسات جنيها من استخدام أدوات إشراك الموظفين:

زيادة مشاركة الموظفين: تدعم هذه الأدوات التواصل والتقدير والتغذية الراجعة، مما يخلق ثقافة إيجابية يشعر فيها الموظفون بمزيد من الترابط والإنتاجية والالتزام.
تحسين التواصل: تشجع أداة إشراك الموظفين على الحوار المفتوح من خلال ميزات مثل الدردشة والمنتديات والمنصات الداخلية، مما يساعد على بناء الثقة والشعور القوي بالانتماء.‍
تعزيز تقدير الموظفين: تسلط ميزات التقدير الضوء على الإنجازات بسرعة وبشكل هادف. الثناء العلني يرفع المعنويات ويحفز الأداء ويعزز السلوكيات الرئيسية.‍
رؤى مستندة إلى البيانات: تجمع أدوات المشاركة التعليقات من خلال الاستطلاعات واستطلاعات الرأي، وتقدم رؤى حول اتجاهات المشاعر والمشاركة من أجل تحسين الثقافة وتجربة الموظفين.‍
تحسين عملية جمع الآراء: أدوات مدمجة لإجراء استطلاعات رأي مجهولة الهوية ومحادثات فردية تبسط عملية جمع الآراء، مما يشجع على التحسين المستمر ويضمن شعور الموظفين بأن آراءهم مسموعة.

ما هي أنواع أدوات إشراك الموظفين المتاحة؟

تتناول مجموعة واسعة من أدوات إشراك الموظفين جوانب مختلفة من تعزيز بيئة عمل إيجابية. فيما يلي بعض الأنواع الشائعة:

أدوات استطلاع رأي الموظفين: تتيح لك هذه الأدوات إنشاء وتوزيع استطلاعات رأي لقياس مدى رضا الموظفين، وجمع التعليقات حول مختلف جوانب الحياة العملية (عبء العمل، ثقافة الشركة، ممارسات الإدارة)، وتحديد المجالات التي يمكن تحسينها.
أدوات الاستطلاع السريع: على عكس الاستطلاعات السنوية الشاملة، تتيح لك أدوات الاستطلاع السريع إجراء استطلاعات قصيرة ومتكررة حول موضوعات محددة.
وهذا يتيح لك التقاط مشاعر الموظفين في الوقت الفعلي بشأن الأحداث الجارية أو المبادرات أو التغييرات داخل المؤسسة.
منصات التقدير والمكافآت: توفر هذه المنصات ميزات لتقدير إنجازات الموظفين ومكافأتهم.
ويمكن أن يشمل ذلك الإشادة العلنية، والشارات الرقمية، وأنظمة المكافآت القائمة على الألعاب، أو النقاط القابلة للاستبدال بمكافآت مختلفة.
يمكن لبرامج التقدير أن تعزز بشكل كبير من معنويات الموظفين وحماسهم.
برامج إدارة الأداء: تعمل هذه الأدوات على تبسيط عملية إدارة الأداء من خلال تسهيل تحديد الأهداف ومراجعة الأداء ومناقشات التطوير وتبادل الملاحظات بين الموظفين والمديرين.
كما يمكنها المساعدة في تتبع التقدم المحرز وتحديد المجالات التي يحتاج فيها الموظفون إلى دعم إضافي.
منصات الاتصال الداخلي: تعمل هذه المنصات على تحسين الاتصال عبر المؤسسة من خلال توفير قنوات متنوعة لتبادل المعلومات والتعاون. ويمكن أن تشمل الميزات إعلانات الشركة والمنتديات ولوحات المناقشة أو وظائف الدردشة التي تتيح للموظفين التواصل والبقاء على اطلاع ومتابعة.

ما هي الميزات التي يجب أن أبحث عنها في أداة إشراك الموظفين؟

مع توفر العديد من الخيارات، يتطلب اختيار أداة مشاركة الموظفين المناسبة دراسة متأنية.

فيما يلي بعض الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها عند اتخاذ قرارك:

سهولة الاستخدام: يجب أن تكون واجهة المستخدم للأداة بديهية وسهلة الاستخدام لكل من الموظفين والمديرين.
إن تجربة المستخدم السلسة أمر بالغ الأهمية لتشجيع اعتماد الأداة وتحقيق أقصى استفادة منها.
خيارات التخصيص: ابحث عن أداة تسمح لك بتخصيصها وفقًا لثقافة شركتك واحتياجاتها الخاصة.
قد يتضمن ذلك تخصيص أسئلة الاستبيانات وبرامج التقدير وقنوات الاتصال أو دمج الأداة مع أنظمة الموارد البشرية الحالية للحصول على تجربة موحدة. ‍
تحليل البيانات وإعداد التقارير: تعد ميزات تحليل البيانات وإعداد التقارير القوية ضرورية للحصول على رؤى قيّمة من ملاحظات الموظفين.
يجب أن تتيح لك الأداة تحليل البيانات وتحديد الاتجاهات وإنشاء تقارير لتتبع التقدم وقياس تأثير مبادراتك المتعلقة بمشاركة الموظفين. ‍
الوصول عبر الهاتف المحمول: في عالم اليوم الذي يضع الهاتف المحمول في المرتبة الأولى، يمكن أن تكون ميزات مثل تطبيق الهاتف المحمول حاسمة. يتيح الوصول عبر الهاتف المحمول للموظفين المشاركة في الاستطلاعات، وتقديم الملاحظات، أو الوصول إلى برامج التقدير أثناء التنقل، مما يزيد من سهولة الوصول والمشاركة. ‍
التكامل: ضع في اعتبارك إمكانيات التكامل مع أنظمة الموارد البشرية الحالية لديك (مثل كشوف المرتبات وإدارة الأداء) من أجل سير عمل مبسط وإدارة مركزية للبيانات.

ما هي بعض الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند استخدام أدوات إشراك الموظفين؟

فيما يلي بعض الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند تنفيذ أدوات إشراك الموظفين:

عدم اتخاذ إجراءات بناءً على ملاحظات الموظفين: لا يكون جمع الملاحظات ذا قيمة إلا إذا اتخذت إجراءات بناءً على الأفكار التي تم الحصول عليها. عالج مخاوف الموظفين، وقم بتنفيذ التغييرات عند الضرورة، وأبلغهم بالإجراءات التي اتخذتها لتثبت لهم أن أصواتهم مسموعة.
التركيز على البيانات الكمية فقط: على الرغم من أن البيانات الكمية المستمدة من الاستطلاعات يمكن أن تكون مفيدة، لا تهمل أهمية التعليقات النوعية. يمكن أن توفر الإجابات المفتوحة والتعليقات والرؤى المستمدة من المقابلات النهائية فهماً أعمق لمشاعر الموظفين.
تنفيذ الأداة دون تواصل وتدريب: لا تكتفِ بإطلاق الأداة وتوقع أن يبدأ الموظفون في استخدامها. قم بتوضيح الغرض من الأداة وفوائدها للموظفين، وقدم تعليمات واضحة وتدريبًا على كيفية استخدامها بفعالية.
عدم مراعاة خصوصية الموظفين: تأكد من أن الأداة التي تختارها تعطي الأولوية لأمن البيانات وتتوافق مع لوائح خصوصية البيانات ذات الصلة. كن شفافًا بشأن كيفية جمع بيانات الموظفين وتخزينها واستخدامها.

كيف يمكنني قياس نجاح أداة إشراك الموظفين؟

هناك عدة طرق لقياس نجاح أداة مشاركة الموظفين:

تتبع نتائج استطلاعات الموظفين على مدار الوقت: راقب درجات رضا الموظفين داخل الأداة لترى ما إذا كان التفاعل يتحسن بمرور الوقت.‍
تحليل المقاييس الرئيسية: تتبع التغييرات في المقاييس الرئيسية مثل التغيب عن العمل ومعدل دوران الموظفين والإنتاجية لمعرفة ما إذا كانت مرتبطة بالتغييرات في مشاركة الموظفين. على الرغم من أن هذه الاتجاهات الإيجابية لا تعزى فقط إلى الأداة، إلا أنها قد تشير إلى تحسن عام في تجربة الموظفين.‍
إجراء مقابلات عند ترك العمل: عندما يغادر الموظفون الشركة، قم بإجراء مقابلات معهم لفهم أسباب مغادرتهم. قد يكشف ذلك عن مشكلات لم تلتقطها الأداة ويساعد في تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.‍
آراء الموظفين حول الأداة نفسها: اجمع آراء الموظفين حول تجربتهم في استخدام الأداة. يمكن أن يساعد ذلك في تقييم رضا المستخدمين، وتحديد أي مشكلات في الاستخدام، والتأكد من أن الأداة تلبي احتياجاتهم.

استبيانات نبض الموظفين

وهي عبارة عن استبيانات قصيرة يمكن إرسالها بشكل متكرر للتحقق من رأي موظفيك حول مشكلة ما بسرعة. يتألف الاستبيان من عدد أقل من الأسئلة (لا يزيد عن 10 أسئلة) للحصول على المعلومات بسرعة. ويمكن إجراء هذه الاستبيانات على فترات منتظمة (شهرية/أسبوعية/فصلية/فصلية).

اجتماعات فردية:

يعد عقد اجتماعات دورية لمدة ساعة لإجراء محادثة غير رسمية مع كل عضو من أعضاء الفريق طريقة ممتازة للتعرف على ما يحدث معهم. نظرًا لأنها محادثة آمنة وخاصة، فإنها تساعدك في الحصول على تفاصيل أفضل حول مشكلة ما.

eNPS:

eNPS (صافي نقاط المروجين للموظفين) هي واحدة من أبسط الطرق الفعالة في الوقت نفسه لتقييم رأي موظفيك في شركتك. وهي تتضمن سؤالاً واحداً مثيراً للاهتمام يقيس الولاء. من أمثلة أسئلة eNPS ما يلي: ما مدى احتمالية توصيتك بشركتنا للآخرين؟ يجيب الموظفون على استبيان eNPS على مقياس من 1 إلى 10، حيث تشير 10 إلى أنهم "من المرجح جدًا" أن يوصوا بالشركة و1 إلى أنهم "من غير المرجح جدًا" أن يوصوا بها.

بناءً على الإجابات، يمكن تصنيف الموظفين في ثلاث فئات مختلفة:

المروجون
الموظفون الذين استجابوا بشكل إيجابي أو وافقوا.
المنتقدون
الموظفون الذين كان رد فعلهم سلبياً أو غير موافق.
السلبيون
الموظفون الذين التزموا الحياد في ردودهم.

ما هي أفضل الأدوات لقياس مشاركة الموظفين في مكان العمل؟

فيما يلي بعض من أفضل الأدوات لقياس مشاركة الموظفين في مكان العمل:

أدوات الاستطلاع: تتيح هذه المنصات للمؤسسات إنشاء وتوزيع استطلاعات شاملة حول مشاركة الموظفين. وهي تساعد في جمع التعليقات حول مختلف جوانب تجربة الموظفين، مثل الرضا الوظيفي وثقافة الشركة والتواصل .
منصات استطلاعات الرأي: تتيح هذه الأدوات للشركات إجراء استطلاعات رأي منتظمة. تساعد هذه الاستطلاعات القصيرة والمتكررة على تتبع مشاعر الموظفين ومستويات التزامهم في الوقت الفعلي، مما يتيح للمؤسسات الاستجابة بسرعة لأي تغييرات. ‍
برنامج تقدير الموظفين: تيسر منصات مثل Empuls التقدير بين الأقران، مما يمكن أن يعزز المشاركة من خلال تعزيز ثقافة التقدير والاعتراف بين الموظفين. ‍
أدوات تتبع مقاييس المشاركة: توفر هذه الأدوات إمكانيات تتبع المقاييس والتحليلات، مما يسمح للمؤسسات بمراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بمشاركة الموظفين واتخاذ قرارات تستند إلى البيانات. ‍
أدوات التغذية الراجعة والتواصل: يمكن استخدام تطبيقات مثل Microsoft Teams لتسهيل التواصل المستمر وتبادل الآراء بين الموظفين والإدارة، مما يساعد على قياس مستويات المشاركة من خلال التفاعلات غير الرسمية. ‍
أنظمة إدارة الأداء: توفر حلول مثل Workday ميزات لتحديد الأهداف وتتبع التقدم المحرز وإجراء مراجعات الأداء، مما يوفر رؤى ثاقبة حول مشاركة الموظفين وحماسهم. ‍
أدوات تحليل المشاعر: يمكن للأدوات التي تستخدم معالجة اللغة الطبيعية (NLP) تحليل اتصالات الموظفين (مثل رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات) لقياس مستويات المشاعر والمشاركة، مما يوفر رؤى أعمق حول معنويات الموظفين.

اكتشف كيف يمكن لإمبولز مساعدة مؤسستك