نظام إدارة الموظفين

نظام إدارة الموظفين هو حل برمجي أو منصة برمجية تستخدمها المؤسسات لتبسيط مختلف جوانب إدارة الموظفين، بما في ذلك التوظيف، والإعداد، والجدولة، وتقييم الأداء، وكشوف المرتبات، وإدارة المزايا، وغير ذلك.

توفر هذه الأنظمة عادةً قاعدة بيانات مركزية حيث يتم تخزين جميع معلومات الموظفين بشكل آمن ويمكن الوصول إليها من قبل الموظفين المصرح لهم.

‍

ما هو نظام إدارة الموظفين؟

نظام إدارة شؤون الموظفين (EMS) هو حل برمجي شامل يساعد المؤسسات على إدارة وتبسيط عمليات الموارد البشرية لديها.

وعادةً ما يتضمن ميزات لتتبع أداء الموظفين، وإدارة الجداول الزمنية والإجازات، والتعامل مع كشوف المرتبات والمزايا، وتسهيل التواصل والتعاون.

‍

ما أهمية نظام إدارة الموظفين؟

يقلل نظام إدارة الموظفين من العمليات اليدوية ويوفر الوقت ويحسن دقة البيانات. فهو يضفي هيكلاً واتساقاً على عمليات الموارد البشرية اليومية ويضمن اتخاذ قرارات أفضل من خلال رؤى في الوقت الفعلي.

أتمتة مهام الموارد البشرية وسير العمل
تعزيز الشفافية في سجلات الموظفين
تحسين التواصل بين الأقسام المختلفة
يساعد في الامتثال القانوني والتوثيق
تعزيز مشاركة الموظفين وتتبع الأداء

من الذي يجب أن يستخدم نظام إدارة الموظفين؟

يمكن لأي مؤسسة، بغض النظر عن حجمها أو مجال عملها، الاستفادة من استخدام نظام إدارة الموظفين. إنه مفيد بشكل خاص للشركات التي لديها فرق عمل متنامية أو قوى عاملة موزعة تحتاج إلى تحكم مركزي.

‍

أين يتم تخزين بيانات نظام إدارة الموظفين؟

تعتمد معظم أنظمة إدارة الموظفين الحديثة على السحابة، حيث يتم تخزين البيانات بشكل آمن على خوادم بعيدة. يتيح ذلك الوصول في الوقت الفعلي من أي مكان ويساعد على تقليل مخاطر فقدان البيانات مقارنةً بالأنظمة المحلية.

‍

متى يجب عليك تطبيق نظام إدارة الموظفين؟

يجب على الشركات تنفيذ نظام إدارة الموظفين عندما تصبح العمليات اليدوية للموارد البشرية مستهلكة للوقت أو معرضة للأخطاء أو غير قابلة للتطوير.

أثناء توسع الشركة أو التوظيف السريع
عندما يتم تقديم الفرق البعيدة أو المختلطة
إذا كان الامتثال التنظيمي مصدر قلق
عندما تبدأ إنتاجية الموارد البشرية في الانخفاض

كيفية إنشاء نظام إدارة الموظفين؟

لإنشاء نظام لإدارة الموظفين، يمكن للشركات إما شراء برامج جاهزة للاستخدام أو إنشاء حل مخصص بميزات محددة. وتتضمن العملية التخطيط والتطوير والاختبار والتنفيذ.

تحديد تحديات الموارد البشرية واحتياجات المستخدمين
تحديد الميزات الأساسية مثل الحضور وكشوف المرتبات والأداء
اختر بين الحلول السحابية أو الحلول المحلية
بناء المنصة أو تخصيصها
تدريب المستخدمين وجمع الملاحظات

ما هو نظام إدارة أداء الموظفين؟

يقوم نظام إدارة أداء الموظفين بتتبع الأداء الفردي والجماعي وتقييمه وتحسينه من خلال تحديد الأهداف والمراجعات وآليات التغذية الراجعة. وهو يدعم التطوير المستمر والمواءمة مع أهداف العمل.

‍

استبيانات نبض الموظفين

وهي عبارة عن استبيانات قصيرة يمكن إرسالها بشكل متكرر للتحقق من رأي موظفيك حول مشكلة ما بسرعة. يتألف الاستبيان من عدد أقل من الأسئلة (لا يزيد عن 10 أسئلة) للحصول على المعلومات بسرعة. ويمكن إجراء هذه الاستبيانات على فترات منتظمة (شهرية/أسبوعية/فصلية/فصلية).

اجتماعات فردية:

يعد عقد اجتماعات دورية لمدة ساعة لإجراء محادثة غير رسمية مع كل عضو من أعضاء الفريق طريقة ممتازة للتعرف على ما يحدث معهم. نظرًا لأنها محادثة آمنة وخاصة، فإنها تساعدك في الحصول على تفاصيل أفضل حول مشكلة ما.

eNPS:

eNPS (صافي نقاط المروجين للموظفين) هي واحدة من أبسط الطرق الفعالة في الوقت نفسه لتقييم رأي موظفيك في شركتك. وهي تتضمن سؤالاً واحداً مثيراً للاهتمام يقيس الولاء. من أمثلة أسئلة eNPS ما يلي: ما مدى احتمالية توصيتك بشركتنا للآخرين؟ يجيب الموظفون على استبيان eNPS على مقياس من 1 إلى 10، حيث تشير 10 إلى أنهم "من المرجح جدًا" أن يوصوا بالشركة و1 إلى أنهم "من غير المرجح جدًا" أن يوصوا بها.

بناءً على الإجابات، يمكن تصنيف الموظفين في ثلاث فئات مختلفة:

المروجون
الموظفون الذين استجابوا بشكل إيجابي أو وافقوا.
المنتقدون
الموظفون الذين كان رد فعلهم سلبياً أو غير موافق.
السلبيون
الموظفون الذين التزموا الحياد في ردودهم.

ما هو نظام إدارة حضور الموظفين؟

يقوم نظام إدارة حضور الموظفين بتسجيل ساعات العمل والإجازات والتغيب عن العمل. يبسط تتبع الوقت ويضمن دقة معالجة كشوف المرتبات.

تتبع أوقات الدخول/الخروج على مدار الساعة
إدارة طلبات الإجازات والموافقات عليها
يقلل من سرقة الوقت والأخطاء
يتكامل مع أنظمة كشوف المرتبات

ما هو نظام إدارة نفقات الموظفين؟

يساعد نظام إدارة نفقات الموظفين على تتبع نفقات الموظفين مثل السفر والوجبات واللوازم المكتبية والموافقة عليها وسدادها. فهو يحسن الشفافية ويقلل من المطالبات الاحتيالية.