توجيه الموظفين

ما هو توجيه الموظفين؟

يُشار إلى توجيه الموظف، الذي يُشار إليه أيضًا باسم Onboarding، وهو عبارة عن مقدمة رسمية بين الموظف الجديد والمؤسسة، ويتم إجراؤه في الأيام أو الأسابيع الأولى من الانضمام. 

تساعد هذه العملية الموظف الجديد على التأقلم مع مكان العمل الجديد، والتي تتضمن بشكل أساسي توفير المعلومات والموارد والمساعدة للموظف الجديد ليشعر بالراحة في مكان العمل الجديد ويعمل بكامل طاقته.

‍

ما هو الغرض من برنامج توجيه الموظفين؟

إن الغرض الرئيسي من برنامج توجيه الموظفين هو أنه يسمح للموظفين الجدد بالتعرف على المعلومات الضرورية والهدف، مما يساعد في الانتقال السلس في الأدوار والمسؤوليات ويكون رصيدًا للمؤسسة.

كما يسمح للموظفين الجدد بالتواصل مع زملائهم ومشرفيهم والأعضاء الآخرين، مما يساعدهم على الشعور بالتفاعل والتقدير والتحفيز تجاه الوظيفة.

ما هي بعض أفضل ممارسات توجيه الموظفين؟

إن البرنامج التوجيهي المنظم بشكل جيد هو الذي يحدد مسار تجربة الموظف الإيجابية. إليك بعض أفضل الممارسات التي يجب اتباعها:

• التواصل قبل الالتحاق بالبرنامج: ابدأ عملية الترحيب حتى قبل اليوم الأول. أرسل بريدًا إلكترونيًا ترحيبيًا يحتوي على التفاصيل الأساسية، وأجب عن أي أسئلة، وعبّر عن حماسك لانضمام الموظف الجديد إلى الفريق.
  
  
• الترحيب الحار والتقديمات الحارة: احرص على الترحيب الحار في اليوم الأول. قدم الموظف الجديد إلى الزملاء الرئيسيين، بما في ذلك المشرف المباشر وأعضاء الفريق وممثلي الموارد البشرية.
  
  
• جدول أعمال واضح ومنظم: توفير جدول أعمال واضح للبرنامج التوجيهي يحدد الموضوعات التي يتم تناولها والجدول الزمني لليوم (الأيام).
  
  
• لمحة عامة عن الشركة: قدم لمحة عامة جذابة عن تاريخ الشركة ورسالتها وقيمها وثقافتها. وهذا يساعد الموظف الجديد على فهم الصورة الأكبر للشركة ودوره داخلها.
  
  
• المزايا والسياسات: اشرح بدقة مزايا الموظفين، وهيكل التعويضات، وسياسات الشركة المهمة، مثل الإجازات والإجازات المرضية وقواعد السلوك.
  
  
• اللوجستيات والموارد: تجهيز الموظف الجديد بالأدوات والموارد اللازمة للنجاح، مثل إعداد مساحة العمل الخاصة به، والوصول إلى تكنولوجيا المعلومات، وبيانات اعتماد تسجيل الدخول لبرامج الشركة.
  
  
• الأنشطة التفاعلية: قم بدمج أنشطة تفاعلية، مثل تمارين بناء الفريق أو تمارين كسر الجليد لجعل التوجيه أكثر جاذبية ومساعدة الموظف الجديد على الشعور بالراحة في التفاعل مع الزملاء.
  ‍
• التعليقات والأسئلة والأجوبة: شجّع الموظف الجديد على طرح الأسئلة طوال فترة التوجيه وإتاحة الفرص لإبداء الملاحظات والمقترحات لضمان شعورهم بأنهم مسموعون وفهمهم الواضح للمعلومات المقدمة.

كيف توجه الموظفين الجدد؟

قد يختلف شكل برنامج توجيه الموظفين. والعناصر الأساسية هي كما يلي:

• المقدمة والتحية الاستهلالية: يتم إجراء الاجتماعات من قبل إدارة الموارد البشرية التي تقوم بالتعريف والتحية الرسمية الأولى للمدير والأعضاء وزملاء العمل.
  
  
• لمحة عامة عن الشركة: والآن، يتم تزويد الموظفين بنظرة عامة عن رسالة الشركة وقيمها الأساسية والأهداف التي يجب تحقيقها، ودورهم في تحقيق النجاح بشكل عام.
  
  
• السياسات والبروتوكولات: يتم إبلاغ السياسات والبروتوكولات التي تتضمن سياسات المغادرة وقواعد السلوك وسرية البيانات.
  
  
• التدريب الذي يركز على الوظيفة: يتم تدريب الموظفين الجدد وفقًا لأدوارهم الوظيفية المحددة، مما يساعدهم على صقل مهاراتهم والتعرف على الأدوات والتقنيات المستخدمة في المؤسسة؛ ويشمل هذا التدريب التدريب برامج التدريب التقني وتنمية المهارات.
  
  
• المزايا والامتيازات: يتم تعريف الموظفين ببعض المزايا والامتيازات التي سيحصلون عليها طوال الوقت، مثل خطط الرعاية الصحية، والقروض، وغيرها من الامتيازات.
  
  
• السلامة في مكان العمل: يتم توفير جميع المعارف المتعلقة بالسلامة في مكان العمل وأي إرشادات محددة للصحة والسلامة في الجلسة.
  
  
• التعريف بالفريق: التعرف على أعضاء الفريق وزملاء العمل في القسم، والتعرف على طريقة التواصل وجلسات التفاعل.
  
  
• الدعم الأساسي: يتم تزويد الموظفين بالموارد مثل الأوراق التنظيمية والأدلة والسياسات والأدوات التنظيمية.
  ‍
• المتابعة: خلال فترة التوجيه، يتم تقديم الدعم المستمر للموظفين الجدد، كما يتم عقد اجتماعات متابعة معينة للتحقق من الموظفين، حيث يساعدهم ذلك على الشعور بالدعم والاندماج في الشركة.

كيف تنشئ برنامج توجيه الموظفين؟

لإنشاء برنامج توجيه فعال للموظفين، اتبع الخطوات التالية:

• تقييم الاحتياجات: حدد المعلومات الأساسية والمهارات والموارد التي يحتاجها الموظفون الجدد للنجاح في أدوارهم.
  
  
• تخطيط المحتوى: وضع جدول أعمال منظم يغطي نظرة عامة عن الشركة والأدوار الوظيفية والسياسات والإجراءات والتدريب والمقدمات.
  
  
• جمع الموارد: قم بتجميع المواد والوثائق وموارد التدريب ذات الصلة لدعم عملية التوجيه.
  
  
• تصميم طرق التسليم: حدد كيفية تقديم التوجيه، سواء كان ذلك من خلال جلسات شخصية أو وحدات عبر الإنترنت أو مزيج من الاثنين معًا.
  
  
• جدولة الجلسات: قم بتنسيق تواريخ وأوقات جلسات التوجيه، مع ضمان توافقها مع تواريخ بدء الموظفين الجدد.
  
  
• تعيين المسؤوليات: تفويض المهام لموظفي الموارد البشرية والمديرين والموجهين المشاركين في إجراء التوجيه.
  ‍
• جمع الملاحظات: اطلب التغذية الراجعة من كل من الموظفين الجدد والميسرين لتحسين برنامج التوجيه باستمرار.